Estos son los errores legales más frecuentes que amenazan a tu pyme

Cumplir con las normativas y los plazos legales es un proceso que puede resultar en quebraderos de cabeza para muchos autónomos y pequeñas empresas. La complejidad burocrática multiplica las exigencias sobre muchos negocios, lo que lleva a errores legales muy comunes. Esto sucede en gran medida porque estos centran su día a día en sacar adelante la actividad, sin saber que están incumpliendo la ley.

Para tratar este tema con una mayor profundidad charlamos con Joaquín Barga, cofundador de Cumpleo, una startup de legaltech centrada en ayudar a autónomos y pymes a cumplir con sus obligaciones legales. Ante todo el ciclón burocrático, Barga asegura que “las obligaciones han crecido, pero no los mecanismos para informar y ayudar a las empresas a cumplirlas”.

Según señala el cofundador de Cumpleo, las pymes tienen que centrarse en sacar a flote su negocio día a día. Es por esto que “no pueden estar pendientes todos los días del BOE”. Para Barga y Cumpleo es tan importante legislar como facilitar que las empresas cumplan esa misma legislación.

Los errores legales más comunes

Uno de los fallos más habituales que destaca Barga es creer que ciertas normas solo afectan a las grandes empresas. Si hay una frase habitual entre los clientes de sus oficinas, esta es: “Pensaba que eso no me aplicaba”. Muchas pymes descubren demasiado tarde que estaban obligadas a cumplir determinadas exigencias.

Otro de los errores recurrentes es recurrir a plantillas o documentos descargados de internet como si fueran modelos universales o panaceas. Barga advierte de este riesgo con estas palabras:

“Una política de privacidad genérica o un protocolo descargado de cualquier página no suele reflejar la realidad de la empresa y, jurídicamente, puede no servir para nada”.

Además, existen pequeños incumplimientos que pasan desapercibidos pero que pueden acarrear problemas: cámaras de videovigilancia mal instaladas, formularios web sin la información necesaria… “La mayoría de los problemas empiezan por pequeños detalles que parecen inofensivos”, añade.

¿Desconocimiento o mala fe?

Ante todas estas posibilidades de error, surge una duda: ¿es realmente desconocimiento o es que las pymes aprovechan esa apariencia de inocencia?

La realidad que Barga ha percibido a lo largo de su carrera concuerda más con lo segundo. Una empresa pequeña no tiene una infraestructura suficiente para que le resulte rentable incumplir la ley a cambio de asumir ese riesgo. Barga profundiza en el tema de esta forma:

“La inmensa mayoría de autónomos y empresarios quiere cumplir. Nadie decide conscientemente asumir riesgos cuando las consecuencias pueden ser importantes. El problema es que muchas veces nadie les ha explicado de forma clara qué les aplica y qué no”.

Otro de los factores que influyen en la perpetuación de estos errores legales es concibir estas obligaciones como algo puntual a cumplir en un momento determinado. La realidad es que los requisitos deben ser respetados a lo largo del tiempo, no únicamente cuando viene una inspección de trabajo. Para Barga, cumplir con las exigencias legales es “un proceso que debe mantenerse vivo, no guardado en un cajón”.

¿Cuáles son las consecuencias reales?

Aunque las sanciones económicas son la primera consecuencia en la que todo el mundo piensa cuando se habla de pifias legales, existen otros riesgos con un peso mucho mayor.

Una inspección de trabajo, una reclamación de un empleado o una brecha de seguridad puede suponer un daño reputacional muy grave, especialmente para empresas pequeñas. Pero el riesgo no termina aquí.

Hoy en día, el cumplimiento de la normativa a rajatabla se ha convertido en un requisito imprescindible para acceder a ayudas públicas y subvenciones. En este caso, no estar legalmente al día y no saberlo puede suponer un mazazo para cualquier pyme, ya que puede dejar de disponer de capitales con los que ya contaba para sus operaciones.

Además, los inversores, compradores y bancos revisan estas cuestiones antes de cerrar una operación. Todo esto implica que los errores legales pueden convertirse en un factor clave para acabar con la competitividad y el crecimiento empresarial.

Aunque debe mantener el anonimato de sus clientes, Barga comparte con la revista algunos casos que ha visto pasar por su oficina con los años.

Algunas empresas descubren durante una inspección laboral que llevan años obligadas a tener un Plan de Igualdad sin saberlo. Otras creen erróneamente que un simple canal de comunicación interna puede servir como canal de denuncia… Para Barga hay un punto en común entre todas ellas: no había intención de incumplir, simplemente desconocían lo que se les exigía.

Tres consejos clave

Para el cofundador de Cumpleo, la mayoría de errores legales pueden evitarse siguiendo tres sencillas directrices que pueden salvar tu pyme con solo un poco de esfuerzo:

• Primer consejo: saber qué obligaciones te aplican. No se puede cumplir lo que se desconoce.
• Segundo consejo: no copiar documentos de internet. Lo barato suele salir caro cuando llega una inspección.
• Tercer consejo: entender que esto no es un trámite puntual. La empresa cambia, la normativa cambia y el cumplimiento tiene que cambiar con ellas.

Con estas ideas finales, queda claro que los errores legales suelen ser una muestra de desconocimiento y falta de previsión. Por ello, resulta fundamental contar con información clara y asumir que las exigencias legales son una tarea continua. Una que marca la diferencia entre crecer seguro o enfrentarse a problemas mucho más graves que una simple multa.