Cristina Parera Pascual, en su libro Técnicas de Archivo y Documentación en la empresa (FC Editorial), dice que “tenemos que seguir un sistema sencillo para adiestrarnos en este arte”. Las siguientes preguntas te ayudarán en ello:
¿Requiere esto alguna acción por mi parte? El hecho de que hayas recibido la información, no significa que necesites guardarla ¡Si no requiere acción, archívala o tírala inmediatamente!
¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tuviera esta información? Esta es la clave para tomar la decisión. Si estás de acuerdo en vivir con la respuesta, actúa en consecuencia: tíralo o guárdalo.
¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información? Si no puedes identificar como podrías usarla, ¡no la guardes! Es poco probable que recuerdes que la tienes y, aun menos, dónde.
La información que proporciona ¿es suficientemente reciente para ser útil? Hoy la información se vuelve obsoleta rápidamente. Es más útil conocer la fuente de información. Anota la fuente en tu agenda y ¡tíralo!
¿Necesita alguien esta información? Si ya has decidido tirar esa información, piensa en alguien a quien puede, de alguna forma, serle útil y pásasela. ¡No tendrás la sensación de haberla tirado!
