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Gestión del tiempo en pymes y autónomos: automatiza tu negocio

La automatización de tareas rutinarias con bots es clave para hacer más con menos.

26/09/2023  Redacción EmprendedoresGestión
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La automatización de tareas es clave para conseguir una mejor gestión del tiempo en pymes y autónomos. La tecnología ayuda a optimizar operaciones y maximizar la productividad, algo que las grandes empresas tienen muy claro (en las empresas de mayor tamaño el 45% de las tareas repetitivas estarán automatizadas gracias a las innovaciones tecnológicas y los avances digitales), pero que sigue siendo uno de los principales retos pendientes de las pymes y los emprendedores.

“El principal objetivo de la automatización de tareas es liberar a los empleados de las tareas repetitivas que le roban mucho tiempo. Dependiendo de las características y necesidades de la tarea, éstas pueden llevarse a cabo completamente de forma autónoma o van a requerir de intervención humana en algún punto, ya sea por supervisión, complejidad, información no digitalizada o conocimiento difícil de transmitir al bot”, explica Isidoro López-Briones Santos, responsable de estrategias tecnológicas digitales de GOWtech.

Gestión del tiempo y foco en lo que de verdad importa

La automatización de tareas en una empresa no solo puede ahorrar tiempo y recursos, sino que también puede permitir a los empleados centrarse en tareas más estratégicas y creativas. Sin embargo, es importante implementarla cuidadosamente, considerando los procesos y necesidades específicos de la empresa, así como los posibles impactos en los empleados y clientes. Además, la ciberseguridad debe ser una consideración central al automatizar procesos, para proteger los datos y sistemas de la empresa contra posibles amenazas.

“Entre las ventajas adicionales, destacamos que cada tarea se suele realizar en menos tiempo que cuando la hace una persona, que se evitan los fallos por fatiga, que se puede trabajar 24/7, que no presentan inconvenientes a la hora de manejar una cantidad alta de datos y que puede mejorar la seguridad al reducir la intervención humana en ciertas tareas sensibles, lo que minimiza el riesgo de errores y fraude. Además, la automatización permite gestionar aumentos en la demanda puntual sin que repercuta en una sobrecarga ni perjuicio en el servicio que ofrece la empresa”, mantiene Isidoro López-Briones Santos.

Hay una gran cantidad de recursos y capacidades informáticas que permiten automatizar las tareas, entre las que destacan la ejecución de procesos cuando ocurran ciertos eventos; programar procesos para que se activen en ciertas horas o fechas concretas; extraer datos de correos, webs y documentos; comprender textos; conectar distintas aplicaciones; y manejar las aplicaciones como una persona.

En este escenario, el responsable de estrategias tecnológicas digitales de GOWtech señala que “las tareas que para ser completadas necesitan de la integración de varios programas, aunque alguno de ellos no tenga esta opción, podemos recurrir a la solución de bots que pueden ser programados para que hagan tareas con el ordenador de igual manera que lo haría una persona manualmente”.

En estos casos, siempre que se pueda definir unos pasos concretos, este experto matiza que “podremos programar el bot, el cual puede acceder tanto a páginas web como usar las aplicaciones de escritorio, extraer información de páginas web o de documentos, descargar documentos, completar registros web, aunque sean multipágina, requieran subir documentos y acceder con certificado electrónico, entre otras acciones”.

Un ejemplo de ello es la contabilidad para realizar la declaración de Hacienda, un proceso para el que se requiere recopilar las facturas de los proveedores para ser almacenadas, el registro de los gastos en programa de gestión y un Excel resumen que se enviará por correo al departamento de contabilidad de la empresa.

“Para evitar todo este proceso de forma manual, podríamos programar un bot que se encargara de acceder a la web con el usuario y contraseña correspondiente para que cada proveedor, cuando no exista API de integración, pueda descargar las facturas en el intervalo de fechas que interesa, leer las facturas para extraer los importes, crear el registro en el programa de gestión y guardar la factura conforme a la política de la empresa, abrir el Excel, crear la tablas según necesidades y enviarlo por correo al email de contabilidad”, afirma Isidoro López-Briones Santos.

Otros casos en los que la interacción de los bots pueden ahorrar tiempo a pymes y emprendedores son la lectura, clasificación, extracción del texto y descarga de adjuntos de aquellos correos a partir de los cuales deban ser incorporados al programa de gestión creando un nuevo expediente a partir de los datos del correo o como complemento a uno existente.

También, atender las consultas de los clientes que escriben por correo, analizándolos y comprendiendo el texto y respondiendo a consultas habituales a partir de una base de conocimiento preparada o la creación de tickets en el sistema para ser atendidos; elaborar presupuestos de un servicio a tenor de múltiples datos que deben rellenarse en formularios como conocer el precio de un seguro, útil para las corredurías de seguros; registros en la plataforma de justicia Lexnet, útil para procuradores y abogados; procesos relativos a los recursos humanos como la elaboración, pago y entrega de nóminas; o bien, procesos relacionados con los inventarios.