Un memorándum es una de las formas de comunicación más utilizadas dentro de las empresas. Este documento interno sirve para transmitir información esencial de manera clara y concisa y suele emplearse para notificar cambios, directrices, entre otras cosas.
Entender cómo y cuándo utilizar un memorándum puede mejorar la eficiencia en la gestión de empresas y es un recurso útil al momento de crear una empresa. Estos documentos ayudan a mantener a todos informados y alineados, promoviendo un ambiente de trabajo organizado y eficaz.
Si te interesa conocer más detalles, te invitamos a seguir leyendo a lo largo del artículo. Descubre el concepto de memorándum empresarial, para qué sirve en las empresas, qué partes lo componen, los tipos que existen, y mucho más.
¿Qué es un memorándum empresarial?
El memorándum empresarial es un mensaje o documento que las empresas utilizan para que fluya su comunicación interna. Estos no suelen estar dirigidos a un solo empleado o colaborador, sino a todo un departamento o la empresa completa. Además, pueden ser en papeles físicos o medios electrónicos, como el email.
Lo más usual es redactarlo para informar sobre asuntos importantes y que intervienen en las operaciones u objetivos organizacionales. Allí se anuncian cambios, sugerencias, directrices sobre clientes, entre muchas cosas que la directiva y jefes de áreas consideren.
¿Para qué sirve un memorándum empresarial?
Ahora que sabes qué es un memorándum empresarial, debes entender para qué sirve. A diferencia de otras formas de comunicación, esta tiende a ser más formal y captada por los empleados.
Algunas de sus utilidades son las siguientes:
- Sirve para dar anuncios importantes
- Es un documento que explica cambios de políticas
- Puede anunciar eventos que competen a un gran grupo o toda la empresa.
- Funciona para agendar reuniones.
- Puede dar anuncios de recorte de presupuestos
- Establece planes de acción.
- Anuncia incorporaciones de clientes.
- Pide feedback a los empleados.
- Anuncia temas delicados como problemas en la empresa.
¿Qué partes componen un memorándum empresarial?
Las también llamadas “memos” constan de una estructura preestablecida que suelen utilizar la mayoría de las empresas. A continuación, te explicamos cada una de sus partes.
Fecha de emisión
En el documento se incluye la fecha en que es enviado o entregado, al igual que el sitio en el cual fue redactado. Esto es relevante para entender los tiempos de comunicación.
Destinatarios de la comunicación
No suele ser un mensaje que se envía de forma individual, pero las personas pueden variar. Bien sea que se indique que será para toda la empresa o para un equipo o jefes de áreas. Es importante dejarlo claro.
Tema tratado
Esta es la parte donde se define el tono del mensaje, a partir de aquí, se puede intuir qué vendrá.
Mensaje a comunicar
Aquí se desarrolla el mensaje como tal. Sin embargo, no puede ser demasiado extenso, es importante que se redacte de la manera más clara y concisa para que sea mejor captado por cada uno de los involucrados.
Firma o sello
Se cierra con la firma y sello para dar soporte y validez al documento.
Tipos de memorándum empresarial
No podemos quedarnos con entender qué es un memorándum empresarial, también es relevante conocer los tipos que existen, pues de eso depende que se utilice uno u otro.
Memorándum de confirmación
Iniciamos con los memorándums de confirmación, estos son excelentes para complementar los acuerdos verbales. Aquí se dejan claros los temas discutidos y sirven para dejar una puerta abierta al feedback de la otra parte.
Son recomendados antes de iniciar proyectos y así esperar sugerencias o cambios relevantes.
Memorándum de sugerencia
Este tipo de mensajes son más directos, pueden ser técnicos y detallados, aunque nunca tan extensos como un manual. Sirven para atacar problemas en diferentes áreas y suele emplearse con un lenguaje positivo para incentivar las mejoras.
De igual manera, puede ser un documento para abrir nuevas discusiones creativas, tanto en un equipo concreto, como en todo un departamento o la empresa entera.
Memorándum de solicitud
¿Qué es un memorándum de solicitud? De forma sencilla: es aquel que se redacta para solicitar o pedir algo. Suele ir acompañado de una estructura parecida a la que explicamos, pero aquí se detallan las razones de la solicitud.
Por otro lado, es importante mantener el profesionalismo y palabras asertivas en este tipo de comunicados, ya que la idea es que no se vean como demasiado autoritarios.
Memorándum de la directiva
Se trata de un memo más específico y suele ir dirigido a menos cantidad de personas. Por ejemplo, puede ser redactado cuando se detecta un error dentro un área o por parte de algunos empleados. Si es este el caso, se acompañan de los lineamientos y procedimientos claros para revertir el error.
Memorándum de respuesta
Son los que se utilizan cuando se hacen consultas sobre ciertos asuntos. Puede incluirse para proyectos específicos o las operaciones generales de la empresa. Por ejemplo, dar una respuesta acerca de cambios de fechas o entrega de recursos.
Memorándum de estado
En cuanto al memorándum empresarial de estado, este es más directo en comparación con el de respuesta porque no está sujeto a una pregunta previa. Se redacta para informar a los involucrados sobre el estado de un proyecto o proceso. Es esencial para que todos los involucrados estén actualizados y trabajando por los mismos objetivos.
¿Cómo escribir un memorándum empresarial de forma efectiva?
Ya te explicamos las partes, pero ahora te indicaremos cómo puedes escribir un memorándum, independiente del tipo que sea o el objetivo del mensaje.
Empieza por el encabezado
Debes iniciar creando tu encabezado, el cual debe ser lo más profesional posible. Allí se indica la fecha en que se envía el mensaje, al igual que las personas a las cuales va dirigido y el tema a tratar. Recuerda que es importante causar una buena impresión desde esta parte.
Describe cuál es el propósito de la comunicación
Aunque puedes mencionar el tema a tratar un poco después de tu encabezado, debes describirlo de forma clara. Según el mensaje y el tipo de persona a la cual se dirige, se irá definiendo el tono utilizado, pero es necesario que todos sepan la razón por la cual has escrito eso, incluso puedes mencionar algún antecedente para poner el contexto.
Añade toda la información necesaria
Con esto nos referimos a que puedes agregar cosas adicionales que complementen el tema tratado. Por ejemplo, agregar imágenes, notas, otros documentos y lo que consideres necesario para que todos estén bien informados.
Debes especificar las acciones que se solicitan
Por último, si es tu objetivo, no dudes en especificar las acciones que solicitas. Con el mensaje puedes dejar claro que requieres ciertas acciones por parte de los empleadores o colaboradores, como ir a una reunión o hacer ciertas tareas.
Aquí incluyes pasos esenciales y es importante mencionar a quienes deben realizar cada cosa.
Ejemplo de plantilla de memorándum
Para cerrar, te dejaremos una plantilla de memorándum para que tengas una guía de cómo realizar el tuyo con una estructura adecuada. Este ejemplo puede ser utilizado en muchos contextos.
Para: Equipo de gestión de nóminas
De: Eugenia González
Fecha: 8 de julio de 2024
Asunto: Reunión sobre capacitaciones de manejo de software de nómina
Un gusto saludarlos, este comunicado es para informarles que se estará dando inicio a las capacitaciones sobre manejo del nuevo software de nómina, ya que hemos cambiado el que veníamos utilizando por retrasos en el proceso y falta de soporte.
Esto se hace con la siguiente finalidad:
- Que todos puedan aprender sobre el nuevo software
- Que los datos de nómina sean mejor gestionados
- Evitar errores a futuro.
En los próximos días se enviará un correo electrónico para indicar la hora exacta en que comenzarán y finalizarán las capacitaciones.
Gracias por tu esfuerzo.
Eugenia González
Gerente de Recursos Humanos
