Por una parte tienes que tomarte el tiempo para analizar cuál es tu infraestructura tecnológica (qué numero de equipos informáticos tiene la empresa, con qué antigüedad, de qué software dispones y cuál es el grado de conectividad de tu empresa). Por otro, tienes que evaluar qué posibilidades tecnológicas de movilidad tiene tu negocio (servicios blackberry, servicios IP, WiFi o WiMax para conectar distintas ubicaciones, etc). A continuación, tienes que revisar tus medidas de seguridad (antivirus, firewalls, siste- mas anti-phising, ordenación de contenidos, filtración de contenidos en el centro de trabajo, sistemas de encriptación para datos confidenciales, siste- mas de back-up, sistemas de ali- mentación ininterrumpida, etc). Por último tienes que ver de qué tipo de servicios haces uso: e-commerce (tanto para compras –indica un elevado nivel de uso de la tecnología– como para ventas) uso de firma digital, servicios de e-learning, servicios de CRM, de gestión de nóminas, y gestión de stocks.
Estos son los ‘niveles’ que necesitas controlar para evaluar tu gestión al frente del negocio:
REALIZO INVERSIONES ANUALES EN NUEVAS TECNOLOGIAS.
Lo ideal, según apunta José Miguel Mesa, director del área de nuevas tecnologías de la empresa Idel Innovación y Desarrollo Local, es que esta inversión ronde el 3% del presupuesto anual de marketing –salvo inversiones puntuales–, y que esté dirigida, con carácter general, al mantenimiento y a elaborar unos pequeños planes de reposición y actualización de equipos y software. En este punto es importante el ahorro de costes. “Por ejemplo, que el proveedor de equipamientos sea siempre el mismo. Y también recurrir a las fórmulas de renting y leasing que permiten renovar los equipos cuando crece la empresa”.
ACUDO A TODAS LAS AYUDAS PUBLICAS POSIBLES EN ESTE CAMPO.
“Es importante presentarte a todas las ayudas tecnológicas oficiales”, destaca Mesa. “Préstamos tecnológicos y ayudas directas para el desarrollo de software específico… Son complejos, la gente se cansa, y para quien no tiene conocimientos tecnológicos es todavía más complicado. Plantear las memorias es tedioso, hay que presentar muchos papeles, y la gente pierde un poco la perspectiva de lo que es realmente. Pero merece la pena”, señala. “Ahora bien, no se trata de conseguir dinero, sino de financiar inversiones”, advierte. “La ayuda se tiene que plantear así: Hago la inversión y después presento los papeles para solicitar una subvención que puede que me concedan… o no. Deben ser procesos independientes”.
OBSERVO EL MERCADO PARA VER QUÉ HACE MI COMPETENCIA EN EL PLANO TECNOLOGICO.
Hay que llevar a cabo una observación frecuente del mercado. Ahí, Internet es una fuente de información inagotable. “No puedes atender a todo, pero sí que tienes que estar atento a qué tecnología podría ser de aplicación para tu negocio. Por una parte, el conocimiento general del mercado tecnológico. Por otro lado hay que ‘espiar’ a la competencia: atender a qué está haciendo la empresa que se dedica al mismo negocio que tú”, apunta Javier Carril. “Muchas veces los avances más simples se obtienen analizando que está haciendo tu competencia y qué es lo que no tienes tú. Esto, llevado al extremo, siendo innovadores, nos llevaría a hablar de ventaja competitiva. Como casi todo está inventado, lo importante no es ‘mirar a’, sino mirar más lejos”, matiza Mesa. Aquí tienes que ver cuál es la capacidad de escucha de tu negocio a tu servicio de mantenimiento informático. “A medida que van creciendo, las empresas van teniendo más información sobre el mercado tecnológico”, matiza Carril.
TENGO UNA PRESENCIA SALUDABLE EN INTERNET.
“La base de cualquier plan de marketing hoy en día tiene que basarse, no en hacer un folleto o poner un anuncio en prensa, no en hacer un mailing o una carta de presentación cuidada, sino en tener una presencia en Internet cuidada, y a ser posible no la web corporativa estática, sino dinámica, que aporte servicios al que la utiliza y que haga que entre todos los días”, señala Mesa. Tienes que analizar no sólo si puedes prestar servicios a tus clientes (el ‘paquete básico’: información de actualidad sobre tu sector, boletines a clientes, catálogo de productos con precios, y atención al cliente on line), sino también si te permite ofrecer servicios a tus propios empleados.
SUPERVISO QUÉ SE HACE EN MI EMPRESA EN EL TERRENO TECNOLOGICO.
Ocurre como con las finanzas. No puedes ‘abdicar’ el control de este área de tu empresa. “El problema del emprendedor es que si no tiene conocimientos depende por completo del consultor”, advierte Mesa. “Es un dependencia de conocimiento: se explica poco lo que se está haciendo y además tú no lo conoces, aunque se te explica. Así, entre la falta de conocimiento y la falta de interés por conocerlo, ya que es un medio trabajar, y no el objetivo de la empresa, dependes por completo del consultor que te presta el servicio. Y la dependencia se traduce, al final, en dinero”, señala.
¿Tienes suficiente con tu actual infraestructura tecnológica?
En cuál de estos tres bloques se encuentra ahora mismo tu empresa. ¿Echas en falta herramientas de gestión? ¿De e-commerce? ¿Formación para los empleados? Pasa este checklist a tu infraestructura.
Nivel mínimo exigible
- Al menos un PC o portátil.
- Si dispone de varios ordenadores, tiene red local con la que comparten documentos o impresoras.
- Conexión con Internet de banda ancha disponible durante toda la jornada laboral.
- Cuál es la capacidad máxima de conexión a Internet contratada.
- Al menos una dirección de correo electrónico con la que puede enviar y recibir mensajes en cualquier momento.
- Página web accesible en Internet.
- Dominio (“URL”) propio y registrado.
- Un paquete ofimático con capacidad de proceso de textos y hojas de cálculo.
- Un antivirus u otro sistema de protección de ordenadores ante riesgos.
- Realiza en Internet las declaraciones de IVA.
Uso por encima del nivel mínimo
- Los empleados y la dirección, ¿han recibido en el último año algún tipo de formación relacionada con las TIC?
- ¿Utilizan algún ordenador de mano con capacidad de teléfono móvil GSM, de visualizar documentos de texto y hojas de cálculo, y cuyos datos estén periódicamente sincronizados con un ordenador normal?
- Si hay varios ordenadores, ¿disponen de una agenda de citas y tareas compartida?
- Si hay varios ordenadores, ¿tienen una libreta de direcciones compartida?
- ¿Emite sus facturas mediante un ordenador?
- ¿Utilizan algún software específico para la realización de pedidos, facturación u otro proceso interno de la empresa?
- ¿Disponen de bases de datos (listados informatizados) de clientes, de pedidos, de facturas…?
- ¿Disponen de software a su medida?
- ¿Disponen de una red de área local con un servidor correctamente administrado?
- ¿Disponen de algún tipo de integración con sistemas bancarios electrónicos?
- ¿Disponen de un sistema de gestión empresarial (ERP)?
- ¿Cuentan con un sistema de gestión de la relación con clientes (CRM)?
- ¿Cuentan con un sistema de gestión de la cadena de suministro (SCM): logística, alma- cenamiento, distribución…?
- ¿Cuentan con un sistema de gestión de gestión proyectos (PM, PO)?
- ¿Están integrados sus sistemas informáticos y de telefonía (CTI)?
- ¿Disponen de sistema de gestión documen- tal?
- ¿Tienen Intranet corporativa?
- ¿Disponen de red inalámbrica?
- ¿Se puede acceder a su red local desde fuera de su oficina?
- ¿Cuenta su empresa con certificado digital (firma electrónica)?
- ¿Usan Internet para obtener su información bancaria?
Uso para Internet y e-negocio
- ¿Usan banca electrónica para operaciones bancarias? (Realizar transferencias, enviar remesas de descuento,etc.)
- ¿Realizan compras por Internet?
- ¿Utilizan entornos virtuales de compraventa (marketplaces)?
- Si tiene página web, ¿es accesible con nivel AA de la “iniciativa de accesibilidad a la Web” (WAI) del W3C?
- ¿Disponen de un catálogo de productos y servicios en Internet?
- ¿Disponen de una plataforma en Internet con pasarela de pagos?
- ¿Cuentan con un sistema generador de factoras electrónicas (e-factura)?
- La página web de su empresa, ¿permite a sus clientes iniciar sus reservas, pedidos o contrataciones?
- La página web de su empresa, ¿permite a sus clientes hacer un seguimiento del estado de sus pedidos?
- ¿Son capaces de ofrecer en Internet pro- ductos/servicios distintos y personalizados al perfil de su cliente?
- La página web de su empresa, ¿permite a sus proveedores gestionar parte de su relación con Vds.?
- ¿Dispone su página web de capacidades transaccionales distintas a las de realizar compras o ventas? ¿Cuáles?
- Para la gestión habitual de la empresa ¿utilizan alguna aplicación informática que resida fuera de su empresa y en la que se conectan por Internet?
- ¿Se basan las direcciones de correo electrónico de su empresa en el nombre de la persona (ej. “estrella.alduncin@nuestraempresa.es) o en su función (ej. ventas@nuestraempresa.com)?
- ¿Utilizan el correo electrónico como herramienta de comunicación entre el personal de su propia empresa?
- ¿Utilizan el correo electrónico como herramienta de comunicación con clientes y proveedores?
- ¿Cuenta con un proveedor externo para alojar su web, o dispone de servidor propio?
- ¿Tiene su empresa software registrado?
