Cada palabra designa una etapa dentro de esta metodología de gestión que inició la empresa japonesa Toyota en 1960 y que luego han adoptado otras organizaciones empresariales al objeto de ganar productividad y conseguir un entorno laboral mejor. Existe el denominado Club 5’s Euskalit http://www.euskalit.net/nueva/index.php/es del que forman parte 60 empresas de Euskadi que se han acogido a la metodología impulsada por esta fundación privada que propulsa el Gobierno Vasco. Ellos nos resumen en qué consiste el método.
La metodología nació en un entorno industrial de manera que es a este tipo de empresas a las que resulta especialmente ventajosa aunque también la practican compañías de servicios, hospitales o centros educativos. Además de mejorar la producción, el método logra mejorar las condiciones de trabajo y el ánimo de sus empleados, recortar pérdidas de tiempo y energía, reducir riesgos de accidentes laborales, mejorar la calidad de la producción y aumentar la seguridad en el trabajo.
Cada ‘s’ del método designa una etapa diferente correspondiente a otros tantos principios conceptualmente sencillos pero que requieren fuerte disciplina y rigor en su implantación. Este puede ejecutarse progresivamente por áreas determinadas o en toda la empresa pero siempre de forma sistemática de acuerdo con las 5 fases preestablecidas:
Seiri: eliminar o separar innecesarios. En la primera ‘s’ eliminamos todo aquello que no es necesario en el puesto de trabajo evitando que vuelva a aparecer y nos aseguramos de disponer de todo lo que realmente se necesita. Se recomienda ser críticos en esta fase catalogando como necesario sólo aquello que sabemos con seguridad que vamos a usar próximamente. Hecha la catalogación, la siguiente decisión es qué hacer con los innecesarios.
Seiton: orden o situar necesarios. La regla aquí, una vez determinado lo necesario, es un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Además de buscar una ubicación determinada para cada objeto se recomienda su identificación clara y evidente, bien con etiquetas u otras señales. Procuraremos agrupar elementos y materiales similares por áreas y que estén más a mano los de uso frecuente, considerando además su forma y tamaño. Como norma general, no habrá nada en el suelo.
Seiso: limpiar o suprimir suciedad. Aquí se identifican y eliminan todos los focos y fuentes de suciedad y se ejecutan las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer. Hablamos de roturas, fugas, derrames, zonas de acumulación de documentos…y una vez corregidos en origen será el responsable de cada puesto, no un encargado o señora de la limpieza, quien supervise y mantenga de manera periódica la higiene de la zona.
Seiketso: estandarizar o señalizar anomalías. Con la cuarta ‘s’ ponemos elementos de control por todo el espacio que estamos tratando para detectar situaciones irregulares o anómalas. Establecer mecanismos adecuados para señalizar desviaciones del funcionamiento correcto, no sólo la maquinaria sino también otros como fluidos, consumibles, equipos, herramientas, o accesorios. Se procurarán sistemas de señalización visuales u otras marcas que aclaren fácilmente la situación. Por ejemplo, asignar a los cubos distintos colores para cada tipo de residuo o señalizar la franja en la que debería estar una aguja para el correcto funcionamiento de una máquina.
Sitsuke: Disciplina o seguir mejorando. Aseguramos el mantenimiento y mejora de las 5 s a lo largo del tiempo de manera que los logros obtenidos en las fases precedentes se perpetúen en el tiempo y formen parte de la dinámica empresarial como cualquier otro hábito. Para ello se efectúan auditorias periódicas para analizar posibles desviaciones y acometer acciones correctivas. En el Club 5’s Euskalit estas auditorías se hacen entre las mismas empresas integrantes del club.
4 pasos para implantarla
De las 5 etapas señaladas, la más pesada es la primera y la quinta la más difícil pese a ser la que garantiza la eficacia en el tiempo. En cuanto a su implantación, Euskalit editó un libro donde se recogen los ejercicios y pasos concretos que deben seguirse para adoptar bien la metodología pero, en líneas generales, podemos decir que su fijación se lleva a cabo siguiendo estos pasos:
1.- Preparación.- Estudiamos y nos familiarizamos con la metodología. Se aprenden los conceptos y se planifican las actividades
2.- Pasar a la acción-Recorremos todas las instalaciones identificando innecesarios, posibles ubicaciones, focos de suciedad, áreas, objetos o máquinas a identificar…
3.-Análisis.-Se reúne todo el equipo para analizar las propuestas de mejora hechas por cada uno y se consensuan las acciones a ejecutar.
4.- Documentación.-de todas las conclusiones que se han extraído de los pasos precedentes para ir cotejando el cumplimiento.
