Que las redes sociales se han convertido en una herramienta de comunicación buena, bonita y barata para empresas de todos los tamaños ya no cabe ninguna duda. De hecho, e han publicado informes de todo tipo advirtiendo sobre el absentismo presencial que genera el uso de las redes en horario de trabajo.
El problema, sin embargo, no es tan nuevo. Como explica el consultor Raimundo García, “el absentismo presencial existe desde hace muchos años. Antes era el teléfono o tomar café. Después el acceso a Internet y ahora ese absentismo se ha extendido a las redes ofreciendo una opción que antes no existía en el puesto de trabajo”. ¿A qué viene entonces tanto revuelo? “El problema es que ahora ya no sólo hacemos compras desde el puesto de trabajo, también preparamos las vacaciones, intercambiamos fotos, correos personales, etc. Todo eso al final puede llegar a representar hasta el 28% de la jornada laboral. Tiene un coste enorme para la empresa”, añade García.
¿Cómo evitar el goteo?
En algunos casos, la solución puede estar en que los empleados tomen conciencia de que la empresa puede monitorizar su navegación y conocer en qué tipo de webs navegan. Para las más desconfiadas o con datos más sensibles, queda el bloqueo total a estos medios.
Agujeros negros
La mala noticia es que cada vez es más difícil limitar el acceso en la oficina para evitar riesgos. Según un informe, los trabajadores móviles incumplen un 35% más las políticas de seguridad que los que están únicamente en la oficina. En concreto, “más de un tercio de los profesionales que trabajan dentro y fuera de la oficina han provocado un mayor número de activación de bloqueos cuando se encuentran fuera de ella, debido a que, probablemente, sienten mayor libertad para visitar una gran variedad de sitios web que no visitarían si se encontrasen en la oficina“, apunta el informe.
Otro dilema importante a la hora de cortar por lo sano es que, como hemos visto al principio de este reportaje, las redes se han convertido para muchas empresas en una herramienta muy útil, a la que no se quiere renunciar. Por eso, quienes más saben de este nuevo fenómeno se muestran contrarios a cortar completamente el acceso a las redes y proponen diferentes soluciones en función de las necesidades de cada empresa y de cada puesto de trabajo.
Control de riesgos.
Lo primero que proponen es diferenciar entre la necesidad de controlar las redes por el mal uso del tiempo y los riesgos de pérdidas de datos confidenciales, virus, etc. “Son cosas muy diferentes. Los riesgos de virus y pérdida de datos son importantes y las empresas lo tienen que contemplar. Pero no hay tanta diferencia con la necesidad de seguridad que ha existido siempre por el uso de Internet. Es lo mismo. A veces un software de seguridad bastará”, argumenta la experta Dolors Poblet.
Definir una estrategia de uso.
En cuanto a la gestión del tiempo de los empleados, “lo ideal es poner estas nuevas tecnologías a nuestro servicio. Que pasen a ser herramientas para la gestión de nuestro trabajo. Si no para todos los puestos, sí para algunos concretos donde puedan aportar algo. Y que la empresa defina una estrategia de cómo utilizarlas. Más que hablar de dar o no libertad a los empleados, yo creo que hay que hablar de tener una estrategia de uso de las redes”, añade Poblet.
Una política clara de control.
“Conviene tener en cuenta que cuantas más restricciones pongas en la empresa, mayor será el coste residual. Bloquear la navegación a través de los PCs es asequible, y cada nueva barrera que vayamos añadiendo aumentará en coste exponencialmente. Por eso, la función de la educación a los usuarios es clave, así como la definición de una política clara sobre el uso de redes sociales en el seno de la empresa”, comenta el experto Pablo Teijeira.
Dentro de esta política de uso, puedes contemplar muchas posibilidades.
Como explica Raimundo García, “no se trata de poner una aplicación y que nadie vea nada. Las herramientas son muy abiertas. Se puede permitir ver libremente Internet y limitar el acceso a determinadas páginas, o dejar que sólo accedan unas personas determinadas o que se pueda entrar en las redes a unas horas y limitar el acceso en otras. No todos tenemos las mismas necesidades en nuestro trabajo”.
