Tanto para una empresa como para un autónomo, es primordial saber priorizar las tareas para ejecutarlas de manera eficaz y lo más rápido posible. El problema es que a veces son tantas que cuesta saber por dónde empezar así que acabas por procrastinar y reducir la productividad. Para aclarar esta duda es para lo que sirve lo que se conoce como La matriz de Eisenhower o como la caja de Eisenhower. Se trata de un marco de trabajo sencillo que te ayuda a organizar el trabajo de cada día en base a las prioridades.
El funcionamiento es el siguiente:
-Diseña un gráfico en un papel con un rectángulo dividido, primero, en dos partes. Una de ellas la encabezas con la palabra urgente y la otra con la palabra importante.
-Vuelve a dividir ahora cada una de las partes en otras dos para distinguir, en la parte de lo urgente entre las categorías de urgente importante y urgente no importante. Lo mismo en el lado de lo importante: importante pero no urgente y ni urgente ni importante.
Una vez identificadas y clasificadas las tareas conforme a los criterios indicados lo que toca es hacer atendiendo a esta escala. De manera que:
-Si es urgente e importante: empieza por ésta tarea sin más dilaciones
-Si es urgente, pero no importante: procura delegar siempre que tengas esta oportunidad.
-Si es importante, pero no urgente: planifica e intenta ceñirte a los plazos establecidos.
-Si no es urgente ni importante: sencillamente olvídalo. No lo hagas
La aplicación de este diagrama te ayudará a optimizar tu tiempo de trabajo y su efectividad. No en vano su autoría procede de un hombre que, siendo el presidente número 34 de los Estados Unidos y general del ejército, se hizo famoso, entre otras cosas, por sus increíbles niveles de productividad.
Otras fórmulas que aumentan la productividad
Aunque pueda parecer que el marco laboral diseñado por el ex presidente estadounidense simplifica mucho las cosas, lo cierto es que, en ocasiones, el problema no radica tanto en el orden de ejecución de las tareas como en saber evaluar su importancia.
En las urgentes, parece que tenemos poco que decir pero, ¿en las importantes? No todo es cuestión de trabajo. También tenemos una vida de la que forman parte la familia, pareja, amigos, aficiones personales…De aquí que otros especialistas, como la psicóloga y escritora Patricia Ramírez, incluya entre sus recomendaciones la necesidad de buscar el equilibrio en tu escala de valores.
Es importante saber cuáles son tus prioridades en esta vida y repartir el trabajo conforme a ellas si no quieres caer en la desesperación y el desequilibrio. “Si tu escala de valores la encabeza la vida familiar, no debes dedicar el 90% de tu tiempo al trabajo. Así nunca te sentirás gratificado”, sostiene Ramírez.
Otro consejo valioso de esta psicóloga es acostumbrarte a cumplir con los plazos que te fijas para cada tarea. De lo contrario “tu cerebro aprende a dispersarse, cuando lo que hay que enseñarle es a ser eficaz. Un cerebro disperso agota mucho más que uno concentrado”.
