Plan de negocio de una empresa de organización de eventos
Habiendo sido castigado muy duramente por la pandemia, el sector de la organización de eventos repunta con fuerza, por lo que montar una agencia de organización de eventos puede ser un buen negocio.
El sector de la organización de eventos ha demostrado una enorme capacidad de resiliencia tras el impacto que supuso el parón tras la pandemia.
Estudios sectoriales como los elaborados por Eventoplus o los informes internacionales de Amex Meetings & Events coinciden en señalar una tendencia de crecimiento moderado pero sostenido, tanto en inversión directa de las marcas como en el papel estratégico de las agencias especializadas.
Tras el fuerte ajuste vivido en 2020-2021 el mercado ha entrado en una fase de mayor profesionalización y exigencia. Las empresas continúan destinando presupuesto a eventos, pero demandan propuestas más claras, más medibles y alineadas con objetivos de negocio, reputación y cultura corporativa.
Al mismo tiempo, la presión competitiva y financiera es elevada: concursos más complejos, mayor número de actores y una constante tensión entre repercutir la inflación de costes o asumir una reducción de márgenes para no perder clientes.
Eric Mottard, socio director del grupo Eventoplus, resume bien esta evolución: “La crisis provocada por la pandemia ha sido demoledora, pero el sector ha salido más fuerte, más relevante. La digitalización ha ampliado el rol del organizador de eventos, que ya no gestiona solo lo presencial, sino un ecosistema completo de comunicación. Esto permite ser mucho más estratégicos y relevantes”.
Claves del sector de la organización de eventos
Estamos ante un sector en transformación continua, marcado por la volatilidad, la innovación y la adaptación constante.
- Del evento digital al evento híbrido maduro. Tras el auge de webinars, streaming y eventos virtuales durante la pandemia, el mercado ha entrado en una fase estabilización. El formato digital ya no es el protagonista, pero sí un complemento estratégico. El evento híbrido bien diseñado – presencial + digital – aporta alcance, medición y reutilización de contenidos.
- “Back to the phisical” pero con propósito. Existe una clara vuelta a lo presencial, impulsada por el cansancio digital y la necesidad de experiencias sensoriales y humanas. El valor está en diseñar encuentros memorables, no en reproducir formatos del pasado.
- Tecnología como requisito, no como diferencial. La tecnología ha dejado de ser una novedad para convertirse en un estándar. Herramientas de gestión, plataformas híbridas, producción audiovisual y analítica exigen formación continua por parte de los profesionales del sector.
- Espacios cada vez más integrados. Muchos espacios ofrecen ya servicios completos (audiovisuales, catering, producción), lo que agiliza la ejecución y mejora márgenes, aunque puede limitar la creatividad y la personalización si no se gestiona bien la relación con proveedores.
- Eventos como generadores de contenido. El evento no termina cuando se apagan las luces. Cada experiencia es una fuente de contenidos transmedia: vídeos, podcasts, redes sociales, newsletters o piezas internas para empresas e instituciones.
- Sostenibilidad y valores. La sostenibilidad deja de ser cosmética para convertirse en un criterio real de decisión: proveedores locales, reducción de residuos, medición del impacto y coherencia con los valores de marca.
- Enfoque human centric. Programas más ligeros, tiempos de descanso, cuidado de los asistentes y de los equipos. El bienestar forma parte del diseño del evento.
- Event Marketing: crear experiencias que dejan huella.
Event Marketing: crear experiencias que dejan huella
El evento se consolida como una potente herramienta de marketing experiencial. Para Nadia Nemer, experta en Event Marketing y creadora de la Escuela de Event Makers: “El evento debe dejar una huella, enamorar y transformar. A través del Marketing de Eventos se crean experiencias que conectan emocionalmente y generan recuerdo”.
¿Qué servicios puede ofrecer una empresa de organización de eventos?
La organización de eventos es una actividad con bajas barreras de entradas en inversión, pero altas en conocimiento, profesionalidad y gestión.
Requiere personas formadas, creativas, organizadas, con habilidades comerciales, vocación de servicio y gran capacidad de empatía. De forma general, los servicios se agrupan en tres grandes bloques:
- Eventos sociales para particulares (bodas, celebraciones, fiestas privadas, despedidas, etc.).
- Eventos corporativos para empresas (incentivos, convenciones, reuniones, lanzamiento de productos, congresos, team building, eventos internos o externos, etc.).
- Eventos públicos e institucionales (espectáculos, conciertos, exposiciones, fiestas populares, eventos deportivos, etc.).
Rentabilidad y modelo de ingresos
La actividad puede ser rentable a corto plazo, evento a evento. Los márgenes brutos medios oscilan entre el 10% y el 30% sobre la facturación total de los servicios subcontratados, aunque en formatos más digitales o con menor dependencia de proveedores externos pueden ser superiores.
Lo habitual es que la agencia facture el evento completo al cliente y liquide posteriormente con proveedores. En eventos con mayor componente online, una parte relevante del ingreso remunera directamente el talento de la agencia: creatividad, diseño, guionización, coordinación y gestión.
Competencia en el sector de los eventos
El sector está muy atomizado y fragmentado: pocas grandes agencias y una gran mayoría de pequeñas empresas y profesionales independientes. La ausencia de un epígrafe único dificulta la medición exacta del mercado y favorece el intrusismo.
Además, las empresas de eventos compiten con actores de otros sectores: agencias de publicidad; empresas de azafatas, celebridades y artistas; agencias de viajes; empresas audiovisuales, proveedores tecnológicos, etc.
Emprender en el sector de los eventos
Para quienes se plantean emprender, el sector exige una mentalidad amplia. Eric Mottard la define como “una ‘mentalidad del renacimiento”: visión global, conocimientos de comunicación, marketing y estrategia, además de una sólida base técnica.
Nadia Nemer apunta también algunas claves fundamentales: “la pasión por la profesión – ‘enamórate de tu evento desde el minuto uno’-; formar un equipo de alto voltaje; trabajar el valor diferencial; talento y creatividad para crear el máximo impacto; conseguir los objetivos propuestos, cuidar la comunicación global y el post-evento”.
Nuestro supuesto: inversión, financiación y balance inicial
Desde siempre Elena quiso dedicarse a la organización de eventos. Ya en la Universidad se encargaba de gestionar espacios, cuadrar agendas, buscar las temáticas más originales para las reuniones y sus convocatorias eran un éxito.
También trabajó para una empresa organizadora de eventos corporativos relacionados con el vino, que cerró con la pandemia. Elena cree que ha llegado el momento de lanzarse por su cuenta.
Su estrategia se centrará en organizar eventos vinculados con la cultura y el deporte, principalmente para empresas e instituciones, apostando por formatos híbridos y reduciendo la dependencia de proveedores externos.
Elena sabe que el éxito de su empresa no estará vinculada a la rentabilidad que sea capaz de obtener de los activos, sino fundamentalmente a la capacidad de gastar bien y de aplicar su tiempo en los elementos clave para la obtención de ingresos.
Recuerda bien lo que le dijo un profesor suyo de gestión económica: “La inversión y gasto, exigiendo ambos un desembolso de capital (salvo las dotaciones de amortizaciones), se distinguen de forma muy sencilla: simplemente preguntándote si lo puedes revender o dejar en herencia. Si puedes hacerlo, es una inversión, si no, es claramente un gasto”.
La inversión económica inicial en activos de una actividad basada en el tiempo y en el talento nunca es demasiado elevada, pudiéndose reducir a vestir un despacho que genere una imagen de confianza y profesionalidad (se cifra en 2.000 euros + IVA) y en un adecuado equipamiento informático (ordenador, tablet, impresora, smartphone), que se estima por debajo de 3.000 euros + IVA.
Sin olvidar los dos meses de fianza (500 euros) y una tesorería suficiente para afrontar durante tres meses los gastos de explotación y un “colchón” para posibles imprevistos.
No será preciso acudir a fuentes de financiación externas, pues Elena cuenta ya con capital propio para afrontar la actividad con solvencia y sin que la liquidez sea un problema, evitando así la principal causa de desaparición de negocios en fase de lanzamiento.
Si se concedieran subvenciones, su importe se añadiría a la tesorería. A continuación, el balance inicial de nuestro supuesto.
Nuestro supuesto: previsiones de ventas y gastos y cuenta de resultados
Una de las características de la actividad de la organización de eventos es la dificultad para hacer previsiones, tanto por la escasa recurrencia de las actividades como por la diversidad de importes facturados.
La primera hipótesis será suponer que el margen comercial medio sobre ventas rondará el 50% (será tanto mayor cuanto menor sea la relevancia de proveedores externos y cuanto menor sea la presencialidad).
Se plantea un escenario con una facturación anual de 100.000 euros, repartida de forma irregular a lo largo de los meses, lo que hace más necesario ese “colchón financiero”, aunque se cobre por anticipado una cantidad que varía entre un tercio y la mitad del importe presupuestado.
Elena cree que una de las partidas clave es la vinculada a la comunicación (para generar notoriedad y confianza), que engloba poder recibir a los clientes en un despacho adecuado (250 euros/mes) y una importante presencia en la red (web, redes sociales), de la que en una primera etapa se ocupará ella misma, pues era una de sus responsabilidades en su anterior empresa.
También se dedicará una partida para tener presencia en eventos y desarrollar un plan de relaciones públicas. En la fase de lanzamiento se presupuesta destinar 2.000 euros y un gasto uniforme de 300 euros al mes.
Dominios, servidores, así como licencias profesionales de programas y plataformas adecuadas para prestar servicios a clientes y usuarios online serán una partida importante, que se estima anualmente en 3.600 euros.
A ello hay que añadir la prima de seguro de responsabilidad civil (360 euros/año), el gasto en suministros (150 euros mensuales) y la gestoría (75 euros al mes).
Se establece un “sueldo umbral” de 18.000 euros anuales para considerar atractivo este proyecto por cuenta propia, además de la cuota de autónomos rebajada, de la que Elena puede beneficiarse por reunir los requisitos solicitados.
Para Elena quedará el beneficio después de impuestos de la actividad además de esa reserva de “sueldo mínimo” que, con las hipótesis dadas, se cuantificaría en el entorno de los 9.000 euros. Cantidad que se vería reducida si se ve en la obligación de contratar a una persona para acometer puntas de trabajo.
Con unos gastos operativos fijos anuales de 38.540 euros y un margen medio del 50%, no cabe otra posibilidad que cifrar en 77.080 euros la facturación mínima al año para superar ese sueldo mínimo y que la actividad se sitúe en cifras positivas de beneficio.
Nuestra recomendación para Elena es que se especialice en organizar y lanzar eventos online, que requieran más de su talento que de proveedores externos y que no sea cicatera a la hora de gastar en comunicar esa ventaja competitiva, mediante publicidad y relaciones públicas tanto online como offline.
¿Estás pensando en crear o potenciar tu empresa de organización de eventos?
