El mundo cada vez se mueve más rápido, así que no nos queda más remedio que ser ágiles y adaptarnos. Sin embargo, menos de un tercio de las organizaciones a nivel mundial cuentan con una alta tasa de madurez en agilidad empresarial, tal y como contábamos en este artículo.
El trabajo por proyectos y la adopción de metodologías como Agile, Kanban o Scrum son fundamentales si queremos dar un paso adelante. Aunque trabajar así implica muchos desafíos, especialmente si tu empresa y sus empleados no están acostumbrados a esa manera de funcionar.
“El trabajo por proyectos es una de las formas más efectivas que tiene una empresa para mejorar su productividad, porque ayuda a optimizar recursos y tiempos, fomenta la diversidad y el enfoque multidisciplinar y mejora las habilidades y la autonomía de los miembros del equipo. Pero si eres nuevo en ese entorno, es fácil perderse”, declara Joan Pons, CEO de WorkMeter. empresa especializada en el desarrollo de software de RR.HH.
¿Qué tener en cuenta en el trabajo por proyectos?
La compañía ha identificado siete variables clave que cualquier trabajador debe tener en cuenta cuando se enfrenta al trabajo por proyectos. Son las siguientes:
1. Diversidad
En el trabajo por proyectos colaboran varios compañeros, de distinta procedencia y perfil. Tal vez lleves trabajando mucho tiempo con algunos de ellos, pero también es posible que los acabes de conocer.
De igual modo, habrá de perfiles parecidos al tuyo, mientras que otros procederán de disciplinas, culturas o edades diferentes.
“Debes mantener una mente abierta y saber que esa diversidad os enriquece tanto al proyecto como a ti mismo. Aprovéchala para aprender y permitir que otros aprendan de ti”, apunta WorkMeter.
2. Trabajo en remoto
En nuestro país hay ya más de 3 millones de personas que teletrabajan, aunque sea ocasionalmente, como informábamos en EMPRENDEDORES.
Así pues, es habitual que los miembros del equipo con los que trabajas en un proyecto se encuentren ubicados en distintas localizaciones y que realicen parte o toda su tarea a distancia.
En esos casos, la coordinación es fundamental, por lo que WorkMeter aprovechar las posibilidades que brindan las herramientas de colaboración digital, que permiten todos los integrantes del grupo estén al tanto de los avances e incidencias, conocer la agenda establecida, etc.
3. Comunicación
La comunicación en fundamental en el trabajo por proyectos, ya que cada uno de los miembros del equipo es “una pieza un engranaje que debe estar perfectamente engrasado y coordinado para que funcione”, señala la compañía.
Para que eso ocurra, la comunicación debe ser fluida. “Sigue los protocolos y tiempos que te marque tu empresa en cuanto a comunicaciones con el cliente, compañeros y mandos. Evita las conversaciones paralelas, pide y ofrece ayuda cuando sea necesario y asegúrate de que todo el mundo, incluido tú mismo, tiene la información —en tiempo y forma— que necesita para hacer su trabajo”, detalla.
4. Reportes
Dentro de ese flujo de comunicación permanente, WorkMeter insiste en que el reporte de tus actividades es imprescindible para que el proyecto avance de manera adecuada.
“Tus compañeros y responsables necesitan saber en qué punto de la planificación se encuentran los trabajos, si se están logrando los hitos previstos en sus plazos correspondientes, si hay retrasos o incidencias y cómo afectan estas circunstancias a la planificación global”, recalca.
Aquí también es importante el uso de software de gestión de proyectos, que facilita que cada miembro del equipo registre automáticamente el tiempo invertido en las tareas asignadas y permite que tanto los compañeros como los responsables accedan en tiempo real al estado de los proyectos.
5. Organización
“Un proyecto es como una obra de teatro: cada miembro del equipo tiene un papel determinado y es importante que se atenga al mismo. El rol que desempeña cada persona implica unas responsabilidades y unas tareas que es necesario cumplir”, explica la empresa.
De este modo, hace hincapié en que debes tener muy claras las tareas que te han sido asignadas y, sobre todo, asegurarte de que son misiones que puedes realizar con tus medios y preparación actuales.
Al hilo de ello, recuerda que existen herramientas de planificación que ayudan a visualizar estas responsabilidades y a mantener la trazabilidad de las tareas asignadas.
6. Flexibilidad
Aunque una buena organización es indispensable, WorkMeter reseña que ese reparto de tareas y responsabilidades no puede ser completamente rígido, sino que debe haber cierta flexibilidad, puesto que los entornos laborales actuales son imprevisibles y los proyectos pueden cambiar sustancialmente de un día para otro.
“Hay que estar preparados para esa eventualidad y tener la suficiente cintura para adaptarse a posibles cambios en plazos, presupuestos, alcance, objetivos, compañeros y hasta en el rol que nos toque desempeñar en el proyecto”, expone.
7. Optimización
Por último, la compañía incide en que en el trabajo por proyectos es fundamental conocer la rentabilidad de cada uno de ellos.
Así pues, hay que medir muy bien los recursos empleados, tanto humanos como materiales y temporales, y contrastar esa información con el dinero que está pagando el cliente por ese trabajo.
“Esa medida permitirá al gestor de proyectos ajustar, reforzar o reevaluar esa asignación de recursos a cada proyecto”, precisa.
WorkMeter recuerda que hay aplicaciones que permiten evaluar en tiempo real y de una manera visual la marcha de cada uno de los trabajos en los que esté involucrada la empresa.
