¿Cómo hacer un plan de comunicación empresarial? Objetivos y pasos necesarios para su desarrollo

Tener un plan de comunicación es esencial dentro de cualquier organización. No solo se trata de transmitir mensajes, sino de hacerlo de una forma estratégica y clara para cada miembro. Si el plan está bien hecho, se logran coordinar esfuerzos y fortalecer la imagen institucional.

En ese sentido, si se comprende la relevancia de un plan estructurado, será más sencillo integrarlo a la gestión de empresas y potenciar diversas ideas de negocio. Las organizaciones podrán comunicarse mejor con sus clientes y construir relaciones sólidas con los empleados. 

¿Deseas aprender a diseñar un plan comunicacional? Aquí te explicaremos mejor el concepto, incluyendo los elementos que lo componen y los pasos para crearlo. Al final tendrás una visión más integral de la comunicación como herramienta para alcanzar metas. 

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es un documento donde se organiza y estructura la forma en que se transmitirán los mensajes. Puede ser dentro o fuera de una empresa. 

El mismo tiene como finalidad asegurar que la información fluya de manera clara y coherente con los valores de la empresa.  También funciona como guía para alinear acciones comunicativas con objetivos corporativos. 

¿Y en qué momentos se utiliza? Puede aplicarse en varios contextos, por ejemplo:

• Lanzamiento de productos
• Campañas institucionales
• Programas de responsabilidad social
• Relaciones públicas
• Situaciones de crisis que requieran respuestas rápidas y coordinadas 

¿Qué elementos debe incluir un plan de comunicación?

Si deseas hacer un plan de comunicación efectivo, considera incluir estos elementos: 

• Objetivos claros y medibles: Porque son los que definen qué se quiere lograr y en qué plazo.
• Identificación de audiencias: Con esto puedes conocer a quiénes se quiere llegar y adaptar el mensaje a sus características.
• Mensajes clave: Resumen las ideas centrales que deben transmitirse de forma consistente.
• Canales de comunicación: Determinan por dónde circulará la información (correo interno, redes sociales, medios tradicionales, etc.).
• Cronograma de acciones: Organiza las actividades en el tiempo.
• Responsables de ejecución: Se deben asignar tareas específicas a personas o equipos.
• Indicadores de evaluación: Son los que permiten medir la efectividad de la estrategia.

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

Un plan de comunicación cumple varias funciones fundamentales dentro de una empresa:

• Alinear los mensajes con la estrategia corporativa.
• Mantener informados a colaboradores, clientes y aliados.
• Fortalecer la cultura organizacional y la reputación externa.
• Prevenir errores o malentendidos en la transmisión de información.
• Coordinar acciones entre diferentes departamentos.
• Apoyar procesos de toma de decisiones basados en datos y análisis.

Beneficios que aporta un plan de comunicación eficaz

Contar con una estrategia de comunicación bien diseñada tiene beneficios directos en la operación y la imagen de la empresa:

• Refuerza el sentido de pertenencia entre los empleados.
• Mejora la coordinación y el trabajo en equipo.
• Proyecta una imagen sólida y coherente hacia el exterior.
• Aumenta la confianza de clientes, inversionistas y aliados.
• Permite reaccionar mejor ante situaciones imprevistas.
• Facilita la medición de resultados para optimizar estrategias.

¿Qué tipos de planes de comunicación existen?

Hay dos tipos de planes de comunicación y debes conocer cada uno para adaptarlo a tu organización o proyecto. 

Plan de comunicación interna

Este tipo de plan está enfocado en los colaboradores y equipos dentro de la organización. Sus principales objetivos son:

• Fortalecer la integración
• Mejorar la coordinación entre áreas
• Generar un clima laboral positivo 

Para lograrlo se utilizan herramientas como newsletters internas, reuniones o plataformas colaborativas. 

Plan de comunicación externa

Este plan se dirige a públicos fuera de la empresa:

• Clientes
• Proveedores
• Medios de comunicación
• Instituciones
• Comunidad en general

El mismo busca construir y proyectar una imagen positiva para generar confianza y mantener relaciones sólidas. Aquí se incluyen acciones como campañas publicitarias y presencia en redes sociales. 

¿Cómo hacer un plan de comunicación empresarial paso a paso?

Ahora que lo tienes claro, te explicaremos todas las etapas para que puedas hacer un plan de comunicación empresarial. 

Contextualiza la situación

Lo primero que debes hacer es analizar el estado actual de la comunicación, tanto dentro como fuera de la empresa. Aquí se deben identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. También hay que comprender el entorno en que opera la organización. 

Establece objetivos

Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. Esto permite que cada acción comunicativa esté dirigida a un resultado claro, ya sea mejorar la comunicación interna, posicionar la marca o gestionar una crisis.

Identifica la audiencia

Hay que conocer al público al que va dirigido el mensaje es clave. Esto incluye segmentar a empleados, clientes, proveedores o medios de comunicación, y adaptar el tono y canal según sus características y necesidades.

Elabora un plan

Aquí comienzas a desarrollar el plan como tal y se hace lo siguiente:

1. Se trazan las estrategias y técnicas para alcanzar los objetivos.
2. Se define qué mensaje se va a transmitir
3. Cómo se van a estructurar los mensajes
4. Cuál será el enfoque para cada audiencia 

Selecciona los canales adecuados

Recuerda que cada canal tiene sus ventajas y desventajas. Las redes sociales, por ejemplo, permiten inmediatez y alcance masivo; mientras que el correo electrónico es útil para comunicaciones más personalizadas. La elección dependerá del objetivo y del público.

Realiza un calendario de acciones

Un calendario permite organizar y priorizar actividades a lo largo del tiempo. Así, la ejecución del plan será ordenada y facilitará el seguimiento de cada etapa.

Evalúa los resultados

Finalmente, es fundamental medir la efectividad del plan. Para ello se utilizan indicadores que permiten analizar qué funcionó bien y qué se debe ajustar. Esta retroalimentación es clave para mejorar continuamente las estrategias de comunicación.