Es una especie de cronograma para establecer y asignar las tareas y plazos de ejecución de un proyecto y visualizar su cumplimiento a través de una sencilla gráfica. El diagrama de Gantt, una de las herramientas del pensamiento visual, se emplea para planificar y programar las minitareas necesarias dentro de un proyecto final más ambicioso. Gracias a una fácil visualización de las acciones a realizar, permite hacer el seguimiento y control de cada una de las etapas.
La misión principal del diagrama de Gantt es mostrar el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo (en la parte horizontal) y los grupos de tareas (en la parte vertical). Todo ello se organiza en un gráfico de barras donde la longitud de cada una va dando información sobre el tiempo de ejecución y el cumplimiento de cada tarea. De esta manera, pueden visualizarse los pasos que quedan por dar para cumplir con los plazos acordados, reprogramar las tareas, reforzarlas, analizar el surgimiento de complicaciones o prever posibles costes sobrevenidos.
Existen numerosos softwares de descarga libre para diseñar de forma automática un diagrama de Gantt. Entre las más utilizadas están: Gantt Project, que incluye diagramas, asignación de las personas que trabajarán en el proyecto, y permite exportar los diagramas como imágenes, mientras genera informes en PDF y HTML, o Gantt PV, también gratuito y sin complicaciones de ningún tipo.
No obstante, si no quieres descargarte ningún programa y el proyecto es sencillo, puedes también servirte del Excel (Puedes consultar cómo hacerlo en este enlace o realizarlo manualmente dado que la herramienta llama la atención por su sencillez y facilidad.
Cómo se hace
Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical, donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas. Se dibujan barras horizontales para cada actividad o grupo de actividades cuya longitud es proporcional al tiempo requerido para completarla.
Así, antes de preparar el diagrama habrá que realizar un trabajo previo para aclarar los puntos siguientes:
-Realizar una lista con todas las actividades necesarias para cumplir el objetivo: Estas actividades se detallarán en la parte de la izquierda de la gráfica a cada una de las cuales le corresponde una línea. Las actividades pueden dividirse, a su vez, en minitareas o partidas específicas.
-Priorizarlas: De ese conjunto de tareas, tendrás que determinar cuáles son los más importantes para la consecución de las siguientes, es decir priorizarlas y asignarles, conforme a ello, un orden de ejecución.
-Asignar tiempos para cada una de ellas. Hay que procurar que sean reales. El tiempo se refleja en las columnas a distintas escalas (días, semanas, meses…) según la duración prevista para cada actividad. En el calendario, las tareas deben ordenarse de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de las mismas.
-Lista de las personas involucradas en el proyecto y lo que le corresponde a cada una.
-Hitos que marcan el final de una tarea o conjuntos de tareas.
Aclarado todo ello, ya estás preparado para hacer tu diagrama. Conforme avanza el proyecto y las actividades se completan, el progreso real se registra mediante el sombreado de las barras horizontales. La barra de la actividad debe sombrearse con otro color para determinar estimaciones de porcentaje de terminación de cada trabajo. Por ejemplo, si estimamos que una tarea está al 50% de su realización, sombreamos la mitad de la barra horizontal. De esta manera estos diagramas se irán actualizando de forma periódica y se distribuirán a todos los demás integrantes de proyecto.
Sobre el diagrama se traza una línea vertical, que corresponde a la fecha del informe de estado. Se puede comparar el progreso de la actividad con la fecha del estado. Estos informes de estado permiten a los gerentes observar el avance de las actividades del proyecto, identificar áreas problema o cuellos de botella y desarrollar acciones correctivas para poner el proyecto otra vez en marcha.
El mayor inconveniente de un diagrama de Gantt es que no indica las relaciones existentes entre las distintas actividades, por eso se recomienda no introducir más de 20-25 actividades. Para la planificación del desarrollo de procesos más complejos (superiores a 25 actividades) se recomiendan diagramas más sofisticados, que se apoyan en redes, como los diagramas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) que sirven para analizar todas las tareas involucradas en completar un proyecto.
