Cómo colocar a la gente
En una mesa. Hay dos sistemas de presidencia: la francesa y la inglesa. En la primera, las cabeceras se sitúan en el centro de la mesa, de manera que el anfitrión tiene enfrente a su invitado de honor con el que puede comunicarse perfectamente dándole, además, un lugar importante respecto al resto de los invitados. Este sistema es el más utilizado en las reuniones de negocios.
La presidencia inglesa sitúa las cabeceras en los extremos de la mesa. “Se reserva la cabecera para el principal responsable (el presidente o el dueño); si son dos, en la otra cabecera estará el otro representante. En el caso de que sólo haya uno, la otra cabecera quedaría vacía. El anfitrión nunca cede la presidencia y si hay un visitante lo colocará a su derecha”, señala Pilar Sánchez-Cano, directora de Escuela de Protocolo.
Conflicto de competencias. Cuando hay varios directores que tienen la misma relevancia en el organigrama, el orden de importancia se establece por la antigüedad de creación del departamento, al igual que ocurre con los ministerios en el protocolo oficial.
En un avión o en un tren, la ventanilla de la derecha en el sentido de la marcha siempre se cederá a la persona de mayor relevancia, a su lado irá el siguiente cargo importante (por ejemplo, el cliente y el emprendedor). Cuando el trayecto se realiza en un habitáculo con mesa, de nuevo el personaje principal se sitúa en la ventanilla de la derecha, a su lado iría el segundo en importancia (o el anfitrión, si el otro es el cliente), enfrente del personaje principal el tercero y a su derecha el cuarto.
En sofás y sillones, siempre hay que colocar al invitado de honor a nuestra derecha. Cuando hay un sofá con dos sillones, el anfitrión se sienta en el sillón que queda a la izquierda del sofá, de manera que el cliente que está sentado en el extremo del sofá más cercano le quede a su derecha.
Cómo vestir
Según la directora de Escuela de Protocolo, “con la ropa demuestras respeto a la persona, al lugar y al evento”. Así que, siguiendo a Redondo, “hay que vestir acorde al país, costumbre, clima y código de vestuario de la empresa. La mejor recomendación es informarse. Si duda o no puede obtenerse esa información, habrá que decantarse por el estilo clásico, un valor seguro. Traje con corbata lisa o sin corbata para los hombres, traje de chaqueta o conjunto falda-blusa, para las mujeres”. En la elegancia en el vestir tanto para hombre como para mujer debe haber los siguientes requisitos: comodidad, discreción y sobriedad. Y por supuesto adecuación al sector, porque no visten igual los financieros que los creativos publicitarios. Algunas situaciones concretas:
Para una montería, ropa cómoda para un día en el campo donde predominan los tonos marrón, ocre, tierra y los verdes oscuros. Los tejidos como pana y tipo loden son muy utilizados, así como las prendas guateadas y los sombreros. El calzado debe ser resistente y cómodo. Si pagas por ir, debes agradecerlo con una llamada a posteriori. Si te invitan, has de enviar un presente que varía en función del coste de la montería y de la persona, pero suele ser un regalo caro y personalizado.
En un club de golf o deportivo. Pantalón largo de corte clásico o falda, no pantalones cortos en tonos claros y corte casual. Zapatos de cordones sin tacón, suéter o chaleco. Hay clubes que requieren de una etiqueta específica, con lo cual es bueno informarse previamente.
Para una cena elegante en un restaurante. Si no indica nada la invitación, traje oscuro para ellos y traje de cóctel o un vestido de un largo algo mayor para ellas. Si el clima es tropical o en época estival, el traje puede ser de color claro. El zapato de la señora debe ser muy sencillo y el de señor, de cordones. Para las señoras, pocas joyas y en los señores, no es recomendable enseñar el reloj, los gemelos o los tirantes.
Para una cena/comida en casa de un cliente importante. El mismo vestuario que en el caso anterior, salvo que en la invitación se marque una etiqueta determinada.
“No es recomendable llevar nada a la cena, ni vino; el detalle se puede tener al día siguiente, enviando, por ejemplo, unas bonitas flores”, aconseja Javier Vila, de Savenelle de Grandmaison, miembro de la Asociación Española de Protocolo.
Para un evento en una institución, embajada/casa cultural… En las invitaciones suele figurar el tipo de vestuario a lucir. Estas son las expresiones más utilizadas. Caballeros: traje oscuro. Señoras: vestido corto.
Para un barco. Ropa de sport, zapato plano para ellas, náuticos para ellos. El calzado deportivo también es una buena opción para ambos. Pantalón corto o falda corta, polo o camiseta T-shirt. Los barcos son muy queridos por sus dueños por lo que procuraremos ser muy cuidadosos. Prohibidos los tacones. Atención especial con nuestros pies, ya que estaremos descalzos en muchas ocasiones.
Preferencia de paso
El protocolo empresarial se distingue del social en un aspecto clave: el derecho de cortesía. Este derecho marca el orden de entrada, la posición en los asientos y la jerarquía en las reuniones. En el mundo empresarial, el derecho de cortesía lo tienen los superiores en la escala de mando y, sobre todo, los clientes, además de cualquier responsable del poder político e, incluso, el eclesiástico, frente a las mujeres y las personas mayores que priman en el mundo social. Cuando caminas al lado de un cliente, éste siempre tiene que ir a tu derecha. Cuando van tres personas en línea, el del centro cede el paso primero al de la derecha y después al de la izquierda. Siempre se cede el paso al superior jerárquico, independientemente de su sexo y edad. Y a la hora de abandonar una sala, el último en hacerlo es el anfitrión.
Tarjeta de visita. El diseño ha de ser sencillo y elegante, sin excesivos adornos y en un papel de calidad. Recuerda que representa la imagen de la empresa. Nunca debe tener enmiendas ni tachones. En el mundo internacional, debe estar escrita en inglés en un lado y en el idioma propio en el otro. Se entregarán en el momento de las presentaciones y, en último caso al final, a modo de despedida. En general, ha de entregarse con la mano derecha, agarrada de una esquina dejando el nombre bien visible y en el sentido del interlocutor, para que éste pueda ver nuestros datos de un primer vistazo. Nunca hay que guardarla sin más: es de buena educación entretenerte un poco mirándola para demostrar interés. La tradición oriental manda que la tarjeta se coja con las dos manos por los bordes, evitando tapar el nombre y se guarde en el bolsillo más cercano al corazón, nunca en un bolsillo por debajo de la cintura.
Los regalos de empresa. Hay unas normas generales: no se deben hacer nunca antes de una negociación o de la firma de un acuerdo, porque se puede interpretar como un intento de condicionar voluntades. No debe tener un valor excesivo. Las ediciones limitadas de libros, de música o incluso de vino pueden ser una buena opción. Cada vez funcionan más los regalos que son experiencias: entradas a espectáculos deportivos, óperas…
