Orden de compra: el elemento imprescindible para controlar y gestionar una empresa

La orden de compra está presente al momento de adquirir productos o servicios. Si tienes una empresa o eres un emprendedor, debes entender la importancia del documento. Esto es vital para llevar el control de las compras y las relaciones entre proveedores y clientes.

En toda gestión de empresas debe haber organización en los procesos de compras y ventas. Por ello existen herramientas y recursos que facilitan la comunicación y los procesos hasta llegar a un acuerdo. Con las órdenes de compras, por ejemplo, se pueden formalizar solicitudes y asegurar que los movimientos queden registrados.

A lo largo del artículo te explicaremos con más detalles el tema. Sabrás qué es una orden de compra, qué elementos debe incluir y por qué es tan importante para los negocios.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento que las empresas envían a los proveedores para solicitar productos o servicios. Allí deben detallarse:

• Cantidades
• Precios acordados
• Características de los artículos solicitados
• Condiciones de entrega 

Funciona como un compromiso previo a la transacción y permite que haya más transparencia en el proceso. Además, sirve como respaldo para auditar operaciones, justificar gastos y mantener un historial claro de las actividades realizadas con cada proveedor.

¿Qué elementos componen una orden de compra?

Aunque puede variar según la empresa, una orden de compra suele incluir los siguientes elementos:

• Datos del comprador: Como el nombre de la empresa, dirección, identificación fiscal y persona responsable.
• Datos del proveedor: La información comercial básica, contactos y dirección.
• Número de orden: Debe ser un código único para identificar cada solicitud.
• Fecha de emisión: La del día en que se genera la orden.
• Descripción de los productos o servicios: Lleva el nombre, cantidad, características y cualquier información necesaria para identificar lo solicitado.
• Precio unitario y total: Los costos previamente acordados.
• Condiciones de pago: La forma y plazo para cancelar la compra.
• Condiciones de entrega: Hay que especificar los tiempos, ubicaciones, responsabilidades o instrucciones especiales.
• Firma o aprobación: Puede ser digital o física, según los protocolos internos.

¿Para qué sirve y por qué son tan importantes?

Las órdenes de compras cumplen varias funciones en los negocios. Una de las más importantes es que pueden formalizar solicitudes internas y evitar confusiones con los proveedores. 

Para que comprendas mejor su utilidad e importancia, considera lo siguiente:

• Está todo por escrito y se disminuyen las posibilidades de errores en el acuerdo comercial.
• Ayudan a controlar el presupuesto porque cada compra queda registrada y aprobada antes de realizarse.
• Sirven como soporte legal si surge algún inconveniente con un proveedor, ya que el documento actuaría como evidencia del acuerdo.
• Permiten tener mejor organización interna porque los departamentos pueden coordinarse mejor y llevar un registro claro de lo que se compra.

¿Qué tipos de orden de compra existen?

Hay varios tipos de órdenes que se pueden utilizar. Todo dependerá de la empresa y sus necesidades: 

• Orden de compra estándar: Se utiliza para solicitudes puntuales con cantidades y precios definidos.
• Orden de compra abierta: Es la que permite compras recurrentes sin necesidad de emitir un documento nuevo cada vez.
• Orden de compra de servicios: Está enfocada en trabajos profesionales o servicios técnicos en lugar de productos físicos.
• Orden de compra planificada: Se suele utilizar cuando se conoce la necesidad futura, pero no la fecha exacta de entrega.
• Orden de compra de emergencia: Esta se emite cuando la empresa necesita adquirir algo de manera inmediata.

¿Cómo hacer una orden de compra paso a paso?

Las órdenes de compras no son complejas de hacer, aunque debes ser detallista para que se incluyan todos los datos. Aquí te explicamos los pasos.

Recopila la información necesaria

Lo primero que tienes que hacer es reunir los datos. Por ejemplo:

• Nombre de proveedor
• Productos o servicios requeridos
• Precios acordados
• Cualquier otro dato adicional

Si eres el comprador, por lo general la empresa tiene un formato para agilizar las órdenes de compra. Y si tú eres el proveedor, puedes ayudar al comprador con los detalles si te lo solicita, solo con la finalidad de que no falten datos al momento de tener el documento.

Selecciona un formato estandarizado

Como decíamos antes, las empresas suelen tener un diseño o plantilla para que todos los compradores tengan las mismas estructuras en sus órdenes de compras.

Con esto se puede leer mejor y llevar un control interno eficiente. El archivo puede ser digital, como un formulario o documento editable.

Añade los datos básicos de las partes implicadas

De forma específica, debes revisar que existan datos de ambas partes:

• Información de comprador
• Información del proveedor
• Número de orden 
• Fecha de emisión

 Con estos elementos se puede identificar la transacción sin confusiones.

Describe los productos o servicios

Este paso es muy importante Aquí se detalla lo que la empresa realmente está solicitando:

• Cantidades
• Especificaciones técnicas
• Modelo
• Tamaño
• Cualquier otra característica relevante.

Especifica las condiciones de entrega y pago

En este punto se deben definir:

• Lugares
• Fechas
• Tiempos de entrega
• Métodos de pago acordados

También se pueden añadir instrucciones especiales, referencias internas o restricciones particulares del proceso de compra.

Envía y firma la orden de compra

Una vez revisada y confirmada, la orden debe enviarse al proveedor para su aprobación. Dependiendo del sistema de la empresa, puede requerir firma física, digital o una confirmación por correo. Cuando ambas partes validan el documento, la compra queda formalizada.