La gestión de almacenes es una base fundamental de la logística empresarial. Está relacionada con la forma en que se manipulan materiales y mueven mercancías, desde que se recibe, hasta que se distribuye. Esto influye directamente en la eficiencia y rentabilidad de un negocio.
Para lograr una administración adecuada, es necesario aplicar estrategias de gestión de empresas y logística que permitan mejorar los espacios y operar de manera ágil. Además, no importa si tienes grandes ideas de negocios, con un mal manejo de almacenes, podrías fracasar al haber comenzado.
En ese sentido, puedes seguirnos a lo largo del artículo y descubrir más sobre el tema. Ampliaremos el concepto de gestión de almacenes, por qué es importante, qué beneficios trae para un negocio, cómo se debe hacer y qué consejos es ideal tomar.
¿Qué es la gestión de almacenes?
También es llamada gestión y organización de almacenes. Se trata del proceso en el cual se manipulan diferentes materiales y mercancía dentro de un almacén. Comienza desde que se recibe, hasta que llega al punto de consumo final.
No se requiere demasiada experiencia para entender que, mientras mejor se gestione y se organice, más fácil se podrá acceder a dichos materiales y movilizarlos. Sin embargo, hay negocios que no lo analizan de esa manera y crean grandes problemas en su logística.
En esencia, una buena gestión busca tener rentabilidad y abarcar fases importantes de las operaciones comerciales, tales como: rapidez en la entrega, fiabilidad, reducción de costes, entre otras cosas.
¿Por qué es importante la gestión de almacenes?
La importancia de la gestión y organización de almacenes radica en lo siguiente:
- Puede mantener los niveles de inventario controlados: Al gestionar bien, se logra tener datos precisos sobre el inventario, se ofrece lo disponible al cliente y se trabaja en reabastecer.
- Permite mejorar el servicio al cliente: Aunque no se trabaja directamente con el cliente, una mala gestión hace que el cliente quede insatisfecho porque surgen muchos problemas al entregar los productos o generar una oferta.
- Aumento de la productividad: Suelen optimizar el espacio al poner materiales en ciertas áreas y aplicar distribuciones según el diseño y tamaño del lugar. Esto ayuda a que todo sea más productivo.
Beneficios de una correcta gestión de almacenes
Al entender por qué es importante, puedes imaginar los diferentes beneficios que trae la gestión de almacenamiento. Aquí te hablamos de los principales:
- Reduce algunas tareas administrativas
- Agiliza los demás procesos de logística
- Permite ver el activo circulante y mejorar la inversión del mismo
- Mejora la atención al cliente al ofrecer productos y entregarlo de manera oportuna.
- El proceso se hace en menos tiempo.
- Se reducen los costes.
¿Cómo debe ser el proceso de gestión de almacenes?
Para gestionar almacenes debes seguir algunos pasos importantes. A continuación, te explicamos cada etapa.
Recepción de mercancías y materiales
La primera etapa es la recepción de mercancía y materiales. Aquí se debe comprobar que todo esté bien y se recomienda automatizar procesos mediante QR para verificar códigos de barras o tener una checklist para verificar cantidades y registrar cualquier novedad.
Clasificación y almacenamiento
También es importante hacer una clasificación y almacenamiento adecuado para mejorar la movilidad de los productos. Aquí podemos seguir algunos métodos eficientes, tales como:
- FIFO (Firts In, Fits Out): Permite que salgan primero los productos más antiguos.
- LIFO (Last In, Firts Out): Sirve cuando se necesitan sacar los últimos productos que entraron.
- ABC: Van clasificando los productos según importancia al rotarse. Los A son los de alto valor y poca rotación, los B son los de valor medio y rotación moderada, mientras que los C son de bajo valor y alta rotación.
Preparación de pedidos
Parte de la gestión está en preparar pedidos. Aquí se debe hablar del picking, un proceso importante donde se recogen y organizan los productos antes de ser enviados. Existen varios tipos:
- Picking por zonas: Se eligen varias zonas para hacer esto.
- Picking por olas: Los agrupa en un bloque determinado.
- Picking por lotes: Toma muchos productos al mismo tiempo.
Para que esto sea eficiente, debe existir una lista de picking digital que ayude a minimizar los errores.
Envío y expedición
Ahora tenemos el envío y expedición. En este paso se empaquetan los productos y se dejan listos para ser transportados. Lo ideal es hacer lo siguiente:
- Tener un buen etiquetado para cada paquete.
- Incluir en el embalaje cualquier documento necesario para el cliente, tales como facturas físicas.
Consejos para la gestión de almacenes de forma correcta
Para cerrar, te dejamos algunos consejos que permitirán gestionar almacenes de la manera más correcta y reducir los errores logísticos.
- Aplicar el principio 20/80 de Pareto: Hay materiales y productos que tienen más importancia que otros. Esto quiere decir que debes inclinar tus esfuerzos al 20% de los productos que representan el 80% de los ingresos.
- Piensa en la rotación: Lo ideal es tener almacenes para organizar y movilizar los productos, no para dejar espacios llenos de manera permanente. Por ello, debes pensar en la ubicación de los productos que tengan mayor rotación para poder acceder fácilmente a ellos.
- Se recomienda digitalizar todo: Puedes elegir algún software de gestión de almacenes para verificar y registrar todo. Esto evita que existan tantos errores en los datos.
- Atención a la trazabilidad de los materiales: Hay almacenes que deben registrar toda la trazabilidad de sus materiales y apegarse a ciertas normativas legales. Por ello, debe haber mayor control y acceso para que se verifiquen de forma casual.
- Buen diseño del almacén: esto quiere decir que debe ser eficiente, un espacio adecuado para el tipo de productos o materiales que maneja y distribuido de la forma correcta.
- Mejorar la ubicación de la mercancía: Según el espacio que dispongas, debes aprovechar al máximo cada lugar y reducir el tiempo en que vas por un material u otro.
- Piensa en la seguridad: Debe ser un espacio seguro, tanto para los materiales como para los operarios. Además, debe hacerse según las normativas.
- Establece un sistema de indicadores: esta gestión conlleva muchos datos importantes y es necesario tener indicadores que permitan verificar cualquier error en los procesos logísticos.
