¿Cómo organizas la información? ¿Archivas e-mail en una serie de carpetas o dejas que se acumulen en una montaña en tu bandeja de entrada? A la mayoría, nos resulta muy difícil encontrar un e-mail o documento cuando lo necesitamos (así lo manifestaron un 78% de 2000 profesionales consultados). Dos técnicas para lograrlo son:
- Crea carpetas. Los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. “Es conveniente crear múltiples carpetas para clasificar los mensajes, debemos separar los correos personales de los del trabajo y dentro de ellos el tipo de mensaje. El objetivo es dejar el buzón de entrada vacío y en cuanto nos llegue un mensaje poder enviarlo a la bandeja de entrada incluso antes de leerlo. Así podremos establecer prioridades a la hora de consultar el correo y encontraremos los mensajes que buscamos de una forma sencilla”, sostiene Porcellinis.
- Establece reglas. La operación anterior se puede realizar automáticamente, si estableces reglas y filtros. “Muchos programas permiten clasificar el correo según entra gracias a una serie de criterios que establece el usuario, basados en el contenido, la dirección de correo electrónico del remitente, etc. Entre las reglas está la codificación de los mensajes por colores o su envío a una carpeta determinada, incluyendo la de elementos eliminados”, añaden desde Randstad.
Revisa tus elementos enviados
Según la empresa de Recursos Humanos, muchas personas guardan en esta carpeta los mensajes que han enviado durante meses o años, cuando una parte importante de ellos no necesitan ser archivados. De los mensajes enviados que necesites guardar copia, hazlo por receptor o por fecha de envío.
