Más allá del VeriFactu: la digitalización como ventaja competitiva para pymes

Digitalización y VeriFactu van de la mano, o deberían. A partir de 2026, autónomos y empresas deberán usar sistemas que garanticen la integridad y trazabilidad de sus facturas mediante el sistema del VeriFactu.

La obligación de que todas las facturas emitidas sean electrónicas regirá, a partir del 1 de enero de 2026, para las personas jurídicas (sociedades y empresas) y, ya a partir del 1 de julio de 2026, para las personas físicas que desarrollen actividades económicas (autónomos y profesionales).

Pese a la proximidad de las fechas del calendario, todavía son más de un 40% las pymes españolas que ven con preocupación el proceso de transición hacia la facturación electrónica.

Sin embargo, éste debería estar inmerso en un proyecto integral de digitalización de las pymes visto, no como una obligación, sino como una oportunidad estratégica que las permita crecer con la misma agilidad y visión que las grandes compañías.

“En nuestra experiencia, una pyme que digitaliza su gestión puede ahorrar hasta un 90% del tiempo invertido en procesos contables y administrativos. Esto libera recursos para enfocarse en crecer y competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes”. Las palabras corresponden a Álvaro Villa, country manager de Alegra en España, un software de facturación para cumplir con la normativa VeriFactu. 

Con más de 1,5 millones de usuarios en 9 países, incluido España, Alegra ha sido pionera en adaptar la plataforma a la normativa VeriFactu además de disponer de otras herramientas de apoyo a la digitalización de las empresas sin fricciones conforme a los retos que plantea 2026 para las pymes. De todo ello habla Álvaro Villa

Grandes retos

Según el Marco Estratégico en política de PYME 2030 del Gobierno de España, las pymes conforman el 99,8 % del tejido empresarial en España , y de acuerdo con datos de Funcas, generan en torno al 62% del empleo empresarial.

El primer gran reto que han de afrontar todas ellas en 2026 es el cumplimiento con la obligatoriedad del VeriFactu que exige a las empresas utilizar programas homologados para facturar.  

Habrá que vencer, entonces, la resistencia a integrar procesos digitales, ya que muchas empresas todavía operan de manera manual y necesitan ver la digitalización como un aliado, no como una imposición. Asimismo, en aras de la escalabilidad, las pymes deberán elegir herramientas que acompañen al negocio en su crecimiento. 

“Herramientas como Alegra no solo aseguran el cumplimiento de la ley, sino que convierten una exigencia fiscal en una ventaja competitiva: permiten ser más eficientes, acceder a datos en tiempo real y abrirse a mercados globales”, sostiene Villa.

Herramientas esenciales

Para el director general de Alegra España, “una pyme debe partir de una base sólida: contar con software homologado y adaptado a la normativa española. A partir de allí, el éxito está en integrar procesos (facturación, TPV, inventario) en una sola plataforma que funcione en la nube, porque la movilidad y el acceso en tiempo real son ya una exigencia del mercado. La estrategia digital también debe incluir la medición de datos para tomar mejores decisiones y, sobre todo, la capacitación del equipo”.

El software

Bajo este punto de vista, estas son las soluciones de software que, a juicio de Villa, resultan esenciales para la digitalización de una pyme:

Facturación electrónica homologada con VeriFactu, que será obligatoria para todos los contribuyentes.

Tesorería y control de ingresos y gastos, que permiten llevar un control financiero simple y confiable sin necesidad de un sistema contable complejo.

Punto de venta (TPV) e inventario, claves para comercios y negocios con operaciones físicas.

Automatización e IA, que permiten ahorrar tiempo en tareas repetitivas y elevar la productividad.

Todas estas funciones dicen integrar en Alegra “en una sola plataforma, adaptada al tejido empresarial español”.

IA y big data

Junto a las herramientas referidas, existe la opción de hacer uso de otras tecnologías transformadoras. Nos referimos a la inteligencia artificial (IA), ahora tan en boga y que, como señala Villa, permite crear facturas a partir de una nota de voz en WhatsApp; registrar documentos de forma automática o generar reportes financieros en segundos.

También el big data brinda grandes posibilidades de escalado facilitando, por ejemplo, análisis predictivos que ayudan a planificar mejor el flujo de caja o las ventas. 

Sin embargo, antes de recurrir a soluciones más sofisticadas, interesa a una pyme implementar procesos básicos mediante un software homologado y sencillo de usar. “La IA y el big data son aliados estratégicos, pero su verdadero valor aparece cuando ya existe una base digital sólida”.

Más allá de la tecnología

Pero, como señala también Villa, “digitalizar no es solo incorporar tecnología: es transformar la manera en que las empresas gestionan su tiempo y sus recursos”. El foco aquí hay que ponerlo, entonces, en las personas que forman parte de la organización siendo su capacitación una responsabilidad compartida.

En esta línea, corresponde a las empresas promover una cultura digital entre sus equipos, mientras que los proveedores tecnológicos deben acompañar con formación y soporte.

Para cumplir con esta misión, refiere Álvaro Villa la puesta en marcha de dos iniciativas: Alegra Academy y la Escuela de Emprendedores, “espacios donde enseñamos a empresarios y contadores a sacar el máximo provecho de las herramientas digitales y un blog de inteligencia empresarial”.