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La factura electrónica: aunque todavía no te toque, conviene empezar a implementarla

En principio, la obligatoriedad de la factura electrónica incumbe solo a las empresas que facturen más de 8 millones de euro, pero conviene empezar a implementarla.

22/12/2023  Ana DelgadoGestión
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Después de mucho hablar de la obligatoriedad de la factura electrónica a raíz de la aprobación de la Ley Crea y Crece, ahora se pospone la imposición para todas las empresas y autónomos hasta, al menos, mediados de 2025 y se mantiene para aquellas empresas cuya facturación supere los 8 millones de euros al año. Estas deberán implementar la factura electrónica en un plazo máximo de un año tras la aprobación de las regulaciones correspondientes. El resto de empresas y profesionales tendrán un año adicional para llevar a cabo su implementación.

La obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos a recoge la Ley Crea y Crece  que se aprobó en septiembre de 2022. Con ella se persiguen, fundamentalmente, dos cosas: avanzar en la digitalización de las transacciones B2B y reducir la morosidad entendiendo que la factura electrónica garantizará una mayor trazabilidad y control de pagos. 

Dado que se están alargando más de lo esperado los plazos de tramitación, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha optado por la aplicación paulatina de manera que aquellas empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros tendrán un plazo de un año para digitalizar todas sus facturas. El plazo se amplia hasta dos años para aquellos que facturen menos. La ley contempla multas de hasta 10.000 euros para las empresas y los autónomos que incumplan con la obligación de tramitar la factura de forma electrónica.

España, incorporó la obligación de uso de este recurso en el ámbito B2G (Business-to-Government) en el año 2015 y ha extendido su obligatoriedad para los subcontratistas del Estado desde hace unos años. La Ley Crea y Crece hace extensible el uso de la factura electrónica en todas las las transacciones comerciales entre empresas y autónomos, empezando por las que entran dentro de rango de facturación mencionado. El resto, disponen de más tiempo para implementarlo. 

En cualquier caso, ello no es óbice para que cualquier empresa o profesional que quiera ya empezar a experimentar con el sistema nuevo lo haga. De hecho esto es lo que recomiendan algunos expertos. “La anticipación es clave para llevar a cabo con éxito este proceso de transformación integral que repercute en el proceso de facturación. A medida que los plazos avancen, es posible que surjan dificultades y saturación en el mercado para cumplir con la nueva legislación. Las empresas que se adelanten no solo obtendrán una ventaja competitiva, sino que también ahorrarán tiempo y mejorarán extraordinariamente la eficiencia en sus transacciones comerciales”, en palabras de Diana Salazar, B2B Integration Sales Manager de Generix Group.

Alineados a mercado comunitario

Con la obligatoriedad de la facturación electrónica, España se suma a su uso generalizado en el ámbito B2B de todos los países miembros de la Unión Europea. 

SERES, compañía especializada en el intercambio electrónico seguro de documentos, ha publicado un estudio que titula ‘La factura electrónica B2B en Europa’. Se trata de un análisis que ofrece una visión detallada de la evolución de la factura electrónica en distintos países de la Unión Europea y los retos futuros que se avecinan en materia de transformación digital en el continente europeo en los próximos años.

Los datos reflejados en el informe concluyen, entre otras cosas, que el compromiso de Europa con la digitalización y la eficiencia en los procesos comerciales ha crecido significativamente, y marca un claro avance hacia la transformación digital en la región.

En Europa, el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B se ha extendido de forma notable en los últimos años, y un número significativo de países de la Unión Europea se proponen hacer obligatorio su uso en un plazo máximo de cinco años. Asimismo, en el ámbito de las Administraciones Públicas, el 87% de los países ya han implementado la facturación electrónica de forma obligatoria.

Dentro de Europa, Italia es el país pionero en la implantación de la e-factura en la empresa privada. También Francia cuenta con un proyecto bastante avanzado para su implantación así como Alemania, Bélgica o Grecia.

Además, la masificación de la factura electrónica a escala internacional, impulsada a través de leyes o regulaciones gubernamentales, se ha convertido en un elemento crucial en las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta herramienta, al ser obligatoria en las Administraciones Públicas, ha provocado que varios gobiernos europeos tracen planes para su integración en el sector privado. Entre estas iniciativas se encuentran la estandarización de formatos y contenidos en las facturas electrónicas, facilitando de manera considerable los procesos de facturación. Además, ha propiciado la interoperabilidad entre diversos sistemas y países, mejorando así la fluidez en el comercio transfronterizo.

El futuro de la facturación en Europa

El estudio de SERES concluye también que Europa ha avanzado significativamente en la digitalización y eficiencia de procesos comerciales, marcando un firme progreso hacia la transformación digital en la región. Este avance se atribuye en gran medida al proyecto ViDA, una iniciativa clave de la Comisión Europea que promueve la factura electrónica con el objetivo de su completa implementación en todos los países miembros para 2030.

El proyecto ViDA, lanzado el 8 de diciembre de 2022, incorpora medidas cruciales, como la implementación de un sistema de información digital en tiempo real mediante facturación electrónica, la actualización de la normativa del IVA para la economía de plataformas y la creación de un registro único del IVA, siguiendo el modelo de ventanilla única (One-Stop-Shop – OSS). También se ha cuestionado la prohibición de facturas PDF con firma digital, lo que podría afectar a las pequeñas empresas.

Otra iniciativa europea clave es la red PEPPOL, un proyecto piloto de la Comisión Europea que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, respaldado por especificaciones y estándares multilaterales. 

La factura electrónica: aunque todavía no te toque, conviene empezar a implementarla

¿Estamos preparados para la factura electrónica?

No obstante, aunque nadie duda de los beneficios de la factura electrónica, sí que existe la sospecha de que las pequeñas empresas y profesionales españoles están preparados para asumir esta responsabilidad. Al menos esta es la opinión  de los creadores de Vuala, una app que automatiza el proceso de recopilación y subida de facturas en único sitio, optimizando el trabajo del equipo contable evitando invertir tiempo en tareas repetitivas.

“El ecosistema español no está preparado para implementar esta ley de un año a otro. Tiene que haber más formación y ayudas a la digitalización”, opinan los creadores de vualapp, Ignasi Verges y Víctor Ferrer. Entienden que “a largo plazo, será efectiva, pero a corto no creemos que sea tan efectiva esta ley”. Y es que según opinan, tiene que haber más información para potenciar las herramientas que existen. 

Como observan “aunque la Ley de la factura electrónica entra en vigor en 2024 para pequeñas empresas aun queda mucho por hacer para digitalizar todo el tejido empresarial, desapareciendo el papel. Cuando se implemente de verdad todo será más organizado y sencillo a largo plazo. En este sentido, el orden y control por parte del Estado será clave”.

Otros requisitos para introducirla

Por otro lado, además de la obligatoriedad, existen una serie de requisitos necesarios para implementar la factura electrónica. Como recordaba Nomo en una guía práctica, estos son algunos: 

Un software adecuado: Las empresas deberán contar con un programa o software que tenga facturación electrónica para emitir y recibir facturas.

Firma electrónica: Será necesario contar con firma electrónica y firmar con el certificado electrónico.

Reglamento de Facturación. Todas las facturas deberán cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación.

El contenido de la e-factura deberá ser el mismo que el de una factura convencional.

Acceso digital a la factura.  Asimismo, todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios, que deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.

Con el desarrollo reglamentario de la facturación electrónica se determinarán los requisitos técnicos y la información a incluir en la factura electrónica para verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago.

Ana DelgadoLarga trayectoria en el oficio del periodismo. Sé poco de mucho y mucho de nada
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