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Pasos para montar una empresa desde cero

La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece ha simplificado y agilizado los trámites para constituir determinado tipo de empresas.

23/08/2023  Ana DelgadoCrea tu empresa
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Desde que tienes una idea de negocio hasta que consigues plasmarla en un empresa, pasa un tiempo considerable debido a los numerosos trámites que debes cumplir y requisitos legales que se exigen antes de empezar a andar con tu empresa. Te contamos en este artículo todo lo que tienes que hacer. Tómatelo con calma.

1. La Ley Crea y Crece

La Ley de Creación y Crecimiento Empresas, más conocida como la Ley ‘Crea y Crece’, fue aprobada por el Congreso de los Diputados el mes de septiembre de 2022, al objeto de facilitar la creación de empresas, reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar su crecimiento y expansión. Se contempló como una de las principales reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia dirigida a fomentar el dinamismo del tejido productivo y dar respuesta a las demandas y recomendaciones de los diferentes organismos internacionales.

Entre otras modificaciones, la norma reduce y agiliza los trámites y condiciones para la constitución de una Sociedad de Responsabilidad Limitada, generaliza el uso de la factura electrónica e impulsa la financiación alternativa potenciando mecanismos como el crowdfunding, la inversión colectiva o el capital riesgo.

Principales ventajas

Algunas de las principales ventajas traídas por esta ley son:

1. Registro rápido y simplificado. En tan solo 72 horas, y de forma telemática puedes crear tu empresa mediante el CIRCE.

2. Constitución de una S.L por 1€. Creación de Sociedades de Responsabilidad Limitada con capital social de tan solo 1€ en lugar de los 3.000€ obligatorios hasta la entrada en vigor de esta ley.

3. Uso generalizado de la factura electrónica. Generaliza el uso de la factura electrónica en las transacciones en las que intervienen profesionales y empresarios. Se amplía la obligación de expedir y remitir facturas de este tipo a cualquier tipo de relación comercial. Como consecuencia, se mejora la trazabilidad y el control de pagos, lo que permite obtener información fiable con rapidez. En este enlace puedes acceder a más información sobre la factura electrónica. 

4. Ampliación del listado de actividades económicas exentas de licencia. Otra manera con la que el Gobierno busca hacer más fácil la creación de una empresa es ampliando las actividades que no requieren de licencia –todas aquellas que se consideren inocuas al menos en una Comunidad Autónoma, como las comerciales o las de prestación de servicios–.

5. El papel de los notarios. El proyecto de ley también aporta novedades sobre el papel de los notarios. Estos no podrán rechazar ningún trámite necesario para la creación de empresas que ya hayan iniciado los trámites a través del Documento Único Electrónico (DUE) o del CIRCE. También se obliga a estos a estar registrados en la Agencia Electrónica Notarial.  

6. Contra la morosidad. En este apartado son varias las medidas que se incluyen entendiendo que la morosidad es una de las causas “que más incidencia tiene en la liquidez y rentabilidad de muchas empresas españolas, con particular incidencia en las pymes”. Se impide el acceso a subvenciones públicas a aquellas empresas que incumplan los plazos de pago. 

2. Qué empresas se pueden constituir online

Aunque la Ley Crea y Crece recoge la posibilidad de tramitar la constitución de una empresa de forma telemática, a través del ‘PAE electrónico’, esta opción solo se aplica a determinadas sociedades mercantiles. Los tipos de sociedades que se pueden crear a través de CIRCE son:

​Empresario Individual (autónomo)

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL o SL)​

Comunidad de Bienes

Sociedad Civil

3. ¿Es lo mismo montar una startup que una pyme?

La entrada en vigor de la que se conoce como Ley de Startups establece una serie de diferencias entre las empresas de nueva creación, de base tecnológica y digital, y una pyme del tamaño que sea por entender que, en una startup, el modelo de negocio tiene unas necesidades y peculiaridades específicas, como soportar grandes y rápidos crecimientos de acceso a la financiación, así como mecanismos para atraer y retener el talento. 

Atendiendo a estos criterios, la Ley de Startups introduce importantes medidas fiscales, suprime trabas administrativas, facilita la captación de talento nacional e internacional y flexibiliza la inversión en este tipo de empresas. Medidas que no aplican a las empresas convencionales, de las que hablamos aquí.

4. Los trámites para la puesta en marcha de una empresa

El orden de los trámites que aquí se recogen se extraen de la plataforma pyme donde los interesados pueden consultar una descripción más detallada de cada uno de ellos. 

En cualquier caso, los trámites obligatorios son:

Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios individuales, los profesionales y las sociedades. Este trámite se lleva a cabo en la Agencia Tributaria (AEAT).

Impuesto sobre Actividades Económicas: Es un tributo derivado del ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas. También se realiza en la AEAT.

Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA): Régimen que regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos (empresarios individuales), comuneros y los socios y administradores de algunas sociedades. Se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social.

Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social. El alta en el régimen de la Seguridad Social que corresponda en cada caso, estará condicionado al tipo de sociedad y/o a la participación en el capital social. Se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social.

Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad. La legislación actual obliga a las sociedades mercantiles a llevar unos libros registro (de actas, de socios o de acciones) y a realizar anualmente su presentación en el Registro Mercantil Provincial. Se realiza en el Registro Mercantil Provincial.

Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se lleva a cabo en el Registro Mercantil Provincial.

Obtención de un certificado electrónico. El certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma. Lo hacen las autoridades de certificación.

Según la actividad

Licencia de actividad. Licencias de instalaciones y obras, licencias de actividad y licencias de funcionamiento. Se realizan en los diferentes ayuntamientos.

Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros. En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros. Se realiza en otros organismos oficiales y/o registros.

Trámites adicionales

Luego existen algunos trámites adicionales para determinadas actividades. 

Bares, cafeterías, restaurantes y establecimientos hoteleros. La autorización de apertura se tramita en la Dirección General de Turismo de las Comunidades Autónomas.

Agencias de viaje. La solicitud del título de licencia, en la Dirección General de Turismo de las Comunidades Autónomas.

Sociedades de inversión mobiliaria de capital fijo y capital variable. La autorización de constitución, en la Dirección General del Tesoro y Política Financiera.

Actividades industriales, talleres de reparación, almacenes de sustancias tóxicas o peligrosas, empresas de fabricación de cualquier producto. En el Registro Industrial de la Dirección General de Industria, Energía y Minas de las Comunidades Autónomas.

Empresas de seguridad. En el Registro. Secretaría de Estado de Seguridad (Ministerio del Interior).

Industrias y establecimientos alimentarios (No detallistas, supermercados o hipermercados). En el Registro. Servicio Regional de la Salud.

Empresas de material de juego (todas). En el Registro. Dirección General de Ordenación del Juego.

Actividades de la construcción, instalaciones y/o reparaciones eléctricas, sector madera y corcho y actividades de ingeniería y consulta. Documentación de calificación empresarial. Dirección General de Industria, Energía y Minas de las Comunidades Autónomas.

Personas físicas que se dediquen a instalaciones eléctricas, de gas, climatización y de aparatos de presión. Carnet o certificado. Dirección General de Industria, Energía y Minas de las Comunidades Autónomas.

Con trabajadores o sin ellos

Por último, has de tener en cuenta que si tu intención es contratar a trabajadores, los requisitos legales y los trámites van en aumento. En este caso, son imprescindibles:

Inscripción de la empresa. La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones (código de cuenta de cotización). En la Tesorería General de la Seguridad Social.

Afiliación de trabajadores. Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social. En la Tesorería General de la Seguridad Social.

Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social. Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda. En la Tesorería General de la Seguridad Social.

Alta de los contratos de trabajo. Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. En el Servicio Público de Empleo Estatal.

Comunicación de apertura del centro de trabajo. Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. En la Consejería de Trabajo de la Comunidad Autónoma.

Obtención del calendario laboral. Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible. En la Inspección Provincial de Trabajo.

5. Elegir la forma jurídica

La forma jurídica de una empresa es la modalidad legal que un profesional o sociedad escoge para llevar a cabo una actividad económica. Afecta a las obligaciones tributarias y contables, a la afiliación a la Seguridad Social y a la responsabilidad frente a terceros.

En este artículo de Emprendedores informábamos de algunos aspectos que convenía tener en cuenta antes de elegir la forma jurídica para tu negocio, en función de tu idea de negocio, propósito, el alcance del proyecto o capital disponible, entre otros. 

Una vez que lo tienes claro, estas son las distintas elecciones de forma jurídica que puedes hacer para tu empresa según la plataforma pyme donde, como en el caso anterior, puedes profundizar en cada uno de los epígrafes.

Agrupación de Interés Económico. Número mínimo de socios 2, no existe mínimo legal en cuanto al capital y la responsabilidad es ilimitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Comunidad de Bienes. Socios: Mínimo. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad: ilimitada. Fiscalidad: IRPF (rendimientos por actividades económicas).

Empresario Individual (Autónomo). Mínimo de socios: 1. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad : Ilimitada. Fiscalidad: IRPF (rendimientos por actividades económicas).

Emprendedor de Responsabilidad Limitada. Número mínimo de socios: 1. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad: Ilimitada con excepciones. Fiscalidad: IRPF (rendimientos por actividades económicas).

Sociedad Anónima. Mínimo de socios: 1. Capital: mínimo 60.000 euros. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Anónima Laboral. Número de socios: Mínimo 2 (en la constitución), 3 a los 36 meses. Responsabilidad: Limitada al capital aportado. Mínimo de capital: 60.000 €. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Agraria de Transformación. Socios: Mínimo 3. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad: Ilimitada. Fiscalidad: Estarán sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Civil. Socios: Mínimo 2. Capital. No existe mínimo legal. Responsabilidad: Ilimitada. Fiscalidad: Impuesto de sociedades o IRPF cuando por su objeto no tengan forma mercantil.

Sociedad Colectiva. Socios: Mínimo 2. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad: Ilimitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Comanditaria por acciones. Socios. Mínimo 2. Capital: Mínimo 60.000 €. Responsabilidad. Ilimitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Cooperativa. Cooperativas 1er grado: Mínimo 3 socios. Cooperativas 2º grado: 2 cooperativas. Capital: Mínimo fijado en los Estatutos. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades (Régimen especial). En este artículo te contamos como contar una cooperativa con éxito.

Sociedad Comanditaria Simple. Socios: Mínimo 2. Capital: No existe mínimo legal. Responsabilidad: Ilimitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Entidades de Capital-Riesgo. Socios: Al menos 3 miembros en el Consejo Administración. Capital: Sociedades de Capital Riesgo: Mínimo 1.200.000 €. Fondos de Capital-Riesgo: Mínimo 1.650.000 €. SICC autogestionadas: mínimo 300.000 €. SGEIC: mínimo 125.000 €. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad Cooperativa de Trabajo Asociado. Socios: Mínimo 3. Capital; Mínimo fijado en los Estatutos. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades (Régimen especial).

Sociedad de Garantía Recíproca. Socios: Mínimo 150 socios participes. Capital: Mínimo 10.000.000 euros. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral. Socios: Mínimo 2 (en la constitución), 3 a los 36 meses. Capital: Mínimo 1 euro. Responsabilidad Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedades Profesionales. Socios: Mínimo 1. Capital: Según la forma social que adopte. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: El régimen fiscal dependerá de la forma social que se adopte.

Sociedad de Responsabilidad Limitada. Socios: Mínimo 1. Capital: Mínimo 1 euro. Responsabilidad: Limitada. Fiscalidad: Impuesto sobre Sociedades.

Sociedades de Beneficio e Interés Común (SBIC): Esta no aparece en la clasificación de la Plataforma Pyme pero, como contábamos en este artículo de Emprendedores esta nueva figura jurídica surge dentro del proyecto de ley Crea y Crece. Se incluyen aquí aquellas empresas con propósito que generan un beneficio social y ambiental, además de un retorno económico. 

Una vez hecha la clasificación, recuerda que la principal diferencia entre una sociedad limitada y una ilimitada radica en que, en el primer tipo de sociedad mercantil el grado de responsabilidad de cada socio es proporcional a su inversión en la empresa o el capital aportado, de manera que esta constitución proporciona un alto grado de protección a sus socios, de tal forma que estos no tienen que responder con sus activos personales (patrimonio personal) ante las deudas que pudiera llegar a tener la empresa. 

Sin embargo, en la de responsabilidad ilimitada, los bienes personales y de patrimonio de los socios están expuestos a posibles embargos en caso de que la deuda no se solvente. Todos tienen que responder y aportar lo que sea necesario para que la deuda quede saldada.

6. Estatutos sociales

Una vez elegida la forma jurídica, has de redactar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye y recopilan todas las obligaciones y los derechos de los socios así como las normas que regulan el funcionamiento de la sociedad. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación de la compañía, domicilio social, el objeto social, duración de la sociedad o el capital aportado. 

Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano o la estructura administrativa, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa. Dependiendo de la forma jurídica elegida, los estatutos se redactarán de una forma u otra.

Para redactar los estatutos, tanto se puede recurrir al apoyo de un abogado o asesor jurídico, como hacerlo los propios fundadores. En este artículo de Emprendedores puedes encontrar algunas pautas para elaborar unos buenos estatutos. 

7. Constitución de la empresa

Los estatutos se realizan antes de la constitución de la empresa o sociedad dado que deben aparecer en las escrituras de constitución correspondientes. Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberán acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar esta documentación:

– Certificación negativa del Registro Mercantil

– Certificado bancario de depósito de capital social

– Estatutos sociales

– DNI o NIE de los socios

La escritura de constitución de una empresa es el documento jurídico a través del cual el socio/socios hacen constar de forma legal su voluntad de crear una empresa para poder llevar a cabo una actividad económica determinada. Salvo que los estatutos sociales digan lo contrario, las operaciones sociales comenzarán en la fecha de otorgamiento de constitución.

Una vez se ha procedido a la constitución de una empresa siguiendo los parámetros establecidos en la legalidad vigente, el paso siguiente es solicitar el número de identificación fiscal NIF). Dicho código sirve para que la sociedad quede plenamente identificada con independencia  de las modificaciones que sufra a posteriori.

Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.

8. Visita al Registro Mercantil

Cuando tengas la escritura de constitución, deberás inscribirla en el registro mercantil del domicilio social en el plazo de dos meses desde su otorgamiento notarial. Asimismo, con el NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. 

El Registro Mercantil es una oficina pública, dependiente de la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia y que existe en todas las capitales de provincia y en las ciudades de Ceuta, Melilla, Eivissa, Maó, Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera, Valverde y Santiago de Compostela.

Existe también un único Registro Mercantil Central que se ocupa de la atribución de las denominaciones de las sociedades y entidades mercantiles.

Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas. Recuerda también que contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

– Copia de la escritura pública

– Certificado de inscripción en el Registro Mercantil

– Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal

– Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario)

9. Registrar la marca

Como ya hemos indicado arriba, tener registrada una denominación social en el Registro Mercantil no supone que el nombre esté protegido jurídicamente como marca, debido a que son dos registros independientes. Si desea tener protección jurídica de su marca o nombre comercial, es necesario registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Legalmente, se entiende por marca es el título que concede el derecho exclusivo a la utilización de un signo para la identificación de un producto o un servicio en el mercado. Pueden ser marcas las palabras o combinaciones de palabras, imágenes, figuras, símbolos, gráficos, letras, cifras, formas tridimensionales (envoltorios, envases, formas del producto o su representación).

La duración de la protección conferida por los Signos Distintivos (Marcas o Nombres Comerciales) es de diez años a partir de la fecha del depósito de la solicitud y pueden ser renovados indefinidamente. Para el mantenimiento en vigor de los Signos Distintivos es preciso el pago de tasas (las marcas en procedimiento transitorio tienen un régimen diferente que es preciso consultar).

Recuerda también que es importante registrar el dominio web a través de un registrador que esté acreditado en la ICANN (Corporación de Internet para la Asignación de Nombres y Números), puesto que hay aspectos legales y jurídicos tanto a nivel internacional como nacional que se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo el registro. Un registrador serio conocerá estos aspectos normativos.

Previamente, habrás tenido que comprobar la disponibilidad del nombre que buscas , decidir qué tipo de dominio solicitar y comprueba si puedes solicitarlo y  elegir con quién registrar tu nombre de dominio. En este artículo se incluyen 5 consejos para que elijas el dominio perfecto. 

10. Empieza a vender conforme a tu plan de empresa

Disponer de un plan de negocio no es un requisito legal para arrancar un negocio. Por eso lo hemos dejado para el final, aún sabiendo que muchos emprendedores empiezan por aquí para hacerse una idea de la viabilidad del negocio.

En Emprendedores hemos hablado bastante sobre este asunto, abordándolo tanto desde una perspectiva general como para actividades de negocio concretas como gimnasios, tiendas de ropa, un restaurante y muchos más.

También en este artículo puedes encontrar consejos interesantes para trasladar tu idea a un plan de empresa. Una vez que se hayas empapado de todo ese conocimiento, ya puedes sacar tu producto o servicio al mercado y empezar a vender. 

Ana DelgadoLarga trayectoria en el oficio del periodismo. Sé poco de mucho y mucho de nada
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