La emisión de facturas es uno de esos elementos imprescindibles que pueden generar dolores de cabeza para algunos autónomos y pequeños empresarios, sobre todo si se trata de hacer el proceso a través de Excel u otros programas antiguos.
Por el contrario, con los programas de facturación este trabajo resulta mucho más sencillo, gracias a una buena parte de la automatización que incluyen. Y lo mejor, es que hay algunas de estas excelentes herramientas que son completamente gratuitas. Arianna Lupi, analista y graduada en Administración y Dirección de Empresas recomienda estas siete:
Billage
Esta herramienta de gestión está, especialmente, diseñada para agencias, consultoras y empresas de servicios que quieran simplificar y ahorrar tiempo. Y, de paso, trabajar de forma coordinada y centralizada para facturar, gestionar proyectos y recuperar información. Entre sus ventajas, podrás:
Organizar fácilmente la administración de tu empresa desde la creación de un presupuesto a la creación de una factura y la gestión de su cobro. Conectar tus bancos y hacer la conciliación de tus cobros y pagos como si fuese un juego.
Personalizar tus facturas y presupuestos. Podrás usar y personalizar las plantillas de Billage de facturas y presupuestos para mostrar una imagen moderna y profesional. También podrás enviar un diseño propio y Billage lo creará para ti.
Envíar y recibir emails. Billage se conecta a tu servidor de correo para que puedas comunicarte con tus clientes y proveedores. Podrás recibir y envíar emails sin salir de Billage, vincular correos a clientes, ahorrar tiempo creando plantillas del cuerpo y asunto de tus emails y crear firmas profesionales para tus correos.
Tener el control de tu empresa. Gracias a la información gráfica y los indicadores de los paneles de análisis de Billage, tendrás todos los datos importantes para gestionar tu empresa eficazmente y sin errores.
Gestionar con notas y colores. Podrás vincular notas a cualquier documento de compra o venta en forma de recordatorios o avisos que aparecerán en tu calendario. Además, podrás marcar tus gastos y facturas con colores para puedas encontrarlos más rápidamente.
Crear facturas periódicas automáticas. Si facturas a tus clientes cuotas mensuales o anuales, podrás programar que se generen automáticamente. Además, podrás hacer lo mismo para tus gastos periódicos como nóminas o alquileres.
Capturar tus gastos fácilmente. La app de gastos de Billage te permite hacer fotos a tus tickets para extraer los datos y contabilizarlos automáticamente.
Conectar tu tienda online. Gracias a los conectores que ha desarrollado Billage, podrás integrar las ventas y los clientes con tu tienda online Prestashop o WooCommerce.
Cobrar tus facturas con Paypal. Tus clientes podrán pagarlas fácilmente cuando las reciban por email.
Holded
El plan gratuito de esta plataforma ofrece en un solo lugar todos los servicios que una empresa o autónomo podría necesitar para la gestión de su proyecto o negocio. Esa es, justamente, una de sus principales ventajas: desde facturación y contabilidad hasta CRM, organización de proyectos, RRHH y gestión de inventario.
Es una plataforma que funciona en la nube por lo que puedes acceder a ella desde cualquier lugar, así como dar acceso a otras personas de tu equipo.
Esta herramienta da una gran importancia al diseño y la experiencia de usuario, por lo que la interfaz es muy fácil de usar e intuitiva. Con ella, podrás coordinar tus facturas de manera ágil y ordenada. Además, cuenta con más de 40 plantillas que puedes personalizar por completo, por ejemplo, escoger tus colores corporativos para darle una imagen coherente con el estilo de tu empresa, y añadir tu logo a cada documento que crees.
Holded ofrece también la posibilidad de crear otros tipos de documentos como presupuestos con el mismo nivel de personalización.
Conciliación bancaria y automatización. Puedes también conectar de forma sencilla y automática todos tus bancos para conciliar transacciones con tus facturas. Además, te ofrece la posibilidad de programar facturas recurrentes y hacerles su seguimiento. Incluso puedes proyectar un futuro bastante claro de tu empresa, ya que te ofrece la opción de marcar las probabilidades en cada uno de los proyectos o negocios que tengas.
Por último, Holded genera reportes automáticos con toda tus datos. De esta manera, puedes contar con información clara y precisa de los avances de tu empresa y su potencial de crecimiento. Todo esto la convierte en uno de los programas de facturación más desarrollados y completos que se pueden encontrar para manejar las cuentas de tu empresa.
Factura Script
Es un programa de facturación que puedes utilizar tanto de manera online como descargándolo en tu ordenador. Esta es una de las mayores ventajas, ya que para algunas personas podría ser conveniente contar con un programa previamente instalado al que puedan acceder sin necesidad de estar online.
Control de acceso. Otra de sus ventajas es que permite escoger y limitar el acceso de cada empleado a ciertas áreas específicas, para evitar que algunas personas accedan a información sensible.
Opciones limitadas. Está exclusivamente dedicada a facturación y contabilidad, por lo que no abarca otras áreas de gestión empresarial. Si lo único que buscas es un programa de facturación, no representa ningún inconveniente. Pero si buscas un programa más amplio, que te permita tener casi todo en un solo lugar, esta no es la mejor opción.
Otra desventaja es que la interfaz no está tan desarrollada en cuanto a la experiencia de usuario, por lo que su diseño y manejo es un poco más básico.
Invoicely
Otra de las herramientas de facturación gratuitas más recomendables. Invoicely se enfoca precisamente en facturación y como tal ofrece un procedimiento sencillo y directo para la creación de facturas. Puedes crear tus albaranes y facturas de manera completamente gratuita. Resulta muy funcional para los autónomos que necesitan una plataforma exclusivamente para la generación de facturas; en 60 segundos dispondrás de una o de un albarán para utilizar de inmediato.
Plantillas con diseños creativos. Además, cuenta con plantillas de factura que permiten al usuario tener un formato base. De esta manera, puedes realizar tus gestiones de manera rápida si lo necesitas, y exportar esa información para entregarla a quien lo desees.
Como desventaja, que ofrece poca versatilidad y pocas opciones para la gestión de cobros y pagos.
Netsuite
Un programa adecuado para las empresas de mayor tamaño. Es un software de gestión para facturar y coordinar la contabilidad de empresas que cuentan con más de 250 empleados y un volumen de ventas por encima de los 50 millones de euros al año.
Control de gastos e ingresos. Como complemento a sus funciones de facturación, Netsuite ofrece múltiples productos en servicio de gestión de empresas. Por ejemplo, permite registrar los gastos, impuestos y cualquier tipo de elementos de contabilidad para mantener un control de los gastos e ingresos. Además, ofrece distintos tipos de análisis para las grandes empresas que la utilizan. Permite que sus usuarios se asesoren con respecto al desarrollo de su negocio en distintos aspectos. Sirve así como guía para el estudio del beneficio-costo de las cadenas de trabajo, así como para el estudio de la contabilidad y la toma de decisiones administrativas.
Interfaz fluida y múltiples productos. Se debe utilizar de manera online, con posibilidad de abrirlo en el smartphone u ordenador y sistema operativo. Además, cuenta con una interfaz relativamente fluida. El diseño es bastante más dinámico y amigable que algunas de las otras opciones haciendo así la experiencia de utilizarla bastante cómoda.
Mgest
Un ERP bastante completo en comparación a otros que cuenta con TPV, gestoría de proyectos, contabilidad y, por supuesto, facturación. Sin embargo, no abarca tantas áreas de gestión empresarial.
Interfaz amigable. Una de sus principales ventajas es su interfaz amigable, un elemento que podría parecer de poca importancia, pero cuando se trata de utilizar un programa de manera constante, la falta de fluidez en su uso podría representar un verdadero problema a largo plazo. Además, es fácil de personalizar y se pueden crear facturas muy rápido. Es muy versátil y eficiente. La información se guarda en la nube, por lo que puedes acceder a ella desde cualquier plataforma.
Adaptable a Android o IOS. Se adapta fácilmente a cualquier sistema operativo o artefacto electrónico en el que desees usarlo. Otra ventaja importante, ya que permite acceder a las facturas en cualquier momento, sin que esto represente un problema. En el mundo actual, la rapidez y la conectividad son primordiales.
Videotutoriales. Otra ventaja es que en la página web de Mgest ofrecen videotutoriales bastante explicativos sobre cómo utilizar el programa. Aunque en muchos casos es más conveniente el soporte personalizado.
Factusol
Este software de facturación online permite al usuario generar documentos de todo tipo que pueden ser compartidos de forma automática. Así, puedes seleccionar a un cliente determinado y hacerle llegar a través de correo electrónico tus facturas proforma. Factusol ofrece también un control de stock bastante completo, que permite anticiparse a cualquier necesidad de reposición de productos.
Conexión con Office. Con él te puedes conectar de manera sencilla con los programas de Microsoft Office, una ventaja importante para los usuarios que manejan esos programas y requieren fluidez entre los dos aspectos de su negocio.
Opciones limitadas. En su contra, que no cuenta con todas las posibilidades de gestión empresarial, como conciliación bancaria automática o reportes automáticos del desarrollo del negocio. Además, el diseño de usuario es bastante básico y poco desarrollado para permitir que el empresario lo controle con fluidez.
