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¿Qué hacer con tu caja si los clientes empiezan a pagar tarde?

Te ofrecemos herramientas para solucionar imprevistos, si empiezas a tener problemas de tesorería.

10/10/2023  Redacción EmprendedoresGestión

Cuando en una misma frase se conjugan las palabras ‘problema’, ‘caja’ y ‘negocio’, el miedo empieza a recorrer toda la empresa. Y es lógico que te empiecen a temblar un poco las piernas porque la liquidez de un negocio es fundamental para su supervivencia.

Y uno de esos problemas con la caja es cuando los clientes empiezan a pagar tarde. Como afirma Pablo Couso, director comercial de Datisa, si eso ocurre tienes ante ti un problema que hay que abordar trabajando en diferentes planos.

“De forma inmediata, debes actuar en el plano financiero, porque la cuestión afecta directamente a tu nivel de liquidez; y a tu solvencia y capacidad para atender tus obligaciones de pago a proveedores, acreedores, y trabajadores”. Así, siguiendo los consejos de este experto, por un lado, debes valorar si pese al retraso en los cobros, “tienes liquidez suficiente para atender tus obligaciones de pago inmediatas”. Así sabrás cuál es la situación real de tu caja.

Por otro lado, y en función de esa situación de la caja, “debes valorar la necesidad de negociar con tus proveedores, buscando un aplazamiento en los pagos”. También deberás valorar si debes acudir a bancos u otras fuentes para la búsqueda de financiación. En cualquiera de los casos, “cuanto más transparente sea tu información financiera, y cuanto más instalada tengas en tu empresa una cultura de transparencia financiera, más sencillo te será acudir a fuentes de financiación y obtenerlas”.

Couso asegura que, a la vez que atiendes los aspectos más inmediatos y urgentes de tu caja, “debes hacer una valoración sobre si te encuentras ante un problema puntual o si se trata de un problema que tiene una dimensión más bien estructural. Porque si es estructural, estamos ante un problema que incrementa de nivel de riesgo”.

¿Por qué a mí?

Por tanto, debes preguntarse, ¿por qué está pasando esto? “Podría haber razones de contexto coyunturales: crisis económica, problemas sectoriales… que estén influyendo en la capacidad de pago de tus clientes. Pero, independientemente, de la situación de contexto, si los clientes empiezan a pagar tarde, normalmente, la solución para atajar los problemas, o parte de esos problemas, está en el plano operativo. Y ya, no solo eso, sino que, muy a menudo, la raíz del problema de caja proviene de la gestión comercial de las operaciones con clientes”.

En este sentido, Couso recomienda preguntarse ¿qué cosas particulares, independientemente del contexto, podrían estar pasando en el plano operativo?

“Nos podemos encontrar con situaciones en que hemos decidido ir a por nuevos clientes o mercados, que no conocemos, y que tienen más riesgo. Quizás hemos decidido entrar en una nueva línea de producto o servicios que no dominamos, y que nos está creando conflictos con los clientes, y con ello dificultades en el cobro. O podría ser, incluso, que por falta de coordinación de las áreas comercial y financieras de tu empresa, hayamos flexibilizado la política de forma de cobro a los clientes, dando lugar a ese retraso en los cobros. Esto podría venir motivado, por ejemplo, por unos objetivos demasiado difíciles de alcanzar, que provoquen malas prácticas comerciales que deriven en un exceso de riesgo en las operaciones. Eso, junto con una descoordinación con el área financiera, podría poner nuestra empresa en una situación financiera difícil”.

Una vez identificadas todas estas situaciones, se pueden atajar en ese mismo plano operacional, con medidas racionales, implementadas con firmeza. “Lo importante, por tanto, es que debemos poner foco, no solo en encontrar soluciones financieras al problema puntual, sino también en entender la causa del problema, y en encontrar soluciones duraderas o definitivas”.

Couso sostiene que el hecho de detectar problemas financieros nos ayuda, no solo a solucionar la cuestión financiera, sino también a identificar y solucionar problemas operativos y, por tanto, de eficiencia en los procesos y prácticas comerciales.

El papel del CFO y la cultura financiera

“Y aquí llegamos a una cuestión cultural crucial: ¿Cuál debe ser el rol de un CFO (director financiero) moderno? Porque estamos viendo que el financiero debe dar respuesta a las necesidades financieras de la empresa. Pero, también que esas necesidades nacen en buena medida en las gestiones operativas de la compañía (comercial, compras…). ¿Debe ser el CFO alguien aislado en su despacho? Seguramente, no. Un rol importante y moderno que puede asumir el CFO es el de extender la cultura financiera a toda la compañía; romper silos y llevar esa cultura hasta donde palpitan las necesidades: en las operaciones”.

Para Luis M. Núñez, director de Finout, lo primero es anticiparse. “Si no llegas a ese punto, puede ser muy tarde. Define un máximo de riesgo que quieres asignar a un cliente y muévete dentro de ese margen. Si ya es tarde, no incrementes el saldo con ese cliente. No insistas en vender, porque eso te puede costar caro”.

Este experto recomienda ofrecer a los clientes vías para que te paguen: “Que te emitan confirming o documentos que puedas adelantar vía banco. Puedes, incluso, pedir que asuman ellos los costes financieros o repartirlos”.

En el supuesto de que creas que no existe riesgo de impago por parte de tus clientes, “sino que es más un retraso porque sí, puedes financiarte a corto plazo para cubrir ese desfase. Lo importante es lograr caja. Olvídate un poco del coste financiero”, aconseja Núñez, que recomienda llevar al día un presupuesto de tesorería que te permita, en función de cómo se ‘mueven’ los clientes, adelantarte y tomar una u otra decisión antes de que sea tarde. Porque recuerda siempre que las empresas mueren por la caja, no por la cuenta de resultados”.

Herramientas para solucionar imprevistos

Couso recomienda estas herramientas para solucionar situaciones imprevistas de caja. Por un lado, herramientas preventivas, que te ayudarán a minimizar la probabilidad de que se den estas situaciones:

Transparencia financiera

Una cultura transparente, con foco en el detalle contable como fuente de información de negocio, te permitirá tomar decisiones de gestión basadas en datos. “Eso te permitirá tener mejores resultados y ser más rentables. Esto se reflejará en los números contables. Buenos números presentados de forma transparente facilitan que los análisis financieros que sobre nosotros hagan bancos o proveedores sean favorables”.

Cultura financiera

Una empresa con cultura financiera es una empresa que pone el foco en la rentabilidad y en la sostenibilidad. “Con prácticas comerciales que velan por la disponibilidad de liquidez y por una caja saneada”.

Herramientas proactivas

Y, por otro lado, herramientas proactivas, que te permitirán reaccionar con tiempo:

ERP financiero, con soluciones de planificación presupuestaria de ingresos y gastos, y de cobros y pagos, que beba de datos contables y de los operacionales. “Te permitirá detectar con anticipación desviaciones negativas en caja y accionar con tiempo medidas financieras y operativas”.

ERP financiero, con información financiera disponible para el área comercial de tu empresa, “con permisos y bloqueos, que velarán por la seguridad y el riesgo de las operaciones de compra y venta”.

ERP financiero, con soluciones de contabilidad analítica “que te permitirán saber en qué líneas de negocio estás siendo rentables y en cuáles deficitarios”.

Con business intelligence financiero y de operaciones (compra, venta, y almacén), “que facilitará la visión compartida a las diferentes direcciones (comercial, financiera…), de forma gráfica, amigable y desde cualquier dispositivo, facilitando decisiones alineadas y basadas en datos”.

Redacción Emprendedores