Requisitos para abrir una empresa de transporte en España

Montar una empresa de transporte en España sigue siendo una oportunidad con gran proyección. El crecimiento del comercio electrónico, la necesidad de entregas rápidas, la expansión de los servicios de movilidad y la profesionalización de la distribución urbana han consolidado el transporte como un sector estratégico. 

Ahora bien, tanto si quieres dedicarte al movimiento de mercancías como al transporte de pasajeros o a la logística integral, es imprescindible saber qué se necesita para montar una empresa de transporte, teniendo en cuenta el marco legal vigente y los pasos administrativos necesarios para operar con garantías.

¿Qué tipo de empresa de transporte puedes crear?

Antes de iniciar cualquier trámite, conviene definir claramente la actividad, ya que los requisitos de autorización, solvencia, capacitación o flota varían según el tipo de servicio.

Las modalidades más habituales son:

• Transporte de mercancías, desde reparto urbano ligero hasta transporte pesado nacional o internacional.
• Transporte de pasajeros, como VTC, transporte escolar o discrecional (excursiones, traslado para eventos, servicios turísticos…).
• Servicios de logística y distribución, que combinan almacenamiento, gestión de pedidos, distribución de última milla y planificación de rutas.

1. Requisitos legales y administrativos: el punto de partida

Como en cualquier actividad económica, lo primero es definir la forma jurídica: autónomo, sociedad limitada o sociedad anónima.

A continuación, “hay que identificarse en la Sede de la Agencia Tributaria para realizar el alta en Hacienda, presentando el modelo 036 o 037, rellenar los epígrafes del IAE en función a la naturaleza de la actividad a desarrollar y realizar el alta en la Seguridad Social según se actúe como autónomo o mediante sociedad”, explica María Fernanda del Pino, abogada de Legálitas.

“Además —añade la experta— hay que inscribirse en los códigos de Clasificación Nacional de Actividades Económica (CNAE) específicos en función de los epígrafes que se hayan reflejado en el modelo censal de Hacienda”. Los códigos más habituales en el sector son:

• CNAE 4941: transporte de mercancías por carretera.
• CNAE 4942: servicios de mudanzas.
• CNAE 4932: transporte por autotaxi.
• CNAE 4931: transporte terrestre urbano y suburbano de pasajeros.
• CNAE 4939: otros transportes terrestres de pasajeros.

Dependiendo de la actividad concreta, puede aplicarse otro epígrafe distinto. Además, dado que la clasificación CNAE puede actualizarse, conviene verificar los códigos vigentes en el momento de iniciar la actividad para evitar errores en el alta censal.

Si constituyes una sociedad, también deberás completar:

• Reserva de nombre social.
• Escritura pública ante notario.
• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Presentación del modelo 600 (ITPAJD).
• Licencia municipal de actividad, o en algunos municipios una declaración responsable de apertura, para acreditar que el local o centro de trabajo donde operará la empresa cumple los requisitos urbanísticos, de seguridad y de prevención exigidos por el ayuntamiento correspondiente.

Conviene tener en cuenta que algunos trámites y tasas pueden variar según la comunidad autónoma.

Tras los trámites iniciales, la empresa debe inscribirse en el Registro de Empresas y Actividades de Transporte del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible. Esta inscripción es obligatoria para obtener cualquier autorización de transporte y acredita que se cumplen los requisitos de honorabilidad, solvencia económica y capacitación profesional.

2. Autorizaciones y requisitos técnicos: el corazón del proceso

Para operar profesionalmente es imprescindible disponer de la autorización de transporte adecuada. Estas licencias habilitan legalmente para prestar el servicio y dependen del tipo de actividad y del vehículo.

Las principales autorizaciones son:

• MDL: para vehículos ligeros (hasta 3.500 kg de Masa Máxima Autorizada).
• MDP: para transporte de mercancías en vehículos pesados (camiones y tráileres).
• Autorizaciones de pasajeros: licencias de taxi, VTC, transporte escolar…, reguladas en gran parte por cada comunidad autónoma.
• Licencia comunitaria: necesaria para realizar transporte internacional dentro de la Unión Europea.

Cada vehículo debe disponer de su tarjeta correspondiente, además de tener la ITV vigente, el seguro obligatorio, cumplir la normativa ambiental (especialmente en ciudades con ZBE) y, cuando proceda, el tacógrafo.

Además, todos los vehículos deben ser en propiedad, leasing o usufructo (el alquiler a corto plazo no permite obtener autorizaciones).

Diferencias autonómicas en transporte de pasajeros

En actividades como VTC, taxi y transporte discrecional, las comunidades autónomas pueden exigir requisitos adicionales como cuotas de licencias, equipamiento mínimo, formación, requisitos de residencia, antigüedad del vehículo o procedimientos propios para servicios interurbanos. Por ello, María Fernanda del Pino, de Legálitas, recomienda consultar la normativa autonómica antes de solicitar cualquier autorización.

3. Capacitación profesional: formación obligatoria para operar

Las empresas que operan con vehículos de más de 3.500 kg deben contar con una persona que disponga del título de Capacitación Profesional para el Transporte, ya sea el propio empresario o un gestor contratado.

Los conductores, por su parte, necesitan el Certificado de Aptitud Profesional (CAP), que debe renovarse cada cinco años mediante formación continua impartida en centros autorizados.

4. Honorabilidad: un requisito clave y a menudo olvidado

La normativa exige que los gestores y responsables de la empresa mantengan la honorabilidad, lo que implica no haber cometido infracciones graves en materia de transporte, tráfico, seguridad vial, medio ambiente o legislación laboral. Asimismo, no pueden existir deudas relevantes con Hacienda o la Seguridad Social.

La pérdida de honorabilidad puede suponer la suspensión o retirada de las autorizaciones, por lo que su cumplimiento es esencial.

5. Solvencia económica: capital mínimo exigible

Para obtener las autorizaciones, la empresa debe demostrar capacidad económica. Esta solvencia puede acreditarse mediante patrimonio, avales, depósitos o aportaciones económicas. De forma orientativa, para el transporte de mercancías suele exigirse:

• 9.000 euros para el primer vehículo pesado.
• 5.000 euros por cada vehículo adicional.

Estas cifras pueden variar según el tipo de autorización (mercancías o viajeros), el ámbito (nacional o internacional) y la normativa autonómica. Por ello, deben tomarse como valores orientativos y confirmarse en la autoridad competente.

6. La flota de vehículos: antigüedad

La antigüedad de los vehículos es un factor relevante para obtener determinadas autorizaciones de transporte, pero no existe un requisito general aplicado a todos los tipos de licencia.

En algunos casos —especialmente para la primera autorización de vehículos ligeros— se exige que tengan una antigüedad muy baja (inferior a cinco o seis meses en el momento de la primera autorización). Por ello, es fundamental revisar las condiciones vigentes para el tipo de transporte que se quiera desempeñar antes de adquirir los vehículos.

7. Establecimiento físico 

Otro factor imprescindible es contar con un establecimiento abierto al público e independiente del domicilio particular. Este espacio debe centralizar la gestión administrativa, conservar la documentación obligatoria y estar disponible para inspecciones administrativas.

8. Firma electrónica y equipamiento tecnológico

Dado que la práctica totalidad de los trámites se realiza de forma telemática, es necesario disponer de un equipo informático adecuado, conexión estable y firma electrónica en vigor. 

Además, resulta muy recomendable utilizar un software para la gestión de flotas, el control de tiempos, la trazabilidad y optimización de las rutas, y así garantizar el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

9. Obligaciones fiscales, laborales y sociales

Para conservar las autorizaciones de transporte, la empresa debe mantener puntualmente todas sus obligaciones fiscales y administrativas. Esto incluye:

• Liquidar correctamente los impuestos (IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades).
• Cumplir con el pago las cuotas a la Seguridad Social.
• Mantener al día los contratos laborales, las nóminas y la documentación de prevención de riesgos laborales.
• Atender a tasas y requerimientos administrativos.

El incumplimiento puede derivar en sanciones e incluso en la suspensión de la autorización de transporte.

10. Requisitos medioambientales: Zonas de Bajas Emisiones

Las principales ciudades españolas —como Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, Bilbao, Zaragoza o Málaga— cuentan con Zonas de Bajas Emisiones (ZBE) que limitan o restringen la circulación según el distintivo ambiental.

En algunos casos, los vehículos sin etiqueta tienen prohibida la entrada; en otros, los diésel más antiguos solo pueden acceder en determinados horarios.

Existen exenciones para servicios esenciales como transporte sanitario, escolar o reparto crítico, pero requieren una autorización previa.

Dado que las ZBE evolucionan con rapidez, es imprescindible consultar la normativa municipal actualizada.

11. Seguros recomendados para operar

Aunque el seguro obligatorio del vehículo es el único requerido para circular, en el transporte profesional es habitual contratar coberturas que ofrecen protección adicional y son exigidas por muchos cargadores y operadores logísticos.

Entre ellas destacan:

• Seguro de Responsabilidad Civil profesional.
• Seguro de mercancías (nacional o CMR en internacional).
• Coberturas por pérdida, robo o deterioro de la carga.
• Seguro de daños propios o de flota.
• Seguros de accidentes para empleados.