Colgados del teléfono
El verdadero peligro, según los expertos, está ahora en el teléfono móvil. Quien te llama se aprovecha de la ventaja de poder localizarte cuando no te encuentra en tu puesto de trabajo. Pero que él disponga de tiempo para llamarte y de una herramienta para ‘perseguirte’ no quiere decir que tú tengas que estar disponible. Sin embargo, el peligro del teléfono móvil es, al mismo tiempo, su principal ventaja: no tienes la obligación de contestar en el momento.
Reuniones interminables
Muchos empresarios y ejecutivos tienen la extraña sensación de que están siempre reunidos, incluso de que asisten a reuniones que sirven exclusivamente para preparar otras reuniones. Una reunión útil es breve y va al grano. Tan importante es organizarlas correctamente como controlar desde dentro que no se alarguen de forma innecesaria y se ciñan a la agenda.
Acapararlo todo y no delegar
Si estás asumiendo distintas funciones que tendrías que estar delegando, tienes entre manos un problema mucho más serio que la pérdida de tiempo: o no cuentas con un equipo con formación para desarrollar esa tarea, o falta personal o es que no sabes delegar. La tercera es la que tiene más fácil solución: confía en tu equipo.
Escritorio invadido por papeles
El desorden es uno de los ladrones más fáciles de esquivar. Si cada día al comenzar tu jornada dedicas diez minutos a organizar tus papeles, tanto los que están encima de tu mesa como los que te estorban en el escritorio de tu ordenador, te ahorrarás perder horas buscando información que no has archivado y que no recuerdas dónde está.
No saber decir no
Los expertos aseguran que en la oficina nos distraen cada 11 minutos, y tardamos otros 25 en volver a retomar nuestro trabajo. En este contexto, aprender a fijar límites resulta fundamental para gestionar correctamente tu tiempo. Debes aprender a decir que no, tanto cuando te proponen que te ocupes de tareas para las que no tienes tiempo -si no vas a poder llevarlas a cabo correctamente, vas a quedar peor que si dices que no desde el principio y explicas por qué no puedes–, como cuando entra un compañero en tu despacho para comentarte el último cotilleo o para relatar con pelos y señales cómo le ha ido el fin de semana –si estás ocupado vas a perder la concentración.
Demasiado perfeccionista
El detallismo no es siempre un buen aliado del trabajo bien hecho. A veces, no es tan importante que un trabajo quede perfecto como que lo ejecutes a tiempo, en los plazos que se han fijado para el proyecto y tal y como te lo han encargado. La perfección no siempre se puede aplicar a todos los procesos, sobre todo si son menores. Los expertos alertan de que no saber simplificar las tareas cotidianas es un desgaste inútil. Ser detallista en tareas menores es un problema muy habitual en equipos de trabajo mal gestionados. Trasmite a tu equipo exactamente qué se espera de ellos y sé claro cada vez que encargues una tarea a cada uno de tus empleados.
Tienes un centenar de emails
¿Cómo respondes como es debido a más de cincuenta correos electrónicos al día? Los expertos recomiendan redactar sólo lo imprescindible –basta con que seas claro– y tener preparado un mismo texto para responder a peticiones similares. La lectura, siempre lo más rápida posible, y limitada a aquellos documentos que consideras que son importantes. Y si la respuesta puede esperar, pues que espere.
Personas que se presentan en tu mesa sin ser citadas
En ocasiones fallan los filtros más básicos –el sentido común, las secretarias y las puertas cerradas– y no tienes más remedio que hacer frente a visitas inoportunas. Evita a toda costa que las personas que no tienen cita se sienten –procura permanecer de pie– y aprende a ser sincero –si estás ocupado y no puedes atender a esa persona, sé claro con ella… es la mejor estrategia. Si les atiendes, ponte un límite de tiempo.
Burocracia, papeleo…
Todos los manuales de gestión del tiempo coinciden en que hay tres tipos de papeles: los que requieren una acción inmediata, los que contienen información que hay que transmitir, y aquellos que, ni más ni menos, tienen que ir directos a la basura. A tu mesa llega todos los días un flujo incesante de información a la que tienes que ir dando salida y que te quita tiempo de tu actividad principal, pero que no puedes dejar que se vaya acumulando. El truco para ahorrar tiempo está en seleccionar qué papeles son de verdad importantes, responderlos y desechar el resto.
