Planifica las tareas más repetitivas para atajarlas
Dedicarle demasiado tiempo a las tareas más repetitivas es un error que veo que cometen casi todos los profesionales a excepción de los informáticos. Deberíamos aprender más de ellos porque son mucho más eficientes con un ordenador que el resto de nosotros en tareas rutinarias. Imaginemos que tenemos que hacer una tarea muy común como puede ser coger datos de Internet y llevarlos a una hoja de cálculo o un documento. Son tareas que la gran mayoría se arranca enseguida a realizar sin pensar antes en cómo hacerlo de la forma más eficiente. Desde usar atajos de teclado, pensar cómo situar las distintas ventanas de la pantalla, hasta detalles tan aparentemente insignificantes como pensar en qué casos, para buscar en Google, debes utilizar el ratón o en cuáles la tecla de intro te ayuda a ahorrar tiempo. Parece una estupidez de apenas segundos de diferencia, pero en tareas que implica hacer esto mismo cientos de veces al día es mucho tiempo.
Concentra las llamadas en un único día de la semana
En algunos trabajos se suelen tener muchas llamadas a la semana. Con el objetivo de ser más efectivo, suelo concentrar las llamadas en un día de la semana dedicando el resto de días a tareas más productivas. Está claro que este consejo no le sirve a todos los emprendedores, sobre todo si tienes que atender directamente a clientes por la naturaleza de tu negocio, pero te funciona cuando hay una división de tareas entre socios.
Contacta con los clientes por la mañana, a primera hora
Por la mañana, como tarea principal,puedes plantearte siempre llamar a un nuevo lead (posible cliente) para así acabar siempre el día con la sensación de que al menos tienes un contacto nuevo que puede ser cliente. Esto te motiva bastante ya que nunca recibes un NO de primeras y siempre ayuda para los siguientes pasos. De igual modo, y aprovechando la frescura de ánimo que se presume, todos podemos tener al principio de la jornada laboral, puedes contactar con los clientes por la mañana, a primera hora, a fin de que ellos también me anoten como asunto prioritario en sus tareas del día.
Empieza el día antes que el horario estándar
Un truco es empezar el día antes que del horario estándar. Si hay una ética laboral en no molestar telefónicamente o personalmente antes de las 9:00 de la mañana, empieza tu jornada antes de lo habitual y ganaras tiempo sin interrupciones y con buena concentración, siempre con un buen check-list que te ayude a ganar concentración y enfoque. También hay quien entra a trabajar una o dos horas antes que el resto de los compañeros y así se consigue un altísimo grado de concentración y de eficiencia.
Crea huecos al empezar la jornada
Cuando la jornada suele acabar entre las 22:00 y las 24:00, la única forma que he encontrado de crear huecos es ponerlos al principio de la jornada. Un buen consejo es buscar huecos para hacer deporte, salir a correr o hacer un poco de yoga. Cuesta, pero es una buena forma de evitar la típica ansiedad matutina. Cuando vuelves, dedica media hora a responder correos electrónicos pendientes e intenta cerrar las tareas más rápidas, para dejar el resto del día a redactar escritos y trabajar en tareas más complejas.
Desplázate en tren y metro
Hay emprendedores que prefieren desplazarse en transporte público (tren y metro, autobús) en lugar de transporte privado, aprovechando el viaje de ida y el de vuelta para gestionar e-mails, acabar de preparar reuniones o simplemente relajarse cuándo es necesario.
Busca espacios y momentos para concentrarte
Si un día te sientes desmotivado o falto de energía para sumergirme en el trabajo y si la agenda te lo permite, levántate de la mesa y busca un lugar donde puedas estar solo con tus pensamientos media hora o una hora. Con calma conecta de nuevo con tu motivación y con tu energía vital y entonces regresa enchufado al trabajo. No es bueno ir tirando y no es bueno estar bajo energía. Lo transmites a la organización. Que sí, que un emprendedor tiene que estar conectado y al 100%, pero somos humanos y nuestra mente es muy tramposa. Es fundamental repasar nuestra motivación de vez en cuando para que nuestra energía esté alta y podamos entregarla a nuestro equipo y nuestros clientes.
Regla de los dos minutos
Ten presente la famosa regla de los dos minutos: si surge una tarea que puedes resolver en menos de dos minutos, acométele de inmediato y no la pospongas, ya que tardas más tiempo en añadirla a la agenda, planificarla etc. que en hacerla en ese mismo momento. El padre de esta teoría es el consultor David Allen, autor de Haz que funcione (Alienta Editorial). Matiza que siempre que no sean tareas delegables, si es así, que se ocupe otro…
Acostúmbrate a trabajar con cronogramas de tareas
Es útil tener cronogramas de tareas para visualizar los posibles cuellos de botella de alguna persona que puedan retrasar a otros compañeros y anticiparse. Un ejemplo sería este: si tenemos que decidir las promociones de un determinado momento y se va a llevar a la web y después a campañas publicitarias, hasta que no estén aprobadas dichas promociones, nadie puede avanzar el trabajo, por eso hay que teener muchos dibujos en papel y en Google Docs con las tareas y su secuencia, las que van en paralelo, las que van una detrás de otra, etc. Todo esto es para tener visibilidad y anticiparse.
Tú decides cuándo respondes
No responder a la inmediatez que exigen los demás, cuando el tema no es urgente. Este hábito aparece en el libro de Tim Ferriss La semana laboral de 4 horas (Editorial RBA). En la cuenta de correo, incorpora un mensaje de respuesta automática en el que avises de que, para equilibrar tu tiempo responderás en cuanto puedas y que si es realmente urgente, pueden llamarte a mi oficina.
Lee Los e-mails por la mañana, a primera hora, y por la noche
Un buen consejo, si es posible, es leer los e-mails sólo dos veces al día, para que no te estén interrumpiendo constantemente. Los leemos por la mañana a primera hora y por la noche. Por ejemplo, lee e-mail al principio y al final de la mañana. Leer otros nuevos suele introducir tareas a resolver evitando así que te centres en aquellas en las que estás trabajando.
Evita que te pongan en copia
Es importante reducir el tiempo que se dedica a leer correos y el número de los e-mails. Un consejo útil es pedir al equipo que no te pongan en copia. Es preferible que se resuma en el cuerpo del asunto lo más importante.
Habitúate a escribir tus ideas primero a mano…
Siempre que tengas una idea, empieza a escribirla a mano. Esto te ayudará a asentar las ideas, a pensar en voz alta pero plasmándolo, de forma que cuando acabas de escribir vuelve a releer lo escrito. No te puedes hacer una idea lo que puede evolucionar un pensamiento cuando lo escribes a mano. Ausentarte en la escritura, tener que escribirlo, te hace que estés pensando continuamente en ese “algo”. A la vez que escribes estás pensando que es lo próximo que vas a escribir.
… y, luego, a mezclarlas
Toma notas a todas horas, en dispositivos móviles. Luego adminístralas en cuentas de correo según para lo qué van destinadas y pásalas a post-its de colores. Éstos, según el área de la empresa a la que se focalizan, están todos colgados en un tablero de corcho de 3×2 metros que tenemos en el estudio, y además deben de estar desordenados. De esta forma, cuando te fijas en un post-it para desarrollarlo, siempre tienes en su órbita ideas de otros temas que pueden a llegar a crear sinérgias con otros que, a priori, tu mente no les había dado enlace de unión.
Distingue grados de urgencia
Divide las tareas en tres: las que te van a llevar bastante tiempo, las que hace tiempo que están pendientes y las que puedo hacer para despejar la mente. Las cortas o menores de 5-10 minutos simplemente, ejecútalas y ni las apuntes porque, si no, tardas mas tiempo en agendarlas que en hacerlas. Las de bastante tiempo, hazlas normalmente a horas en las que estés seguro que nadie te va a molestar a las 7 de la mañana o a las 11 de la noche.
Activa el modo ‘No Molestar’
Para que el móvil no moleste, tenlo siempre activado en modo ‘No Molestar’ para que ni e-mails ni llamadas interrumpan. Es preferible devolver llamadas a coger las llamadas porque no tienes el control de esa llamada y te puede romper la tarea que estás realizando. También debes evitar un mal hábito muy extendido: abrir el e-mail, móvil y Whatsapp de forma compulsiva cada dos por tres. Si lo logras, los minutos te van a cundir mucho más.
Deja reposar una decisión importante durante 24 horas
Un buen hábito es dejar reposar una decisión importante durante 24 horas o incluso un fin de semana. Si el lunes sigues pensando lo mismo, no hay tiempo que perder para poner en marcha la decisión. De esta forma evitas cometer errores de bulto y tomar decisiones en caliente. A veces cuando estás desarrollando algo y te encuentras muy metido en ello, no eres capaz de ver sus deficiencias porque las quieres defender a “capa y espada”, pero el tiempo te permite esto mismo, coger distancia y poder volver a moldear esa idea. El tiempo permite coger distancia de la idea y verla con un sentido mucho más crítico.
Trabaja en días festivos
Trabaja en festivos cuando lo necesitas para una mejor conciliación de vida laboral y familiar. Aunque pueda parecer contradictorio, a veces es recomendable dedicar tres o cuatro horas de trabajo en días festivos. Es un tiempo bien aprovechado, que permite avanzar trabajo y rentabilizar la dedicación. A lo largo de una semana, entre llamadas, emails y reuniones varias, resulta muy complicado poder dedicarse en profundidad a abordar determinados temas. Este avance en el trabajo de fondo me permite, en muchas ocasiones, ganar tiempo para poder invertirlo en la vida familiar/social durante la semana (escaparte algún día a buscar a tus hijos al colegio, por ejemplo). Sin avanzar determinado trabajo, estas horas libres me resultarían imposibles.
Responde como se merece
El correo electrónico se ha convertido en la puerta de entrada para distintos tipos de comunicación dentro de la empresa: preguntas rápidas entre compañeros de trabajo, invitaciones, mensajes de nuestra familia y amigos, información, y una larga lista de cosas en las que, sencillamente, no estamos interesados. Nos hemos acostumbrado a responder rápido y a veces se pierden las formas. Para evitarlo, hay que desarrollar el hábito de marcar los correos que necesitan una respuesta formal, seria, y no los respondas hasta la última hora del día (la que sea) y sólo responder rápido a los correos urgentes internos del equipo.
La regla de las 24 horas del buen comercial
Antes de finalizar la primera reunión, tienes que fijar un segundo paso para no perder el contacto. Si tu producto o servicio ha gustado, te pedirán una propuesta económica. No debes tardar más de 24 horas después de la reunión comercial para agradecer por e-mail la reunión, enviar la propuesta económica, si te la han solicitado, y añadirle en Linkedin como nuevo contacto.
Trabaja desde un lugar distinto
Ocasionalmente, trabajar desde otro lugar distinto al habitual ayuda a lograr la máxima dedicación y energía hacía el proyecto que estás gestionando en ese momento. Cuando necesites estar aislado, coge el portátil y vete a trabajar a una cafetería o un lugar público donde puedas tener Internet. Hay quien, cuando necesita pensar en temas más estratégicos o solucionar temas más concretos, se aisla en alguna sala para estar más tranquilo y sin ninguna distracción. Vamos, que no siempre necesitas salir de tu oficina.
Intercambia tareas entre distintos perfiles
Es también importante convertir la multidisciplinariedad en hábito. Si en tu empresa cada uno de los socios sea el responsable de un área de determinado de la compañía, puedes intercambiar tareas que deberían de hacer otros compañeros. Este modo permite aportar ideas nuevas a diferentes temas y poner en crisis el trabajo de otros. Aunque cada uno es el responsable de algo, siempre es importante perder esta responsabilidad y tener un sentido crítico que ayude a la mejora de la idea de negocio. Un perfil muy creativo (un financiero, un comercial o un profesor) tiene formas distintas de ver la vida y afrontar los problemas. Hay que aprovecharlo.
Prepara un guión y asigna tiempos a temas y personas en las reuniones
Para lograr reuniones más efectivas, dedica siempre un tiempo previo exclusivo y proporcional a la importancia que le das a la reunión. Esto ayuda a visualizar los objetivos y resultados deseables en la reunión y lo que consideras más importante, la dinámica teniendo en cuenta a los protagonistas de la misma. De esta forma, cuenta con una especie de guión que evite navegar sin rumbo en temas que no tocan o tiempos indefinidos y contempla una participación activa de los presentes, ayudando a que hable no sólo el más hablador si no el que interesa que de verdad aporte en las propuestas o decisiones.
La reunión de los tres minutos
Para la organización del equipo, puede ser muy útil lo que se llama reunión de los tres minutos semanales. Cada uno de los miembros del equipo tiene que llevar una gestión de las tareas y tracking de horas en redbooth, pero para que todo el mundo se entere de qué ha hecho cada uno procuramos tener una reunión semanal. Es una manera de que todos los miembros del equipo sepan que están haciendo cada uno. Consiste en que tenemos un sistema de organización Kanban montado en nuestras paredes de pizarra y todos tienen que tener preparado post-it con las tareas que han hecho durante la semana vigente y que han planificado hacer para la próxima. Tienen tres minutos para contarlo todo y si alguien quiere mas información, lo que tiene que hacer es reunirse con esa persona cuando haya pasado la reunión, pero con un máximo de 10 minutos. Les sirve para ver si ellos están cumpliendo los objetivos que se plantean ellos mismos y para pedir ayuda en caso de que haya una tarea que se esté encallando.
Después de una reunión estresante, dedícate a tareas secundarias
Las tareas secundarias puedes acometerlas en huecos libres o cuando necesitas desestresarte, como después de una reunión importante.
Acostumbra a levantar acta de las reuniones
Es importante no acabar nunca una reunión sin conclusiones y sin haber repartido tareas. Una reunión de hablar por hablar no es una reunión. Cuando estamos repasando en equipo un cambio de proceso complicado o cerrando una negociación difícil, hay quien tiene la costumbre de repetir lo que se ha entendido sobre la petición de la otra parte. Incluso si es posible se deja por escrito. De esta forma se evitan muchos malos entendidos que suelen ser muy perniciosos para todo el mundo. Levantar acta por escrito de las decisiones tomadas durante una reunión importante y hacerla llegar rápidamente a todos los participantes. Evitamos olvidos, se fijan las fechas y los responsables y todo queda muy claro.
Da prioridad a los efectos a medio y largo plazo cuando te organices
Resulta básico concentrarse en las tareas que van a tener un impacto mucho más directo e importante en la empresa y en el medio y largo plazo. Crea listas diarias en una agenda de ‘asuntos para hacer’ que vayas marcando según los vas realizando. Aparte de ayudarte a no dejarte nada olvidado, ayuda al sentimiento de consecución y de ir avanzando. Cuando estés fuera de la oficina o no tengas la agenda a mano, apúntalo en el móvil para poder añadirlas más tarde. El problema de base de los emprendedores a la hora de adoptar este hábito, según explica el prestigioso psicólogo Dan Ariely, asesor ténico y cofundador de la aplicación de productividad Timeful, “está en que lo que necesitamos ahora, por lo general, está claro, pero no tanto las necesidades que tendremos después”.
Crea un listado con cosas nuevas para probar
Lista de experimentos: tenemos un listado con todas las cosas nuevas que queremos probar, cuándo hemos empezado a ponerlas en práctica y cuándo queremos que finalice la prueba, añadiendo las notas que sean necesarias durante el experimento. Eso sí cuando apruebes un experimento que podría generar conocimiento nuevo, dale tiempo y recursos, eliminando algún punto de lista de tareas pendientes de las personas responsables de llevarlo a cabo.
Deja que fracasen
Cuando veas que alguien tiene dificultades con un experimento, reconoce lo difícil que es aprender del éxito y del fracaso. Durante las evaluaciones de rendimiento habituales, valora la capacidad de asumir riesgos sensatos. Que no tengan miedo a equivocarse.
Pon hora de entrada y salida a las reuniones
A veces vale la pena juntar varias reuniones a la vez para gestionar mejor el tiempo y ser más productivo. Pon hora de entrada y salida. Dejar mucho tiempo entre las reuniones te penaliza, ya que en muchas ocasiones se alargan innecesariamente. Todo, claro, sin pillarte los dedos.
Una agenda para cada área de negocio
A las reuniones, no acudas con una única libreta donde trabajar todas las acciones. Es mejor tener una por actividad. Por ejemplo: una para comunicación, otra para gestión del personal, otra referente a la plataforma. Más vale lápiz pequeño que una memoria grande.
Investiga a tus interlocutores en redes
Es útil buscar a tu interlocutor en Linkedin, ver su foto, analizar su perfil en base a su pasado profesional, si es ingeniero la reunión la enfocarás de una forma distinta a si es psicólogo, por ejemplo. Fíjate en si hay puntos de conexión entre los dos o contactos comunes. Si consigues ver su perfil de Facebook, obtienes una información muy valiosa sobre sus aficiones. Es una forma fantástica de poder aprovechar un momento para establecer ese punto de conexión que relaja la reunión en su inicio.
Déjate huecos libres en tu jornada
Un buen hábito es poner huecos libres cuando sabes que tienes una temporada muy dura de trabajo. Después de periodos de muchas horas de trabajo, procura incorporar descansos de desconexión. Intenta mantener un nivel de energía constante. Hay semanas duras, con un alto índice de estrés, y pocas horas de sueño, donde sientes que estas a punto de petar, en algunas ocasiones tienes que saber decir off. El tiempo te lo autorregulas tú mismo, por lo que si un día tienes que decidir plegar antes y disfrutar de tus hijos antes o de otros asuntos, puede ser una buena forma de al día siguiente estar al 200%. Piensa que la productividad depende de las horas en las que estás concentrado y enfocado. Es cierto que las jornadas de 10–12 horas o más suelen ser frecuentes en la gente efectiva… siempre y cuando sean, eso, efectivas. Si no estás concentrado es mejor que tu jornada finalice.
Contacta con gente con la que hace tiempo que no hablas
Adam Grant, un psicólogo organizacional, y uno de los principales investigadores (desde la Universidad de Wharton) sobre productividad en el trabajo ahora mismo, tiene una alarma en su agenda electrónica para ponerse en contacto una vez al mes con alguien con quien haga tiempo que ha perdido el contacto. Recientes estudios demuestran que los viejos contactos y los viejos amigos pueden tener más valor que los contactos actuales a la hora de generar nuevas oportunidades. Grant, por cierto, acaba de publicar en España el libro Dar y recibir (Gestión 2000), un nuevo enfoque sobre el networking.
