Empezaremos por una obviedad: las facturas originales hay que guardarlas. Es de sentido común. Ya lo dice el refrán: Negocio precavido vale por dos (bueno, no era así exactamente; pero eso no importa ahora).
La pregunta es otra: ¿Cuánto tiempo? ¿Sólo las facturas o también otros documentos?
Para hacerlo más completo, hablaremos mejor de documentación contable y fiscal, y no sólo de facturas, que son importantes, sí, pero no lo son todo. Pero antes, un par de referencias básicas: en España el Código de Comercio y la Ley General Tributaria aclaran qué documentos hay que guardar y cuánto tiempo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos mercantiles?
El Código de Comercio, que se remontan nada más y nada menos que a 1885, lo señala en su artículo 30.1: seis años, a partir del último asiento contable.
Los documentos a los que se refiere esta normativa son “los libros, correspondencia, documentación y justificantes” concernientes a tu negocio.
Esta obligación se extiende a todos los documentos mercantiles:
- Libros obligatorios: diario, inventario, cuentas anuales, libro de actas, registro de acciones normativas y de socios.
- Libros no obligatorios: el mayor y registros de IVA.
- Documentos y justificantes como facturas emitidas y recibidas, tiques, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.
¿Y qué pasa si he cesado en mi actividad profesional? ¿Y qué en caso de fallecimiento? El Código de Comercio, al que no se le escapa nada, aclara esto y una cosita más en el artículo 30.2:
- En caso de cese de actividad, has de guardar los documentos durante 6 años.
- En caso de fallecimiento, son los herederos los encargados de ocuparse de esos documentos (también por seis años).
- Si se trata de una sociedad en vías de disolución, son los encargados de su liquidación los obligados a cumplir con este precepto (también seis años).
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos fiscales?
Antes de preguntarse cuánto tiempo, habría de preguntarse qué entendemos por documentos fiscales. Para entendernos, y siempre según la Ley General Tributaria:
- Justificación de la liquidación de impuestos (IRPF, IVA, Impuesto de Sociedades, etc.).
- Documentos que prueben la información registrada en los libros, y aquí cabe incluir programas y archivos informáticos. Y con programas nos referimos también a un programa de facturación y contabilidad.
Los documentos fiscales hay que conservarlos siguiendo los siguientes plazos: cuatro años, a partir del día en que finaliza el plazo de presentación de la declaración o autoliquidación.
Sin embargo, este plazo puede sufrir modificaciones. O mejor dicho, interrupciones. Es decir, si se interrumpe el periodo de prescripción, el contador se pone a cero y puede superar el plazo de 6 años indicados por el Código de Comercio.
En resumen, y para evitar hacernos un lío, podemos concluir lo siguiente:
- Los documentos mercantiles (libros obligatorios y no obligatorios junto a sus documentos justificativos) han de guardarse al menos 6 años desde su último asiento.
- Los documentos fiscales (libros de contabilidad, libros de registro de IRPF, IVA, IS, etc.) han de conservarse al menos 4 años desde la presentación de la declaración correspondiente.
Nos podríamos quedar aquí, darlo por zanjado y volvernos a casa. Pero hay que añadir una información – los “supuestos especiales” que dice la ley – concerniente principalmente a empresas y, más concretamente, al Impuesto de Sociedades (IS) y las facturas de inmovilizado. Veámoslo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos relativos al Impuesto de Sociedades?
Si estás obligado a tributar por el IS puede ocurrir – y, de hecho, ocurre durante los primeros años – que tu empresa no genere riqueza. Al no haberla, cuando Hacienda ha de calcular la base del impuesto, el resultado saldrá negativo. Esto, de forma simplificada, es lo que en derecho tributario se conoce como “base imponible negativa”.
La ley te permite un máximo de 18 años para compensar esas pérdidas desde que presentas la primera declaración positiva. Mientras tanto, has de guardar todos tus documentos contables, la declaración del IS y los documentos correspondientes (facturas, comprobantes, etc.) hasta la fecha de su compensación. A esto debes sumarle los cuatro años de prescripción de la declaración.
En otras palabras, deberías guardar los documentos – como máximo, porque la compensación puede ocurrir antes de los 18 años – durante 23 años.
¿Por qué 23, es que no sabemos sumar? Porque si la primera declaración negativa hace referencia al ejercicio de 2014 y tardas 18 años en compensarlo (en 2032), la declaración positiva del ejercicio 2032 la presentas un año después (en 2033) y ésta (la declaración) prescribe en 4 años (en 2037). Por lo que tendrás que guardar los documentos hasta julio de 2037 (cuando se presenta la declaración del IS).
En suma – y restando 2014 a 2037 -, estamos hablando de 23 años. Ahora sí que salen los números.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de inmovilizado?
Los activos fijos o inmovilizado tienen una naturaleza duradera. Al no estar sometidos al ciclo económico anual, la ley les reserva unos plazos diferentes.
¿Por qué? Porque el inmovilizado, cuando se amortiza, genera gastos. Y como la amortización puede durar varios años, la ley exige conservar sus facturas todo el tiempo que dure el inmovilizado más los cuatro años de prescripción fiscal.
