Para el director de contenidos de MuyComputer es conveniente realizar limpieza de mensajes poco relevantes o antiguos. Al mismo tiempo nos dará la oportunidad de que podamos conservar correos con información importante. En Randstad también lo tienen claro y recomiendan eliminar a discreción: “No hay nada que deje más limpia y libre tu bandeja de entrada que suprimir el correo innecesario”.
- Cómo vacíar tu bandeja de entrada. Si contiene un infinito número de e-mails, puedes seguir la estrategia que recomiendan los autores de La invasión de los e-mails para dejarla limpia en unas dos horas: en primer lugar, organízala por fechas y borra la mayor cantidad de mensajes antiguos o irrelevantes que sea posible. A continuación, ordena por remitente. En muchos casos, encontrarás que el correo de un remitente ha perdido relevancia para lo que estás haciendo en ese momento y puedes eliminarlo.
- Después, ordena por temas y categorías. Por ejemplo: acción, petición, entrega o confirmación. Se tratará de mensajes importantes que tal vez tengas que guardar o revisar antes de eliminarlo. Por último, la bandeja de entrada puede organizarse según el tamaño del documento. Así se pondrán de manifiesto e-mails con archivos adjuntos extensos y potencialmente importantes.
- Limpia al empezar, limpia al terminar. Y para que tu bandeja de entrada no vuelva a convertirse en una montaña de e-mails, a partir de ahora comienza y termina tu jornada laboral limpiando tu buzón. Ten presente que se trata de almacenar menos para encontrar más. Tienes que eliminar sin piedad todos los mensajes cuyo valor de futuro sea limitado.
Personaliza tu programa
Según datos facilitados por Randstad, la mayoría de las personas explotan sólo entre el 20% y el 30% de las posibilidades que ofrecen los programas de e-mail. Sólo con elevar este porcentaje al 50% te sorprenderás del incremento de tu eficacia. Consejo: invierte algo de tiempo en aprender como funcionan estas herramientas.
