1. Tu despacho, siempre de lujo
Hay sectores en los que es fundamental contar con una oficina de buen aspecto, preferiblemente en una zona representativa. Si no te interesa alquilar un piso, o tu presupuesto no da para una buena zona, puedes recurrir a los centros de negocios que ofrecen despachos amueblados, con personal de recepción y otros servicios administrativos y auxiliares.
“Estar instalados en el centro Affirma La Moraleja, un entorno muy elegante, nos ha ayudado a fortalecer nuestras relaciones externas. En el sector médico, donde la manera de relacionarse es muy estricta y formal, la presencia es fundamental, sobre todo en las relaciones con compañías de otros países”, señala Óscar Rodríguez, de Daitelmed.
La opción más habitual es el alquiler mensual, pero también se puede contratar el despacho por horas (por ejemplo media mañana) o determinados días a la semana. Así es fácil programar la agenda para recibir las visitas siempre los mismos días en el despacho “bueno” y realizar el resto de tareas en tu oficina habitual.
Coste. Varía según el centro elegido. Según la Asociación Española de Centros de Negocios de España, el coste aproximado de un despacho permanente con secretaria es de 800 euros al mes, más una fianza de dos meses. El CN Juan Bravo, en el centro de Madrid, ofrece despachos por 20 euros + IVA la hora o por 80 + IVA el día, a jornada completa.
2. A falta de secretaria, pon un asistente virtual
Pedir a tu secretaria que llame a tus clientes para concertar una cita, en vez de hacerlo tú, es un salto de nivel. Si necesitas apoyo administrativo o personal de atención al cliente, pero no hace falta que trabajen en tu oficina, recurre a un asistente virtual. Ofrece distintos servicios de secretariado, como gestión de la agenda, atención telefónica y tratamiento de textos, entre otros. Una opción más completa es la oficina virtual, que añade una dirección postal y de fax y el servicio de gestión de envíos.
“Yo necesito dedicar la mayor parte de mi tiempo al trabajo y no siempre puedo responder las llamadas –explica Esteban Solano, consultor que cuenta con los servicios de oficina virtual de Klammer Business Center, en Pamplona–. De esa manera me aseguro una mejor atención a mis clientes. Los profesionales que responden les dan un trato personalizado y se ocupan de las labores administrativas. Gracias a este servicio, un 70% de mi tiempo estoy en sus instalaciones y el resto lo dedico a innovación y ampliar mi formación”.
Coste. Se puede contratar a profesionales independientes, agencias de secretariado y centros de negocios. Las tarifas son muy variables. Como ejemplo, Atrium Centro de Negocios ofrece asistencia telefónica a partir de 50 euros al mes (según el número de llamadas) y oficina virtual por 100 euros mensuales.
3. Cambia viajes por videoconferencias
Olvídate de viajar de cualquier manera: el medio de transporte o el hotel que elijas dirán mucho de tu empresa. Si no puedes permitirte grandes gastos, sugiere a tus interlocutores mantener la reunión por videoconferencia. Los centros de negocios y algunas empresas especializadas en esta tecnología alquilan salas equipadas con grandes pantallas y ambientadas para mantener reuniones de negocios.
Coste. Las tarifas varían según la calidad de la tecnología utilizada (telepresencia o videoconferencia) y el número de personas que formen parte de la reunión. Internacional Business Centre ofrece salas de videoconferencia en Madrid y Barcelona, a partir de 64 euros por hora.
4. Documentación especializada, en la biblioteca
Demuestra que tienes acceso a las mejores fuentes de información. Cuando tengas que elaborar un informe técnico, recuerda que las cámaras de comercio, universidades, centros de investigación y colegios profesionales cuentan con bibliotecas especializadas con información que aún no puede encontrarse en internet. Tendrás acceso a bases de datos, informes económicos y otros fondos documentales que no siempre están en Internet, o bien son de pago. Además, son buenos lugares para trabajar, si llevas tu ordenador portátil y no tienes que hacer llamadas de teléfono.
Coste. Acceso libre o a coste reducido para asociados.
5. Reuniones de alto nivel
Quizá no tengas una oficina apta para recibir visitas y, ocasionalmente, necesites mantener una reunión u organizar un pequeño evento. Si es tu caso, propón a tus clientes o partners organizar los encuentros en sus instalaciones. Si no es posible, siempre puedes alquilar una sala de reuniones en un centro de negocios, en cámaras de comercio y asociaciones profesionales.
Coste. Depende del tamaño del recinto que necesites y, sobre todo, del lugar elegido. En la Cámara de Comercio de Madrid, una sala para nueve personas te costará 180 + IVA por media jornada. Mientras que en el CN Juan Bravo, en el centro de la capital, sale por 90 euros + IVA. Los servicios de catering, azafatas y personal técnico suelen cobrarse aparte.
6. Trabaja con asociados
Una forma de tener oficina y personal administrativo, pero sin asumir todos los gastos, es compartirla con otros profesionales, preferiblemente de áreas similares. No es necesario crear una sociedad formal: basta con fijar en el contrato de alquiler o subarrendamiento las condiciones de uso y las responsabilidades en los gastos que surjan. Cada profesional factura directamente a sus clientes, y si surge alguno del propio despacho, los beneficios se reparten de forma proporcional.
Coste. Variable, según el precio del alquiler, el equipamiento, el personal contratado, y el número de socios.
7. Vende tu presencia
Convierte la falta de oficina en una ventaja: máxima movilidad. Si sólo necesitas una conexión a Internet, ofrécete a trabajar como implant. Es lo que ha hecho Esteban Solano, consultor experto en desarrollo de personas dentro de organizaciones. “Mi trabajo se basa en el trato directo y gracias a las nuevas tecnologías, puedo desarrollar mis funciones en las instalaciones del cliente”.
Coste. Ninguno.
8. Entrena a tu equipo amateur
¿Quién dice que un autónomo no puede tener un gran equipo de ayudantes? Recurrir a los más cercanos para tareas que no les requieran mucho esfuerzo mejorará tu imagen, en la medida en que acelere tu capacidad de respuesta al cliente. “No necesitas contratar a una secretaria. Tu padre jubilado, que tiene mucho tiempo, puede hacerte las gestiones administrativas”, propone Andrés Pérez, autor del libro Expertología: la ciencia de convertirse en un gurú de referencia. Si no puedes contestar al teléfono, desvíalo al número de un familiar que responda con profesionalidad, dando el nombre de la empresa y apuntando los mensajes. Al que le guste pasear, pídele que lleve la correspondencia a Correos. También te pueden ayudar ordenando tus facturas, comprando material de oficina y haciendo fotocopias.
Coste. Gratuito. No olvides agradecérselo y tener algún detalle con ellos.
9. Ofrece más servicios
No reduzcas tu cartera de servicios a tu especialidad: una forma de parecer más grande es atender a tus clientes en más áreas. “Además de ofrecer servicios de consultoría, cuento con una red de colaboradores especializados en otros campos, de todo tipo, que puntualmente pueden dar un buen servicio a mis clientes. Así les aporto un servicio extra”, comenta Esteban Solano.
Coste. Gratuito
10. Recurre a lo oficial
En asuntos especialmente sensibles, ofrece a tus clientes información avalada por instituciones de prestigio y fuentes oficiales. Los colegios profesionales, asociaciones de empresarios y cámaras de comercio cuentan con servicios de asesoramiento jurídico, empresarial, fiscal y laboral para sus asociados. La Administración pública también cuenta con servicios de información atendidos por especialistas; entre los más útiles, destaca el teléfono de la Agencia Tributaria (901 33 55 33) y el buzón de consultas de la Seguridad Social (www.seg-social.es).
Coste. Servicios gratuitos o con tarifa reducida para asociados.
11. Web de marca
Igual que te pones el traje bueno para una reunión, viste tu web con el mejor diseño. “Nuestra tienda online de máquinas de café y cápsulas Tassimo tiene un aspecto tan profesional, que muchos clientes creen que somos la página oficial de Saimaza. Han contactado multinacionales con las que no teníamos ninguna relación”, asegura el gerente de Cafeempresa, Rafael Téllez. Su secreto para que le confundan con un grande es sencillo: un paquete prediseñado por un proveedor de hosting y la ayuda de su hijo, ingeniero informático, que se encarga de mejorar el diseño.
Coste. La mayoría de los proveedores de hosting cuentan con paquetes todo incluido pensados para las pequeñas empresas que ofrecen alojamiento compartido, dominio y tiendas programadas a partir de plantillas. Los paquetes más sencillos: unos 15€/mes.
