¿Cuál es el futuro de las oficinas?

El 75% de las empresas consideran que las oficinas como espacio físico al que acudir a trabajar continuarán siendo importantes dentro de 10 años.

Éste es uno de los datos más llamativo del estudio ‘Workplace Trends España 2026′, elaborado por Savills y PwC, donde analiza el papel actual y futuro de los espacios laborales.

“Las organizaciones están revisando el papel de la sede, el modelo híbrido, la experiencia diaria de acceso y la funcionalidad del espacio, al tiempo que avanzan en políticas de flexibilidad y soporte al empleado”, indica el informe.

“Al cruzar percepciones, prácticas y aspiraciones futuras, se dibuja un escenario en el que el workplace sigue siendo necesario, pero necesita evolucionar para responder de forma equilibrada a la colaboración, el foco, la innovación y las nuevas dinámicas de trabajo que el negocio demanda”, añade.

¿Cómo son (y serán) las oficinas?

Según este estudio, el 62% de las empresas consultadas afirman que la superficie actual de sus oficinas es equivalente a la de hace 10 años. Y 1 de cada 5 (19%) dicen haber reducido o ampliado significativamente su espacio.

“Los datos reflejan que, pese a los cambios en los modelos de trabajo y al avance de la flexibilidad, la evolución agregada del mercado no ha sido de contracción, sino de expansión”, recalca el informe.

Con la vista puesta en el futuro, más de la mitad (54%) de las compañías encuestadas prevén que necesitarán una mayor superficie. Esto se explica por sus expectativas de crecimiento, ya que un 62% esperan que su plantilla aumente en la próxima década.

En estos casos, en los que las empresas confían en crecer, hay diferentes formas de abordar dicho crecimiento. La opción preferida es crecer dentro del edificio actual, evitando traslados.

Un tercio de las compañías (34%) ampliarían en la sede existente, mientras que 1 de cada 5 (22%) se mudarían y 3 de cada 10 (29%) que exploraría alternativas. El coworking/flex aparece como solución complementaria (14%).

Y si la estrategia es contar con nuevos espacios, como oficinas satélites, la opción preferida es deslocalizar equipos o departamentos completos (64%). Apenas el 18% de las empresas contempla la opción de que todos los empleados puedan elegir con libertad cuál de los espacios disponibles utilizar como oficina. Y un 14% de las encuestadas plantean que estas oficinas serían ocupadas por empleados de reciente incorporación.

9 tendencias de las oficinas

El estudio concluye que las empresas no cuestionan la necesidad de las oficinas, pero se está produciendo una redefinición de las mismas y de su utilidad, valor y funcionamiento.

Savill y PwC han identificado 9 tendencias que guiarán la transformación de las oficinas en la próxima década.

1. Oficina, sí; pero más flexible

El estudio constata que el mercado no está abandonando la sede corporativa. “El modelo predominante continúa siendo el de sede en régimen de alquiler, lo que evidencia que las organizaciones siguen valorando la centralidad, la identidad y la continuidad operativa que aporta un espacio principal, sin necesidad de recurrir a la propiedad. La tendencia dominante es mantener sede, pero desde una lógica más flexible”, detalla.

2. Crecer no implica mudarse o ampliar la sede

En el informe se apunta que el crecimiento de la empresa no tiene por qué conllevar el traslado ni una ampliación significativa.

“Aunque muchas compañías han aumentado tanto plantilla como superficie en los últimos años, y prevén seguir haciéndolo, este crecimiento no se traduce automáticamente en la necesidad de cambiar de sede ni en ampliar de forma proporcional los metros disponibles”, especifica.

“El enfoque más habitual es optimizar, reconfigurar y adaptar el espacio existente, priorizando estrategias de eficiencia y reorganización interna antes que expansiones o relocalizaciones”, añade.

3. Relevancia de la ubicación

El estudio hace hincapié en que la ubicación de las oficinas sigue teniendo un valor estratégico, ya que condiciona la experiencia diaria del trabajador.

“La localización sigue siendo un eje clave del workplace. La dependencia del transporte público y los tiempos de desplazamiento hacen que la accesibilidad se mantenga como un factor determinante. Por ello, la sede actual no se conserva por inercia, sino porque continúa generando valor operativo y funcional tanto para el negocio como para la plantilla”, puntualiza.

No en vano, el 69% de las empresas apuntan que la mayoría de sus empleados van a sus oficinas en transporte público, con desplazamientos de entre 30 minutos y una hora (75%).

Por otro lado, el 81% de las compañías consideran que la localización actual de la compañía supone un aporte de valor para el desarrollo del negocio y conexión con sus clientes.

4. Cambian los motivos por los que es importante

La oficina ya no es sólo el lugar obligatorio de trabajo diario. Ahora también se concibe como un entorno que facilita colaboración, cultura, coordinación y relación presencial.

“Los motivos principales de asistencia son abiertamente relacionales: colaborar, reunirse, socializar o recibir clientes. Su valor es, cada vez más, organizativo y social, no individual”, expone.

El estudio descubre que la importancia de la oficina como lugar físico radica, sobre todo, en que favorece la comunicación y colaboración de los empleados (19,6% de las respuestas), facilita el desarrollo de la operativa diaria (19%), potencia los valores y cultura corporativa (18,8%), sirve como lugar de encuentro de los empleados (14,9%) y transmite una imagen física de la cultura de la empresa (11,4%).

5. Hay que hacer cambios

Aunque las oficinas actuales facilitan la interacción, Savills y PwC creen que no responden a todas las necesidades que exige el workplace moderno.

“El espacio funciona bien para reuniones, colaboración espontánea e interacción híbrida. Sin embargo, presenta limitaciones claras en concentración, trabajo individual, formación, innovación y cocreación. El reto no reside en el edificio en sí, sino en el grado de alineación entre el espacio y las tareas que debe soportar”, subraya el informe.

6. Tensión por el auge del trabajo híbrido

Muchos de los cambios que han de experimentar las oficinas tienen que ver con el auge del teletrabajo y la cristalización de un modelo de trabajo híbrido.

“El teletrabajo está plenamente integrado en el modelo, pero la presencialidad continúa teniendo un peso elevado. Paralelamente, una proporción significativa de la plantilla expresa el deseo de incrementar los días de remoto. Esto revela una tensión: la oficina sigue siendo clave para la colaboración, pero no se percibe como el entorno óptimo para todas las actividades. El debate ya no es binario (oficina o teletrabajo), sino qué tipo de trabajo se realiza mejor en cada entorno”, explica.

7. Brecha entre las aspiraciones y realidad

El estudio considera que existe una brecha entre las aspiraciones estratégicas de la empresa y la realidad operativa de su workplace.

“Las compañías aspiran a posicionarse como referentes en innovación, aprendizaje y nuevas formas de trabajo, pero el espacio actual y las dinámicas diarias continúan más orientados hacia la coordinación formal. En muchos casos, existe un desajuste entre lo que las compañías quieren activar y lo que su workplace es capaz de habilitar”, aclara.

8. Transformación en marcha, pero a diferentes ritmos

“Una amplia mayoría de organizaciones ha acometido transformaciones en su espacio de trabajo en los últimos años, lo que demuestra que la evolución del workplace es una realidad activa. No obstante, su alcance es desigual y las necesidades de foco, aprendizaje e innovación no están resueltas de forma homogénea. Coexisten organizaciones en evolución avanzada con otras en fases más tempranas”, analiza el informe.

9. Limitaciones en la transformación

La investigación detecta que las políticas de flexibilidad, conciliación, teletrabajo y bienestar están ampliamente implantadas. Asimismo, la base tecnológica del trabajo híbrido es sólida.

Sin embargo, percibe que los avances son más limitados en tres ámbitos clave: la transformación del liderazgo hacia modelos de autonomía y autogestión, la tecnología aplicada a medir y optimizar el uso del espacio y la capacidad del workplace para habilitar nuevas dinámicas de trabajo.

Además, destaca que la IA se percibe “como una palanca de eficiencia y optimización, no como motor de expansión”.