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Esta es la diferencia entre gastos e ingresos y cobros y pagos

Para una buena gestión, pon el foco en procesos que optimicen gastos y generen ingresos, y en una cultura que genere un flujo de cobros y pagos sano y equilibrado.

21/01/2024  Redacción EmprendedoresGestión

El perfil de los emprendedores en España se va transformando en el tiempo. En los últimos años, estamos viendo cómo al emprendimiento en sectores y actividades tradicionales como la restauración, la distribución, etc., se suman, de forma exponencial, proyectos startup centrados en las áreas del conocimiento, de la tecnología y de la digitalización.

Este nuevo perfil de emprendedor suele tener niveles altos de formación, habitualmente, de tipo técnica, y emprenden con una visión muy centrada en dar soluciones a las necesidades de transformación de los modelos de negocio de su cliente target, y en la creación de valor con productos innovadores.

Un rasgo que comparten estos nuevos perfiles con el emprendedor tradicional es su foco en la creación de negocio, en el binomio necesidad-solución. Una condición de partida fundamental para cualquier proyecto que persiga la viabilidad, la rentabilidad y el crecimiento.

Pero, “también observamos que sigue habiendo, en general, una relajación en algo tan importante como es la creación, desde el primer momento, de organizaciones con culturas financieras fuertes; empresas con una acción comercial que ponga foco en la sostenibilidad financiera como principio fundamental”, afirma Pablo Couso, director comercial de Datisa.

Gastos e ingresos

Un ejemplo de lo que habla este experto es la confusión muy extendida que hay entre los emprendedores con los conceptos ‘gasto e ingreso’ y ‘cobro y pago’.

Desde un punto de vista comercial, “los gastos y los ingresos nacen con las operaciones de compra y de venta. Las compras generan compromisos u obligaciones de pago: los gastos. Y las ventas generan derechos de cobro: los ingresos”, asegura Couso, que profundiza en estos dos conceptos que tantos quebraderos de cabeza provocan.

“En España, las empresas aplicamos el principio contable de devengo, que dice que debemos reconocer y contabilizar los gastos e ingresos en el momento en el que se generan. El estado financiero fundamental en el que converge esta información es la cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias. Por tanto, cuando analizamos una cuenta de resultados estamos viendo detalle de las partidas de gastos e ingresos, y la diferencia nos dice si estamos teniendo beneficios o pérdidas. Si, a lo largo del tiempo, con el mismo consumo de recursos incrementamos el beneficio, estamos siendo más productivos e incrementando nuestra rentabilidad”.

Cobros y pagos

Pero, las empresas, además de rentables, necesitan tener liquidez. Y aquí encaja el concepto de cobros y pagos. “El cobro es la forma en la que el ingreso se hace tangible y efectivo. En paralelo, el pago es el momento en el que el gasto se hace tangible. Cobros y pagos son tangibles porque generan flujos de caja, es decir, salidas y entradas de dinero. La liquidez tiene que ver con disponibilidad efectiva a corto plazo de dinero, y de activos líquidos o semilíquidos como los saldos de clientes y el stock en inventario”, subraya este experto.

Couso considera que la gestión de la liquidez está muy relacionada con los flujos y el cycle time de las secuencias compra-gasto-pago y venta-ingreso-cobro. Los flujos de gastos e ingresos no coinciden en el tiempo normalmente con los flujos de pagos e ingresos. Y, en algunos sectores, esta característica es muy acusada. Y eso exige una gestión.

Así, para una buena gestión, “debemos poner el foco en aquellos procesos que optimicen los gastos, y que generen ingresos; y en una cultura comercial que genere un flujo de cobros y pagos sano y equilibrado”.

Herramientas de apoyo

El director comercial de Datisa enumera algunas herramientas que nos ayudarán a conseguir todo esto:

1. Los presupuestos contables nos permiten planificar y estimar para el ejercicio la corriente de gastos, de ingresos, de las partidas de la cuenta de pérdidas y ganancias y del resultado de la empresa. Controlar las desviaciones entre lo presupuestado y lo real y reaccionar con antelación de forma proactiva.

2. Los presupuestos de tesorería nos permiten planificar para el ejercicio la corriente de entradas y salidas de dinero, incluidos los cobros y pagos. Y controlar las desviaciones, no solo a nivel histórico, sino a nivel de futuro inmediato. Nos permiten anticipar agujeros en la liquidez inmediata y reaccionar a tiempo de forma proactiva. Adoptando soluciones financieras a corto, y corrigiendo malas prácticas comerciales.

3. La contabilidad analítica nos permite bajar el control y planificación de los gastos e ingresos a los centros de coste de la empresa y a las unidades de negocio existentes. Por ejemplo, dentro de una cadena de tiendas, que operan bajo un mismo CIF, controlamos y planificamos el detalle de gasto e ingreso y la rentabilidad de cada tienda.

4. El ERP es la herramienta que nos permite poner en marcha de forma automática la generación de presupuestos contables, de tesorería, sistemas de contabilidad analítica, y los correspondientes análisis de desviaciones.

5. El business intelligence pone a disposición de la dirección de la empresa toda esta información de forma gráfica e intuitiva, en cualquier dispositivo (móvil, portátil o de sobremesa) y de forma actualizada.

Llegar a ser más transversal

Según Couso, estas herramientas nos permiten dos cosas muy importantes:

1. Por un lado, controlar los resultados de nuestra acción comercial, y si hay desviaciones respecto a nuestra planificación, reaccionar a tiempo de forma proactiva a un nivel financiero. Esto nos permitirá cubrir a tiempo y al menor coste posible los posibles agujeros de liquidez o aprovechar puntuales excesos de liquidez para inversiones productivas.

2. Y, por otro, ir a las causas estructurales de esas desviaciones, que muy habitualmente residen en desajustes operativos. Por ejemplo, puede que hayamos entrado en la venta de nuevos productos o servicios que no dominamos y que provocan devoluciones; quizás una relajación comercial en las formas de cobro; o compras por volumen que mejoran el precio de adquisición, pero que luego no somos capaces de sacar a la calle, etc.

“Haciendo esto, estamos siendo transversales, que es una de las necesidades más importantes del liderazgo moderno. Rompemos silos dentro de nuestras organizaciones y somos más orgánicos”.

Couso considera que, cuando se emprende un negocio, se hace con ilusión “y queremos disfrutar, queremos crear valor, dar buenas soluciones a nuestros clientes. Por eso, es tan importante prestar atención desde el inicio a la parte financiera de nuestra organización. Porque queremos que nuestro proyecto sea inspirador y además, una motivación en nuestra vida, no un quebradero de cabeza. Si tenemos esto en cuenta desde el principio, si nos ocupamos de priorizar la cultura financiera dentro de nuestra empresa, estaremos en el buen camino de la rentabilidad y de la sostenibilidad de nuestro negocio”, concluye.

Redacción Emprendedores