El coste invisible de cambiar de oficina; lo que una mala planificación puede costarle a una pyme
Una empresa de Madrid compró a otra con la intención de fusionar equipos en una misma sede. El día del traslado, los empleados de la oficina receptora no habían sido formalmente avisados. Seguían trabajando. No había espacio preparado para los nuevos. El mobiliario tuvo que quedarse en un almacén improvisado y el equipo de mudanzas tuvo que volver otro día para colocar los puestos, con el sobrecoste correspondiente. Dos jornadas perdidas, factura duplicada y un clima laboral que empezó con mal pie.
No es un caso aislado. Es, según los profesionales del sector, más habitual de lo que parece.
Más empresas se mudan, pero pocas lo planifican bien
El mercado de oficinas en Madrid vive un momento de alta actividad. Solo en el primer semestre de 2025, se contrataron más de 288.000 metros cuadrados de espacio de oficinas en la capital, un 10% más que en el mismo periodo del año anterior, según datos de la consultora Savills. Las rentas de alquiler subieron un 9% interanual en el primer trimestre, según MVGM, y la disponibilidad de espacios de calidad se ha reducido hasta el 9%.
Detrás de estas cifras hay un fenómeno concreto: la subida de alquileres en el centro está empujando a muchas pymes a reubicarse. Empresas que no reciben público — agencias, consultoras, startups — están moviendo sus sedes hacia zonas periféricas mejor conectadas, donde el metro cuadrado sale más barato. Ya representan el 43? las contrataciones.
Pero una cosa es decidir mudarse y otra muy distinta ejecutarlo sin que el negocio se resienta.
3.776 euros al día: el precio de tener el equipo parado
El coste laboral por hora efectiva en España se situó en 23,60 euros en el primer trimestre de 2025, según el INE. En Madrid, donde el salario medio supera los 2.800 euros brutos mensuales, esa cifra es aún mayor.
Hagamos una cuenta sencilla. Una pyme de 20 empleados que se queda sin operar un solo día pierde, como mínimo, 3.776 euros en coste laboral directo. Sin contar clientes que no atiende, plazos que incumple ni oportunidades que deja pasar. Si la mudanza de oficina se complica y la inactividad se extiende a dos o tres días — algo frecuente cuando no hay planificación —, la cifra se dispara fácilmente por encima de los 10.000 euros.
“El problema no es el traslado físico en sí. Una mudanza de oficina bien coordinada puede resolverse en un fin de semana. Lo que genera caos es todo lo que no se ha previsto antes”, explica Freddy Jiménez, coordinador de Box Transporter, empresa especializada en traslados corporativos en Madrid con más de 15 años de experiencia.
Los cuatro errores que más se repiten
Freddy, cuyo equipo realiza unas 70 mudanzas de oficina al año, identifica cuatro fallos recurrentes que convierten un traslado rutinario en un problema operativo y económico:
La nueva oficina no está lista. Es el clásico. La empresa firma el contrato, agenda la mudanza y, cuando llega el equipo de traslado, hay pintores dando los últimos retoques o albañiles terminando obras. El resultado: retrasos en cadena y operarios esperando sin poder descargar.
Muebles que no encajan. Muchas empresas asumen que el mobiliario de la oficina antigua servirá en la nueva sin comprobar medidas. “Nos encontramos con mesas que no caben donde estaba previsto o estanterías que no encajan en el nuevo espacio. Al final, esos muebles acaban en el punto limpio y hay que improvisar”, señala Freddy.
Archivos que nadie revisa. Documentación obsoleta que lleva años acumulando polvo se empaqueta y se traslada sin criterio. Cajas y cajas de papeles que ocupan espacio, tiempo y dinero en el traslado y que acabarán directamente en destrucción. Revisar el archivo antes de la mudanza puede reducir sensiblemente el volumen — y el coste — del porte de oficina.
No hay un responsable claro. Sin una persona que centralice las decisiones, el día de la mudanza se convierte en un desfile de llamadas de última hora. “¿Esto se lleva o no? ¿Dónde va este armario? ¿Al final el servidor sí que se traslada?” Cada pregunta sin respuesta inmediata son minutos de espera que se acumulan.
Lo que las empresas no calculan (y deberían)
Más allá del presupuesto del traslado físico, hay costes que rara vez se incluyen en la ecuación: la baja de productividad de los empleados los días previos y posteriores, el tiempo de adaptación al nuevo espacio, la posible pérdida de servicio si la infraestructura tecnológica no está operativa el primer día.
Según un estudio de la Fundación Civismo, el coste vinculado a horas no trabajadas supera los 2.000 euros anuales por empleado en las pymes españolas. Una mudanza mal planificada puede concentrar buena parte de ese impacto en apenas una semana.
Los profesionales del sector recomiendan un enfoque que muchas empresas pasan por alto: tratar la mudanza como un proyecto con fases definidas, no como un evento puntual. Definir un responsable interno, hacer inventario real del mobiliario y los equipos, coordinar con la operadora de telecomunicaciones al menos un mes antes y, sobre todo, no asumir que la nueva oficina estará lista sin verificarlo personalmente.
Un gasto que puede evitarse
La diferencia entre una mudanza de oficina que cuesta lo previsto y una que duplica su impacto económico no suele estar en el precio del servicio de transporte. Está en las semanas anteriores: en las decisiones que se toman — o que se postergan — antes de que llegue el camión.
En un contexto donde cada vez más pymes madrileñas se ven obligadas a cambiar de sede por la presión del mercado inmobiliario, planificar bien el traslado no es un lujo. Es, literalmente, la diferencia entre perder unos miles de euros o no.
Freddy Jiménez es coordinador de Transporter, empresa de mudanzas con sede en Madrid especializada en traslados de particulares y empresas.
