En Noysi basan su utilidad en estudios que ponen que manifiesto que, 1 de cada 4 euros de los costes laborales, se van en abrir y cerrar correos electrónicos y que el tiempo de media que dedicamos al año en estos quehaceres es de 6.5 jornadas de 8 horas laborales, es decir, 52 horas. El equivalente en gasto, para una empresa de 50 trabajadores, sería de 360.000 euros que se emplean en gestionar el correo electrónico.
La fórmula que aplican es sencilla. Adjudicando una media de 0,90 segundos por email, y estableciendo un promedio de 80 comunicaciones, internas y externas, diarias por esta vía, extraen un valor de 2 horas (7.200 segundos), el 25% de la jornada laboral, empleadas a estas consultas tan poco productivas que restan, además, concentración en las tareas que se estaban ejecutando. El tiempo aumenta si se tiene en cuenta la redacción de las respuestas, la preparación y localización de documentos adjuntos y si se añade a alguien en copia.
El Whatsapp de las empresas
“Trasladado a costes totales en una empresa tipo de 50 empleados, puede suponer más de 360.000 euros al año, calculado para un salario medio por trabajador de 20.000 euros brutos anuales y un gasto adicional del 45% en infraestructuras, impuestos, etc. “ es la lectura final que hacen desde Noysi , una startup que ha desarrollado un producto para olvidarnos del email y sustituirlo por una red interna para cada empresa, que se organiza como un chat para equipos o grupos de trabajo y permite la comunicación cifrada entre sus integrantes, así como el almacenamiento de los archivos. Algunos comparan la solución con el Whatsapp de las empresas o el Slack español.
Trasladar su fórmula a cualquier tipo de empresa supondría, según los responsables de Noysi, un margen de mejora derivado que puede situarse “entre un 15 y un 20%, lo que supondría, a la empresa de 50 empleados, un ahorro anual de 60.000 euros, aproximadamente”, además del impacto positivo sobre la productividad.
5 normas básicas
Para conseguirlo, la startup española ha creado una plataforma online en tiempo real que funciona como un sistema de mensajería instantánea y que se rige por 5 normas básicas. La primera consiste en no enviar información sino en compartirla. “Adoptar herramientas para mostrar la información a través de un chat de empresa reduce sensiblemente el tiempo malgastado, además de evitar tener que abrir cada respuesta a una cadena de emails”, argumentan.
Otra premisa es la de trabajar de forma colaborativa, pero asumiendo la responsabilidad, dado que entienden que “asumir una actitud colaborativa, donde se trabaja por un fin común, facilita la integración del empleado basada en la participación, no en la “representación de roles”.
Crea ventanas de tiempo dedicadas a la gestión de comunicaciones, es la tercera regla teniendo en cuenta que la práctica de desconexión, “ya sea para el email o cualquier otra actividad, genera efectos muy beneficiosos, como periodos de mayor concentración muy productivos”.
La cuarta norma elemental que integra la solución de Noysi es la organización de los contenidos por categorías que agiliza el acceso a la información que nos interesa y el cruce de ideas inmediato sin tanto “reenviar y responder entre líneas”. La última es que habilita un repositorio central de archivos evitando así el almacenamiento individual de información y los unifica en un espacio central que ayuda a encontrarlos antes y estar al tanto de las últimas versiones, “con las pertinentes limitaciones de acceso en función de la privacidad fijada para uno”, aclaran.
