En Holded definen el verifactu como “un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización en los procesos de contabilidad empresarial”.
El sistema VeriFactu afecta directamente a todos los programas de facturación electrónica y obliga a los desarrolladores a hacer una declaración responsable que implica que el software reúne una serie de condiciones.
Conforme a lo establecido, todos los softwares de facturación han de estar adaptados a verifactu antes del 29 de julio de 2025, aunque la emisión de facturas electrónicas no será obligatoria hasta de 2026, a partir del 1 de enero para las empresas y el 1 de julio del mismo año para los autónomos.
Para facilitar el camino y evitar sanciones por el incumplimiento de la ley, Talenom, asesoría de empresas y autónomos, ha confeccionado una guía en la que explica cómo cumplir con los requisitos técnicos del nuevo reglamento fiscal.
La guía de Talenom responde a las dudas frecuentes que se plantean autónomos y empresas. Estas son algunas:
¿Por qué es importante?
Verifactu es un sistema que busca digitalizar, estandarizar y asegurar la trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. El sistema establece un envío automático y a tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria (AEAT); garantiza la inalterabilidad de los datos emitidos en la factura y contribuye a combatir el fraude fiscal.
¿Quién está obligado a cumplir con el VeriFactu?
A partir del 29 de julio de 2025, todos los softwares de facturación deberán tener sus programas totalmente adaptados a los requisitos técnicos establecidos por el sistema verifactu y por la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal.
Los proveedores de software deberán asegurarse de que sus soluciones cumplan con la normativa y están listas antes del 29 de julio de 2025, para que puedan ser adoptadas por empresas y autónomos antes de las fechas límite establecidas para cada colectivo. También tendrán que proporcionar documentación técnica y formación a los usuarios para garantizar una correcta implementación.
Todo esto implica que:
Los programas deberán garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de los datos de facturación.
Será obligatorio que el software genere un registro verificable de cada factura emitida, incluyendo elementos técnicos como: Firma electrónica; huella digital, código QR y texto legal específico
El software deberá permitir, además, el envío automático o diferido de las facturas a la Agencia Tributaria, en el formato XML que Verifactu exige.
El VeriFactu para las empresas
A partir del 1 de enero de 2026, todas las empresas y sociedades mercantiles, incluidas pymes, estarán obligadas a emitir sus facturas exclusivamente a través de programas de facturación que cumplan con los requisitos del sistema VeriFactu y la Ley Antifraude.
Esto supone que:
Deberán abandonar cualquier software que no esté homologado o adaptado.
Cada factura generada deberá contener los elementos técnicos exigidos.
Las facturas deberán estar disponibles para su envío inmediato a Hacienda en caso de requerimiento, o enviarse automáticamente si así se configura.
Las empresas también deben garantizar que sus procesos internos de facturación están alineados con estos nuevos requisitos, lo que puede implicar cambios operativos, formativos y tecnológicos.
El VeriFactu para los autónomos
Los trabajadores autónomos también deberán adaptarse al sistema VeriFactu, aunque disponen de un plazo más amplio para hacerlo: su obligación comenzará el 1 de julio de 2026.
Afecta a todos los autónomos que estén dados de alta en actividades económicas sujetas a IVA o IRPF y que facturen a clientes finales o a otras empresas.
Igual que las empresas, los autónomos también deberán adaptarse a la posibilidad de remitir sus facturas directamente a Hacienda.
¿Qué debe tener el software de facturación?
En cuanto a las características mínimas que debe cumplir la herramienta de facturación son:
– Generación de fichero XML VeriFactu con cada factura.
– Inclusión de huella digital y firma electrónica.
– Código QR y frase legal en cada factura.
– Opción de enviar automáticamente los datos a Hacienda o estar preparado para hacerlo cuando se solicite.
– Cumplimiento de los requisitos determinados por la Ley Antifraude.
¿Qué debe incluir cada factura?
Cada factura que se emita deberá tener los siguientes elementos:
– Código QR con la huella y datos de trazabilidad
– Texto legal obligatorio
– Fichero de registro firmado electrónicamente (XML)
– Envío automático o posibilidad de remisión inmediata
– Sellado de tiempo.
– Registro de los eventos de emisión.
¿Cuáles son las sanciones?
El incumplimiento de esta ley conlleva el riesgo de sanciones entre las que se encuentran:
Sanciones para las empresas de software que no se adapten
Sanciones para empresas y autónomos de hasta 50.000€ que a partir de su fecha de cumplimiento no facturen de forma electrónica y estén obligados a ello
Posibles multas por obstrucción a la labor inspectora si no se permite el acceso o consulta.
Se podrán considerar facturas no válidas aquellas emitidas fuera del sistema Verifactu o sin trazabilidad.
Riesgo de pérdida de deducibilidad fiscal de ciertas operaciones.
Aquellos interesados en consultar la guía completa pueden hacerlo a través de este enlace.
