En el ecosistema de las startups, cada trimestre parece una maratón con vallas, en el que se presentan nuevos retos, cambios de rumbo y decisiones que no admiten demora. Y ahora, entrando en la recta final de 2025, hay un tema que empieza a acaparar conversaciones en despachos y reuniones: cómo facturar cumpliendo las nuevas reglas del juego. El protagonista se llama Verifactu, un sistema de facturación avalado por la Agencia Tributaria que viene para quedarse, pero que, además, bien aprovechado, puede convertirse en una herramienta para ganar agilidad, reforzar la transparencia y, de paso, sumar credibilidad frente a inversores y clientes.
A partir de ahora, cualquier programa de facturación deberá ser capaz de generar un registro digital seguro que incluya firma electrónica, huella digital, un código QR y el texto legal que marca la norma. No es un simple cambio de formato, el sistema tendrá que estar preparado para enviar la factura a Hacienda en el acto o, como mínimo, dejarla lista para su remisión. Y aunque la obligación completa no entrará en vigor hasta 2026, dejarlo para última hora es un riesgo que pocos emprendedores pueden permitirse correr.
Las fechas ya están marcadas en el calendario: para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, la cita es el 1 de enero de 2026; para los autónomos, el 1 de julio del mismo año. El castigo por no adaptarse serán sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, así que, antes de entrar en pánico, lo mejor es entender el sistema y, sobre todo, aprender a implementarlo con cabeza. En este sentido, recursos como Verifactu paso a paso pueden ahorrarte muchos dolores de cabeza.
Paso 1: Evalúa tu situación actual
Antes de lanzarte a instalar nada, revisa cómo emites y registras tus facturas ahora mismo. ¿Usas un software en la nube? ¿Un programa local? ¿Excel? Esta auditoría inicial te ayudará a detectar qué debes mejorar para cumplir con Verifactu y si tu sistema actual puede adaptarse o tendrás que migrar.
Paso 2: Elige un software homologado
No todos los programas de facturación están preparados para cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria. Asegúrate de que el que elijas esté en la lista oficial de soluciones adaptadas. Busca opciones que, además de cumplir la normativa, incluyan tutoriales claros, soporte técnico eficaz y actualizaciones automáticas.
Paso 3: Configura los elementos obligatorios
Una vez instalado el software, activa y revisa todos los elementos exigidos:
• Firma electrónica y huella digital para cada factura.
• Código QR que permita cotejar la información.
• Texto legal correspondiente.
• Encadenamiento de facturas para asegurar la trazabilidad.
Paso 4: Capacita a tu equipo
El software no trabaja solo, cualquier persona que emita o gestione facturas debe conocer el funcionamiento del nuevo sistema, cómo actuar ante errores y cómo garantizar que cada factura cumpla con la normativa. Planifica al menos dos sesiones internas para formar al equipo y resolver dudas.
Paso 5: Realiza pruebas antes de la fecha límite
No esperes a 2026 para estrenar el sistema, empieza a emitir facturas en modo Verifactu de forma progresiva. Esto te permitirá detectar problemas, ajustar procesos y evitar el caos de una implementación contrarreloj.
Paso 6: Comunica el cambio
Aprovecha esta adaptación como un valor añadido. Mencionar que tu empresa ya trabaja bajo Verifactu en reuniones con inversores, clientes o partners transmite transparencia y compromiso con la legalidad.
