La e-factura es un fichero o documento electrónico que tiene la misma validez que la factura de papel, a la que sustituye, y que se transmite de un ordenador (el de quien la emite) a otro (el del destinatario). El uso de la factura electrónica es obligatorio para las empresas proveedoras de la Administración Pública, y ofrece múltiples ventajas. En nuestro país un 12% de empresas ya usa la e-factura en sus transacciones comerciales.
Las ventajas
Al eliminarse el papel, la primera y más evidente es el ahorro de costes de impresión, manipulación, envío, recepción, introducción en sistemas informáticos y almacenamiento. Algunas estimaciones cifran ese ahorro total en unos 15.000 millones de euros. Pero además, la factura electrónica reduce los tiempos de gestión, mejora la eficiencia ya que está integrada en las aplicaciones de gestión empresariales, agiliza los flujos de transacciones y la toma de decisiones y permite optimizar la tesorería (cash flow).
Lo que no puede faltar
Al igual que en las de papel, en la e-factura no puede faltar los siguientes campos: número de factura, fecha de expedición, razón social, NIF y domicilio emisor y receptor, descripción de la operación, tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de prestación del servicio. Te preguntarás cómo queda garantizada la autenticidad del emisor y del contenido. Pues bien. Esto queda resuelto con firma electrónica certificada que debe llevar toda e-factura. El destinatario, ya sea nacional o extranjero, al recibirla siempre verificará la firma electrónica a través de su software, que deberá reconocer el certificado. En ningún caso, el destinatario puede modificar la factura. Es más, de realizare algún cambio sobre la original, el software avisará de esta incidencia. La facturación electrónica también se puede subcontratar a un tercero (asesoría, gestora…) aunque a efectos legales la responsabilidad sigue recayendo en quien contrata el servicio.
Qué formato tiene
No existe un único formato de archivo digital. Entre otros, son válidos xml (usado por la Agencia Tributaria bajo la denominación facturae), pdf, html, doc, xls, jpg, gif o txt. Tampoco de la firma digital (puede usarse PKCS, XadES, pdf… En www.facturae.es el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo ofrece gratis aplicaciones de gestión de facturación electrónica. Las facturas que emiten tienen el formato facturae.
