La puesta en escena de la presentación empieza con la elección del programa que vamos a utilizar para contar nuestra historia. En este sentido, los expertos no tienen muchas manías. Cualquiera de los más utilizados, como PowerPoint o Keynote (este último si trabajas en Mac), te permitirán hacer presentaciones de alto nivel, sin complicaciones. Otra opción es Prezi, que dispone de un menú muy sencillo y tiene una ventaja sobre las otras: su capacidad para realizar presentaciones con movimiento y zoom de forma simple. Para quienes necesiten realizar presentaciones con animaciones más profesionales, la herramienta ideal es Flash. A partir de ahí, ¿cómo plasmamos nuestras ideas?
Índice “Hazte un índice de las ideas que vas a contar y utiliza como encabezamiento en cada diapositiva el punto en el que estás. Para que el otro se sitúe enseguida, aunque haya perdido el hilo en algún momento”, recomienda Óscar Méndez.
Pocas ideas No confundas a la audiencia con un montón de ideas sobre la misma diapositiva. La gente sólo va a retener una o dos de cada proyección. “Intenta resumir una sola idea por diapositiva y que sea lo más gráfica posible. Hay que buscar ideas muy gráficas, para que estén pendientes de nosotros y no de leer el Power Point”, dice Dani Sala.
Otro efecto perverso del efecto que produce una diapositiva con muchas ideas es que “el público se adelanta a lo que vas a decir, porque se ponen a leer y dejan de prestar atención. Lo ideal es poner una, y como mucho dos. Y dejar un pequeño espacio de tiempo de asimilación entre una y otra”, comenta Óscar Méndez.
Animaciones “Hay que tener mucho cuidado con los efectos porque confunden mucho. Lo que debemos trabajar es una diapositiva muy bien refundida, poniendo muy claro qué es lo que queremos transmitir. Si decides utilizar un efecto, que sea porque es muy importante, pero no por capricho, por parecer cualquier cosa. Cuantos menos efectos mejor”, asegura Óscar Méndez.
Vídeos No son imprescindibles, pero pueden servir de ayuda para captar la atención cuando estamos en un escenario con mucho público. “Nosotros los utilizamos como entrada a los Power Point, para el arranque de la presentación. Un vídeo breve a modo de cabecera que sirva como planteamiento de la empresa, de lo que se va a ver en la presentación, ayuda a fijar la atención desde el principio. Pero es un error utilizarlos en la mitad del discurso, porque después cuesta que el oyente vuelva a retomar el argumento del Power Point”, señala Óscar Méndez.
Fotos “Debemos utilizarlas siempre que sea posible. Teniendo en cuenta que el 99% de las presentaciones que se hacen en este país son en Power Point, las fotos son fundamentales. Conviene buscarlas impactantes y explicativas. Y hay recursos fabulosos como Flickr, el propio Google Imagenes o bancos de imágenes como Getty Image”, dice Méndez.
EL DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA
No utilices los colores de forma caprichosa. Deben reflejar, de alguna manera, la identidad corporativa de tu empresa o reforzar las ideas que quieras contar.
tus Colores corporativos “Al utilizar los colores de tu presentación, piensa en el packaging de tus productos, que seguramente reflejan la identidad de tu empresa. Así, de forma muy generalizada, se puede decir que los productos gourmet irán con presentaciones con fondo negro; el marrón es un color orgánico, para productos de la tierra; el verde, para conceptos de ecología; el azul para la tecnología, y el rojo y el naranja, que son más atrevidos, para ideas de progreso. En general, los colores fríos son más conservadores o más tecnológicos, más matemáticos y los cálidos, más emocionales”, explica Dani Sala.
Equilibrio de tonos Busca combinaciones de colores que faciliten la lectura. “Para las letras, colores que estén dentro de la gama de blancos y negros, incluido el gris. Si el fondo es oscuro, o con colores como azul o rojo, escoge una letra blanca. Si el fondo es claro, mejor que sea negra o gris y en algunos casos también en azul. Pero si el fondo es negro, utiliza una letra en blanco con un tamaño mayor de lo habitual, porque costará más de leer”, añade el responsable de E2S.
