Productividad: 8 ideas para combatir la semana más complicada del año

Recuperar la productividad tras las vacaciones no es fácil. La primera semana de septiembre marca la vuelta a la realidad para millones de españoles. Tras este periodo, todos nos encontramos con el mismo problema: nosotros nos hemos ido, pero el mundo ha seguido girando.

Esto se traduce en una bandeja de correo electrónico repleta, clientes a la espera de respuestas, facturas pendientes, acumulación de tareas y reuniones…

La situación se complica aún más para autónomos y pymes, donde la ausencia de cada persona no suele ser suplida por otra que se ocupe de sus funciones, produciéndose un cuello de botella.

Muchos trabajadores y empresas pueden tener la tentación de tratar de recuperar el tiempo perdido durante este periodo de asueto echando horas, pero eso puede ser un error.

Si nos pasamos con el ritmo de trabajo nada más llegar de las vacaciones corremos el riesgo de quemarnos, descargando inmediatamente las pilas recargadas durante nuestro descanso. Y eso no le conviene ni a los empleados ni a las empresas, ya que tener a tu plantilla fresca es esencial para la productividad, como contábamos en este artículo.

Claves para recuperar la productividad

No hay una fórmula para retomar la actividad y recuperar mágicamente la productividad. No obstante, Holded apunta algunas claves que nos pueden ayudar a que el aterrizaje sea más suave.

1. Dejar septiembre organizado antes de las vacaciones

“La productividad de la vuelta empieza, en realidad, antes de irse”, indica la compañía de software de gestión para pymes y autónomos.

Así pues, aconseja definir las cinco prioridades que deberán abordarse a la vuelta, reservar desde agosto bloques de tiempo para ejecutarlas y evitar llenar los primeros días de reuniones. Esto permitirá que el equipo tenga claro qué debe hacer desde el primer momento.

“El objetivo no es volver y empezar a organizarse, sino volver con la organización ya hecha”, recalca.

2. Automatizar todo lo que no necesita hacerse a mano

Holded reseña que una de las principales fuentes de trabajo acumulado después de las vacaciones son las tareas administrativas recurrentes.

Sin embargo, hay muchas cosas que se pueden automatizar para mejorar la productividad, como facturas periódicas, recordatorios de cobro o circuitos de aprobación.

“Automatizar estos procesos permite reducir el trabajo manual y evitar que el backlog administrativo se convierta en la primera tarea de septiembre”, apunta.

3. Saber cómo está la caja antes de tomar decisiones

“Volver de vacaciones sin tener una fotografía actualizada de la situación financiera puede llevar a tomar decisiones a ciegas”, advierte.

Así pues, recomienda revisar las facturas pendientes de cobro, detectar posibles tensiones de liquidez, actualizar las previsiones para septiembre y dejar pagos programados.

Si lo hacemos, empezaremos el mes de septiembre con una visión más clara de las finanzas, evitando tener que reaccionar sobre la marcha.

4. Una reunión, no cinco

Realizar demasiadas reuniones puede lastrar la productividad a la vuelta de las vacaciones. Reunirse con el equipo para fijar directrices y sincronizar el flujo de trabajo es fundamental, pero no hay que sobrecargar la agenda.

“El regreso suele traer consigo una sucesión de reuniones de catch up que, paradójicamente, pueden retrasar todavía más la vuelta al trabajo. Una única reunión de unos 30 minutos puede ser suficiente para que cada persona comparta sus tres prioridades, detectar tareas duplicadas y asignar responsables. Menos reuniones y más claridad: una combinación especialmente útil cuando todo el equipo está retomando el ritmo”, recalca la compañía.

5. Convertir la vuelta en un checklist

Cuando el trabajo se agolpa, no hay que perder la perspectiva. Y no hay que confundir urgencia con importancia.

“No todo lo pendiente tiene la misma urgencia. Una lista de control permite revisar, de forma ordenada, el estado de los proyectos, las tareas críticas que quedaron abiertas, los clientes que necesitan una respuesta inmediata, los proveedores con procesos pendientes y aquellas operaciones que deben reactivarse. Una herramienta sencilla que puede evitar que lo urgente termine escondiendo lo importante”, puntualiza Holded.

6. Dejar las grandes decisiones para más adelante

“Los primeros días después de vacaciones deberían servir para recuperar el control, no necesariamente para tomar las decisiones estratégicas más importantes del trimestre”, expone la empresa.

“Siempre que sea posible, conviene reservar la primera semana para ordenar, priorizar y ejecutar, dejando las decisiones de mayor calado para la segunda semana, cuando el equipo haya recuperado completamente su dinámica de trabajo”, añade.

7. Aprovechar la vuelta para tratar de recuperar posibles clientes

Holded insiste en que septiembre es un mes de reactivación comercial. “Una comunicación proactiva puede ayudar a recuperar conversaciones que quedaron en pausa durante agosto: informar de la disponibilidad del equipo, proponer fechas concretas y mantener activos los seguimientos evita que los clientes tengan que volver a empezar desde cero”, anota.

En este sentido, aconseja emplear herramientas que automaticen parte de estas comunicaciones, con el fin de evitar que dicho contacto sea una nueva carga para el equipo comercial.

8. Recuperar la productividad con pequeños hábitos

“Intentar compensar el parón de agosto trabajando a toda velocidad puede ser contraproducente. Bloques de trabajo sin interrupciones, una revisión diaria de prioridades, cerrar cada jornada dejando preparadas las tareas del día siguiente y evitar la multitarea son pequeños cambios que ayudan a recuperar progresivamente el ritmo sin convertir septiembre en una carrera contra el reloj”, concluye