Errores comunes al constituir una sociedad limitada y su impacto en la Seguridad Social

Constituir una Sociedad Limitada (S.L.) es un proceso que debe abordarse con rigor. Las decisiones adoptadas en la fase inicial condicionan la estructura societaria, la relación laboral con los socios y administradores y, de forma determinante, el cumplimiento de las obligaciones ante la Seguridad Social.

Sin embargo, muchos emprendedores cometen errores que comprometen la validez de la constitución, generan retrasos y pueden derivar en sanciones, recargos o regularizaciones de cuotas.

La mayoría de los problemas no surgen por mala fe, sino por desconocimiento o por confiar en modelos “estándar” que no encajan con la realidad del negocio.

Para evitar incidencias, detallamos a continuación los errores más frecuentes —identificados junto a los abogados de Legálitas— y cómo afectan al encuadramiento y la cotización.

1. Definir mal el objeto social

El objeto social delimita legalmente la actividad de la sociedad y es una de las cláusulas más relevantes de los estatutos.

A menudo se redacta de forma precipitada, lo que genera dos errores habituales: objetos excesivamente genéricos, que dificultan identificar la actividad real y pueden activar epígrafes fiscales inapropiados; y objetos demasiado restrictivos, que obligan a modificar los estatutos ante cualquier ampliación de servicios, con los correspondientes costes y demoras.

Este desajuste tiene consecuencias directas en la Seguridad Social, ya que la Tesorería General (TGSS) valora la actividad efectiva del negocio al determinar si el administrador o los socios deben integrarse en el Régimen General o en el RETA.

Analiza la participación en el capital, el control efectivo —incluido el ejercido a través de familiares hasta el segundo grado—, las funciones de dirección, la prestación de servicios y la coherencia entre la actividad estatutaria y la real.

Cuando existen discrepancias, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede considerar que el encuadramiento elegido no se ajusta a la realidad, lo que puede derivar en reclamaciones de cuotas atrasadas con recargo, pérdida de bonificaciones e incluso actas de infracción por encuadramiento indebido.

2. No comprobar correctamente la disponibilidad del nombre

Antes de invertir en branding o en dominios, es imprescindible verificar la disponibilidad de la denominación social. En caso contrario, el Registro Mercantil puede rechazar la escritura o surgir conflictos con marcas ya existentes, lo que retrasa la constitución y aumentan los costes.

Dado que sin una denominación válida no puede inscribirse la sociedad, tampoco es posible obtener el NIF definitivo y sin NIF definitivo, la TGSS no inscribe a la empresa como empleadora. La sociedad carece entonces de capacidad legal para contratar personal, emitir nóminas o cotizar.

Cualquier actividad económica o laboral realizada durante ese periodo sin alta válidamente cursada puede considerarse irregular, especialmente si implica prestación efectiva de servicios, lo que expone a sanciones y a la exigencia de cotizaciones retroactivas desde la fecha en que la inspección entienda que comenzó la actividad real.

3. No planificar correctamente las obligaciones fiscales y laborales iniciales

La constitución de una S.L. requiere una secuencia coordinada de trámites: obtención del NIF provisional, alta censal, elección de epígrafes del IAE, inscripción en el Registro Mercantil y solicitud del NIF definitivo.

A ello se suma la obligación de determinar el encuadramiento de los socios y administradores desde el primer día —incluido el alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social— especialmente cuando existe prestación de servicios o ejercicio de funciones directivas.

Cuando estos pasos se ejecutan sin planificación, la empresa puede quedarse sin capacidad para emitir facturas válidas, sin alta como empleadora y sin cubrir correctamente la fecha real de inicio de actividad.

Desde 2024, además, se ha reforzado el cruce automático de datos entre la TGSS y la Agencia Tributaria, lo que permite detectar con rapidez desfases entre la actividad económica declarada y las altas laborales. Cualquier diferencia relevante constituye un indicio de actividad sin alta previa y puede motivar una actuación inspectora.

Si el encuadramiento se tramita tarde o de manera incorrecta, se generan cuotas atrasadas, recargos, intereses, pérdida de prestaciones y posibles actas de infracción.

4. Dejar la gestión administrativa “para después”

En los primeros días de vida de la empresa, es habitual priorizar la captación de clientes o el desarrollo del producto.

Sin embargo, posponer trámites esenciales —como la apertura de la cuenta bancaria, el certificado del capital, el alta censal o la contratación de una asesoría— genera inseguridad jurídica y puede paralizar la actividad.

Estos retrasos impactan directamente en la Seguridad Social. Si la empresa no dispone de cuenta de cotización activa, no puede celebrar contratos ni tramitar altas laborales. Toda prestación de servicios sin alta constituye infracción grave.

Además, si la inspección detecta actividad económica antes del alta censal o antes de la inscripción como empleadora, puede exigir cotizaciones retroactivas y considerar que existió actividad sin cobertura, lo que afecta incluso a contingencias profesionales.

5. Desatender las obligaciones contables en el inicio

La contabilidad inicial no es solo un requisito fiscal, sino que constituye la base para definir retribuciones, salarios y bases de cotización.

Cuando desde el principio se acumulan facturas sin registrar, gastos sin justificar o movimientos bancarios desordenados, los errores se consolidan y complican la elaboración de las cuentas anuales, el acceso a financiación o la defensa ante una inspección.

En el ámbito de la Seguridad Social, la falta de precisión documental permite cuestionar las bases de cotización declaradas, la naturaleza de las retribuciones o incluso la existencia de una relación laboral real.

Esto puede derivar en regularizaciones de cuotas, actas de liquidación y revisión de ejercicios anteriores si se detecta infracotización o simulación de relaciones laborales.

6. Retrasar la inscripción en el Registro Mercantil

La personalidad jurídica plena solo se adquiere con la inscripción en el Registro Mercantil.

La firma ante notario no basta: sin inscripción, la sociedad opera en un estado provisional que limita su capacidad para contratar, abrir cuentas bancarias o formalizar acuerdos con terceros.

Además, se prolonga la vigencia del NIF provisional, que no permite operar con normalidad.

Como advierten los especialistas de Legálitas, muchos problemas posteriores en el alta de socios y administradores —especialmente en el encuadramiento en RETA o Régimen General— tienen su origen en constituciones incompletas o retrasadas, que impiden acreditar la estructura real de la sociedad desde el inicio.

Este retraso afecta de inmediato a la Seguridad Social. Sin inscripción no puede obtenerse el NIF definitivo, requisito imprescindible para inscribir a la empresa como empleadora y activar las cuentas de cotización.

Mientras esto no se formaliza, no pueden cursarse altas, y cualquier actividad prestada carece de cobertura. La inspección puede considerar esta situación como infracción grave y exigir cotizaciones desde la fecha en que estime que existió actividad real.

7. Redactar estatutos sociales imprecisos o incompletos

Los estatutos son la arquitectura jurídica de la sociedad. Si contienen ambigüedades sobre convocatorias, mayorías, retribución del órgano de administración o transmisión de participaciones, la gobernanza se complica y surgen conflictos internos.

También es frecuente omitir mecanismos de sustitución del administrador, conflictos de intereses o procesos de separación y exclusión de socios.

Estas imprecisiones afectan directamente al encuadramiento ante la Seguridad Social, ya que la TGSS analiza los estatutos para determinar el control efectivo del administrador y la naturaleza de sus funciones.

Cualquier determinación ambigua sobre poderes, retribución o dedicación puede llevar a la Tesorería a interpretar un régimen de cotización distinto al previsto, con el consiguiente riesgo de recargos o cuotas atrasadas.

8. No establecer un pacto o protocolo de socios

Aunque no es obligatorio, el pacto de socios es esencial para prevenir conflictos internos. Regula entrada y salida de socios, toma de decisiones, dedicación esperada y responsabilidades económicas.

Su ausencia dificulta justificar funciones y retribuciones cuando existe una inspección o un conflicto interno.

Este documento también resulta clave ante la Seguridad Social. Si el pacto define funciones directivas, dedicación efectiva y retribuciones, permite defender mejor el encuadramiento elegido.

En cambio, si no existe una regulación clara del rol de cada socio, aumenta el riesgo de que la TGSS considere que hay relación laboral encubierta o que un socio con control efectivo debe cotizar obligatoriamente en el RETA.

9. Subestimar el encuadramiento laboral

El encuadramiento de administradores y socios trabajadores es uno de los aspectos más vigilados por la Seguridad Social.

Depende de la participación en el capital, del control efectivo directo o ejercido a través de familiares, de las funciones desempeñadas y de la retribución vinculada al cargo o a los servicios prestados.

Cuando la TGSS detecta incoherencias entre el régimen elegido y la realidad, puede exigir cuotas desde la fecha en que considere que existía obligación de cotizar, aplicando recargos e intereses.

También puede emitir actas de infracción por simulación laboral o encuadramiento indebido, lo que conlleva pérdida de bonificaciones y, en determinados supuestos, responsabilidad personal del administrador.

Además del impacto económico, un encuadramiento incorrecto deja al socio o administrador sin la cobertura adecuada frente a contingencias profesionales, incapacidad temporal o cese de actividad.