Año nuevo, presupuesto nuevo. ¿Cómo planificarlo? Primero tienes que establecer la estructura presupuestaria, lo que podrás hacer a través de una plantilla de ingresos y gastos. Eso sí, “para que no se escape alguna fuente de ingresos o gastos, hay que conocer a fondo la actividad para recoger en la plantilla todos los conceptos significativos”, recomienda Miguel Ángel Alé Jiménez, socio fundador de Alé Finanzas Externas.
Establecida la estructura presupuestaria, y después de rellenar la plantilla, es el momento de las previsiones, es decir, “cuantificar cómo se va a comportar cada partida y plasmarlo en el documento”, apunta Alé, una tarea que para este experto tiene que hacerlo “aquel o aquellos a quienes se va a exigir luego el cumplimiento de esos objetivos, para que su compromiso con la tarea sea total. Si el presupuesto se fija desde la dirección sin contar con los responsables de conseguirlo, el vínculo que les unirá a su consecución será mucho más débil. En las empresas más pequeñas, sin departamentos definidos, puede ser el propio empresario el encargado de su diseño y cumplimiento”.
Reunión, revisión y control
En este punto, ya tenemos confeccionado el presupuesto por cada responsable de departamento. Este es el momento en que la dirección, es decir, tú, se reúne con cada uno de ellos para repasarlo, discutirlo o modificarlo. “Que los responsables de área sean los que prevén los números no significa que sean ellos los que deciden que esos son los números válidos. Los objetivos los valida el jefe”, recuerda Alé.
La siguiente fase es hacer cumplir el presupuesto, “hay que ir midiendo, con la periodicidad que se necesite (semanal o cada dos semanas en las más pequeñas), cada una de las partidas que componen nuestro plan y comparar con lo que se previó”, añade.
Y la última etapa, y no menos importante, “cuando el año esté cerrado y se puedan comparar datos reales con previstos de todos los meses, hay que estudiar las desviaciones que se han producido, las acciones que se tomaron para corregirlas y el grado de consecución de objetivos”, concluye el socio fundador de Alé Finanzas Externas.
