Desde que Zeus Control Ingenieros (www.zeuscontrol.com) decidió implantar la gestión documental sin papel, hace tres años, sus 30 empleados han dejado de consumir 156.000 folios. Esta cifra supone un ahorro de unos 280 euros al año (poco más de 100 paquetes de 500 folios). La cifra es casi simbólica. Sin embargo, Juan Santaolalla, responsable de calidad y medio ambiente de esta empresa, se muestra muy satisfecho de trabajar en una paperless office (oficina sin papel). Para empezar, porque la compañía cumple con la norma de calidad ISO 9001 y la de medio ambiente ISO 14001.
Además del ahorro en papel, también se reducen costes en consumibles, envíos postales, faxes… Y lo que es más importante: han mejorado la gestión de la información. “Conservamos toda la documentación de nuestros proyectos durante un periodo de 10 años. Además, este sistema agiliza los trámites, compras y presupuestos y encima ahorramos una gran cantidad de espacio de almacenamiento”, explica Santaolalla. El suyo es sólo uno de los 10 ejemplos reales que podrás aplicar a tu negocio.
1. Menos costes y más ventajas
El caso de Zeus Control Ingenieros es un buen ejemplo de cómo una empresa puede ahorrar recurriendo a la tecnología y resultar más eficiente. ¿Qué otras medidas puede adoptar una compañía para optimizar los gastos y obtener beneficios adicionales?
RECURRIR AL SOFTWARE LIBRE
Las empresas que instalan el paquete ofimático OpenOffice.org en lugar de Microsoft Office o que emplean Linux como sistema operativo en lugar de Windows, por ejemplo, abaratan considerablemente la partida destinada al software. Empresas como la operadora móvil virtual Pepephone (www.pepephone.com) basan su modelo de negocio en el ahorro de esta partida. Como explica Pedro Serrahima, su director, “todos nuestros desarrollos se hacen sobre software libre y gratuito. De este modo, nos ahorramos pagar por las licencias y el mantenimiento y los costes de desarrollo son mucho más ajustados. El ahorro medio en este apartado se sitúa en más de 100.000 euros cada año”.
Franciso Herranz, manager de la consultora tecnológica Enala (www.enala.net), apunta en la misma dirección: “En nuestros proyectos nos apoyamos bastante en el uso de tecnologías de código libre (open source), con las que llevamos trabajamos bastantes años. Suponen un ahorro significativo tanto en tiempos de desarrollo como de coste para
los clientes”.
2. Adiós al aparato de fax tradicional
Cada vez se utiliza menos, pero muchas empresas no pueden prescindir del servicio de fax. Dependiendo del modelo, el aparato cuesta entre 69 y 300 euros, al que hay que sumar el alta de la línea telefónica, la cuota mensual, los consumibles (papel, tóner…) ¿Por qué no simplificarlo todo con un servicio on line? En el mercado existen soluciones como la que ofrece Infoestructura (www.infoe.es), un servicio de recepción y envío de fax por e-mail que se puede solicitar a partir de tres euros al mes. “Al contratar una línea Infofax portamos el número que utiliza la empresa o asignamos uno nuevo. A partir de ese momento, los faxes se reciben por correo electrónico en formato PDF”, explica Boris Levy, director comercial de Infoestructura. Teniendo en cuenta sólo lo que dejamos de pagar al eliminar las cuotas mensuales de la compañía telefónica, el ahorro es de unos 140 euros al año.
Pero aún hay más ventajas: “El envío directo desde el ordenador evita tener que imprimir previamente lo que se va a enviar, se pueden recibir y enviar faxes desde cualquier lugar siempre que tenga acceso a Internet, incluso desde un teléfono móvil y se gana en privacidad, ya que los faxes llegan directamente a una cuenta de correo electrónico y no quedan expuestos a la vista de otras personas”, explica el director comercial de la firma. Pero no es la única empresa que ofrece este servicio. Myfax (www.myfax.com) también permite enviar y recibir faxes desde Internet. Por siete euros al mes es posible recibir 200 páginas (y enviar 100) cada mes. Este tipo de servicios se adaptan tanto a profesionales como a grandes empresas. Como explica Daniel Grau, representante de Infojobs.net, una de las que utilizan esta herramienta: “Es muy útil y económica. Nos permite guardar el histórico de documentos enviados por nuestros clientes en un lugar único, sin correr el riesgo de perderlos ni la necesidad de mantener un archivo físico”.
3. ¿La empresa tiene la mejor tarifa para llamar por teléfono?
Las operadoras de telefonía móvil ofrecen más de un centenar de planes de precios y cada uno tiene sus propias condiciones (cuotas, consumo mínimo, horarios, etc.). Con tanta oferta, es bastante probable que muchas empresas no tengan el plan más adecuado o que puedan optimizar el gasto solicitando determinados módulos de ahorro. ¿Cómo puedes comprobarlo y saber qué es lo que más te conviene? DoctorSIM (www.doctorsim.com) es un servicio on line que analiza las facturas y recomienda la mejor tarifa (tanto en la operadora actual como en el resto de compañías). Puedes obtener de forma gratuita un informe aproximado o solicitar un análisis preciso para autónomos y empresas que cuesta 59,95 euros al año y que se puede aplicar hasta en 15 líneas. La firma garantiza el ahorro y si no es así, devuelven el dinero. Según sus datos, hasta ahora han reducido las facturas de sus clientes en más de 70 millones de euros.
SERVICIOS VoIP
El coste de las llamadas internacionales ha bajado bastante, pero todavía son caras. Por ejemplo, llamar desde un teléfono fijo de Movistar a Estados Unidos cuesta 50 céntimos en concepto de establecimiento de llamada y 70 céntimos por minuto. Los servicios basados en VoIP como Skype y Google Voice son alternativas gratuitas o muy económicas. Con Skype, por ejemplo, se pueden realizar llamadas gratuitas entre dos usuarios a través de Internet. Si el receptor de la llamada no dispone de Skype, pagaríamos, pero mucho menos de lo habitual: llamar desde España a un teléfono de Estados Unidos cuesta menos de dos céntimos por minuto.
