Llega Verifactu: ¿a quién y cómo afecta? Todas las claves

Si tienes una empresa o trabajas por cuenta propia, seguro que has oído hablar de Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica que, en 2026, transformará la forma en la que muchos autónomos, pymes y grandes compañías gestionan su contabilidad. 

Por si aún te queda alguna duda sobre qué es exactamente, para qué sirve, si te afecta y de qué manera, conviene despejarla cuanto antes, porque su implantación está a la vuelta de la esquina. El próximo 1 de enero entrará en vigor para las sociedades limitadas, las sociedades anónimas y otras formas societarias. Seis meses después, el 1 de julio, la obligación alcanzará también a los autónomos.

¿Qué es Verifactu y por qué se ha creado?

Verifactu es el nombre coloquial con el que se conoce al Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que establece los requisitos técnicos de integridad, conservación y trazabilidad que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) utilizados por las empresas y los autónomos para que sus facturas emitidas sean consideradas válidas por la Agencia Tributaria (AEAT). 

“Lo principal es que cuando expidas una factura, tu programa pueda generar y guardar o remitir a la Agencia Tributaria un resumen, también llamado ‘registro de facturación de alta y de anulación’ (estos últimos generados cuando se emita erróneamente una factura y proceda anular su registro de facturación de alta)”, explica Guillermo González, responsable de producto pymes y autónomos de Legálitas Negocios. 

Modalidades: verificable y no verificable

La normativa permite dos formas de cumplir con Verifactu, una verificable y otra no verificable. Ambas son válidas, pero la Agencia Tributaria recomienda la primera, ya que garantiza una mayor trazabilidad y simplifica el cumplimiento normativa.

• Modalidad verificable. El programa de facturación envía a la Agencia Tributaria automáticamente y en tiempo real la información de las facturas. De este modo, Hacienda tiene constancia inmediata de las operaciones. Cada registro emitido queda comunicado y validado, garantizando una trazabilidad completa del proceso.
• Modalidad no verificable. En este caso, el programa genera las facturas y almacena los datos localmente en el sistema del contribuyente, sin enviarlos de forma inmediata a Hacienda. Los registros solo deberán presentarse a la Agencia Tributaria en caso de requerimiento o inspección. Esta opción implica una mayor responsabilidad por parte del empresario o profesional, ya que será él quien deba garantizar la integridad de los datos y su disponibilidad ante cualquier comprobación. La norma permite pasar a la modalidad verificable en cualquier momento. Eso sí, una vez se haya optado por ella, deberá mantenerse hasta el final del ejercicio fiscal correspondiente.

Detrás de esta exigencia se encuentra la Ley Antifraude (Ley 11/2021), que busca garantizar que las facturas no se puedan modificar ni eliminar una vez emitidas.

El objetivo es digitalizar los procesos de facturación de empresas y autónomos —en línea con lo que sucede en otros países de Europa—, para reducir la economía sumergida, combatir el fraude fiscal y mejorar el control sobre la actividad económica.

En pocas palabras: Hacienda quiere asegurarse de que todo cuadre y la normativa Verifactu es la herramienta que lo hará posible.

Hacienda quiere asegurarse de que todo cuadre y la normativa Verifactu es la herramienta que lo hará posible

¿A quién afecta? La regla de los 4 ‘NO’

Verifactu alcanza a todas las personas físicas y jurídicas que emiten facturas por sus actividades económicas mediante un Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Da igual si eres un autónomo, una pyme o una gran empresa. Si trabajas con un software de facturación, deberás hacerlo con uno compatible con los requisitos de Verifactu; es decir, certificado por la Agencia Tributaria. 

Hay una forma sencilla de comprobar si estás dentro de su ámbito de aplicación. Basta con aplicar la llamada “regla de los cuatro NO”. Hazte estas preguntas: 

• ¿Facturas exclusivamente de forma manual?
• ¿Estás adscrito, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del Suministro Inmediato de Información (SII)?
• ¿Tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra?
• ¿Dispones de una resolución en vigor que te exima de cumplir con Verifactu?

Si has respondido “No” a las cuatro, sí estás obligado a adaptarte a Verifactu.

No hacerlo puede salir caro. El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio; “además de los problemas fiscales que puedan generarse, dado que la Agencia Tributaria podría intensificar los controles sobre quienes no se adapten”, advierte Guillermo González.

Pero las consecuencias no son solo económicas. Así lo puntualiza el responsable de producto pymes y autónomos de Legálitas Negocios: “Desde el punto de vista operativo y reputacional, podría suponer un rechazo de facturas y retrasos en los cobros, especialmente si se trabaja con grandes empresas que exigen cumplimiento normativo; dificultades en la gestión diaria, ya que un software no adaptado puede generar errores o incompatibilidades; y desconfianza en el negocio, pues no cumplir con la normativa puede afectar la imagen del propio negocio”. 

Verifactu es obligatorio para todas las personas físicas y jurídicas que emiten facturas por sus actividades económicas mediante un Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)

¿Quiénes están exentos?

Aunque la norma busca una aplicación generalizada, Verifactu no afectará por igual a todos los contribuyentes. Existen algunos casos en los que la obligación no aplica o lo hace de forma parcial. Estas son las cuatro excepciones principales:

1. Los profesionales acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII)

Esta es la excepción más significativa. Quedan fuera de Verifactu las empresas y los autónomos que ya están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, como quienes tienen un volumen de facturación superior a seis millones de euros, los inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o quienes se hayan adherido voluntariamente.

La razón es lógica. El SII ya envía la información de las facturas a Hacienda en tiempo real, cumpliendo el mismo objetivo de control y trazabilidad que persigue VeriFactu. Duplicar procesos no tendría sentido.

2. Actividades exentas de la obligación de emitir factura

Algunas actividades económicas, por su propia naturaleza, no están obligadas a emitir factura según el Reglamento de Facturación. Es el caso de determinadas operaciones financieras o de seguros, así como de las actividades educativas o sanitarias exentas de IVA. En estas situaciones, tampoco será necesario disponer de un sistema Verifactu.

¡Ojo a un matiz importante! Si un autónomo desarrolla más de una actividad y una de ellas sí requiere emitir factura, deberá usar Verifactu para esa parte de su negocio. Por ejemplo, si combina la formación reglada (exenta) con servicios de mantenimiento o transporte (no exentos), tendrá que facturar estos últimos a través de un software certificado.

3. Regímenes especiales: módulos, agricultura y recargo de equivalencia

En estos casos, la aplicación de Verifactu depende del tipo de operación y del régimen fiscal:

• Autónomos en módulos (estimación objetiva): no están obligados a usar VeriFactu para sus operaciones habituales, salvo que un cliente profesional les pida una factura completa. En ese caso, sí deberán generarla con un sistema certificado.
• Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGP). Están exentos ya que los documentos los emiten los compradores de sus productos.
• Recargo de equivalencia. Los comerciantes minoristas no emiten facturas a particulares, por lo que no necesitan Verifactu. No obstante, si venden a otra empresa o profesional que solicita factura, deberán hacerlo conforme a la norma.

4. Comunidades Autónomas con sistemas forales

Los contribuyentes con domicilio fiscal en la Comunidad Autónoma del País Vasco o en la Comunidad Foral de Navarra no están sujetos Verifactu, ya que ambas cuentan con sus propios sistemas de control tributario: TicketBAI y NaTicket, respectivamente.

Verifactu no es la factura electrónica 

Aunque ambos términos comparten el objetivo de digitalizar la facturación y reforzar el control fiscal, su funcionamiento y finalidad son distintos. Estas son las diferencias entre Verifactu y factura electrónica:

VeriFactu no afecta al formato en el que se envía la factura, sino al sistema informático utilizado para generarla, que debe estar certificado por la Agencia Tributaria para garantizar que cada documento es auténtico, inalterable y verificable. 

Por su parte, la factura electrónica, impulsada por la Ley Crea y Crece, es la forma digital de una factura tradicional, que puede realizarse en formato pdf, XML, Facturae, etc. “Se considera válida si cumple con los requisitos legales, es decir, identificación del emisor, del receptor, importe, impuestos aplicables. Actualmente no es obligatoria, salvo en algunos sectores o en nuestras relaciones comerciales con las Administraciones Públicas”, aclara Guillermo González. 

Retos y beneficios de implementar el sistema de facturación electrónica

Es cierto que la implantación de Verifactu traerá consigo ciertos desafíos que conviene tener en cuenta. 

En primer lugar, puede suponer un coste añadido para quienes necesiten actualizar su software de facturación y adaptarlo a los nuevos requisitos técnicos. A ello se suma el tiempo de aprendizaje necesario para familiarizarse con el sistema y con los nuevos procesos de emisión y gestión documental.

Aun así, los beneficios superan con creces los inconvenientes, dado que Verifactu no solo busca reforzar el control fiscal, sino también facilitar el trabajo diario de autónomos y empresas. Estas son sus principales ventajas:

• Mayor transparencia y trazabilidad. Especialmente en la modalidad verificable, que envía automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, garantizando un registro íntegro, inalterable y en orden cronológico.
• Menos errores y más eficiencia. La automatización de procesos evita duplicidades, simplifica la conciliación contable y fiscal y reduce significativamente el papeleo, impulsando la digitalización de la gestión.
• Auditorías más ágiles y cumplimiento fiscal más sencillo. El registro seguro y accesible de las facturas desde la sede electrónica de la AEAT facilita las comprobaciones, declaraciones e inspecciones, reduciendo el riesgo de errores y sanciones.
• Ahorro de tiempo y costes administrativos. Centralizar la gestión y eliminar tareas repetitivas libera recursos y permite centrarse en actividades de mayor valor.
• Mayor profesionalidad y confianza. Cada factura incluirá un código QR que permitirá verificar su validez. Cumplir con VeriFactu refuerza la imagen del negocio y aumenta la credibilidad ante clientes, socios y Administración.
• Preparación para la factura electrónica obligatoria. Adaptarse ahora a Verifactu facilitará la transición a la futura implantación general de la factura electrónica, evitando costes y esfuerzos duplicados.

En definitiva, Verifactu no solo marca un cambio normativo, sino un paso adelante hacia una gestión más ágil, transparente y adaptada al entorno digital. Quienes se preparen a tiempo no solo cumplirán con la ley, sino que estarán mejor posicionados para competir.