El correo electrónico es quizá la única herramienta que no ha evolucionado desde que conocemos Internet y es la que utilizamos todos los días. Se calcula que un usuario de Internet dedica un promedio de tres a cuatro horas de tiempo delante del mail cuando trabaja, tiempo que “una gestión eficiente reduciría en un 20%” calculaba Iñaki Arrola , CEO de coches.com en un taller ofrecido en Campus Madrid sobre cómo optimizar la organización y las funcionalidades de gmail.
No es que el mail sea el mejor canal para hacer negocios. El mismo Arrola recomienda posponerlo ante un café o a una llamada telefónica, pero sí que es necesario para entablar contactos y fidelizar los que nos interesan. En el caso de gmail, además, puede convertirse en una inestimable ayuda en la organización de tareas. “La gestión del mail es clave para todos los departamentos de una empresa,-dice Arrola-y hay que tener una labor intensa en la educación del uso del mail para no generar mucho ruido innecesario”.
Estas son algunas de las extensiones de gmail que podrían contribuir a facilitarnos el trabajo y las que utilizan los más duchos en la materia.
Mailtrack
Mailtrack es un sistema de seguimiento de correos que te permite saber quién abre tus correos. No sólo te lo señaliza con el doble check como en el WhatsApp en distintos tonos sino que también te permite programarlo para que envíe una alerta en el mismo momento que el destinatario lo está leyendo. Algunos lo juzgarán invasivo pero puede resultar de gran utilidad en acciones comerciales y dar el salto inmediato y en el momento adecuado del mail al contacto telefónico.
Google Calendar
Es la agenda o calendario electrónico desarrollado por google que puede sincronizarse con los contactos de gmail. Invitar a los contactos que te interesan a tus eventos, compartirlos con ellos. Se añade ahora Sunrise, la primera gran aplicación de calendario para Android. Sunrise es un calendario gratuito para Google Calendar, Exchange y iCloud capaz de conectarse con tus aplicaciones favoritas, entre otras Facebook y otras redes sociales. Sunrise también incluye Meet,la forma más rápida de programar un encuentro individual. Meet es un teclado que te permite, sin salir de la aplicación en la que estés, elegir momentos sin asignar que tengas en el calendario y enviárselos a quien quieras mediante un sencillo vínculo. Sunrise se sincroniza automáticamente en tu teléfono, tableta y ordenador para que puedas acceder a tu calendario desde cualquier parte.
https://play.google.com/store/apps/details?id=am.sunrise.android.calendar&hl=es
Boomerang
Es una herramienta que te permite programar mails para enviarlos el día y la hora que te convengan. Con este plugin también es posible establecer recordatorios de manera automática haciendo reaparecer conversaciones antiguas cuando nos sea necesario. En este sentido, podemos señalar la recomendación de Iñaki Arrola de “guardar todos los contactos que uno va generando de una manera compulsiva porque no sabes cuándo te pueden volver a hacer falta”.
http://www.boomeranggmail.com/
Google Drive
Es un servicio de almacenamiento en la nube de todos los contenidos multimedia que vas generando y compartirlos con otros usuarios. “Hay que escribir mails sabiendo que los puede leer mucha gente”, es otro de los consejos de Arrola que viene a colación. Google Drive for Work es la herramienta específica que recomiendan para las empresas.
https://www.google.com/intl/es/drive/
Trackbuster
Otro plugin, por ahora gratuito, que acaba de lanzar gmail para garantizar la privacidad y la seguridad de las comunicaciones y que evita ser rastreados por espías interesados en nuestra información. El servicio permite eliminar códigos maliciosos y traslada a esos posibles usurpadores de información a una carpeta específica que podremos consultar con la seguridad de saber que no se filtrará un solo dato nuestro.
Y más
Establecer etiquetas, filtros, criterios de búsqueda para organizar los mensajes conforme a las categorías que tú elijas, averiguar el correo desconocido de alguien que esté vinculado a LinkedIn, son otras de las prestaciones que pueden ser de gran utilidad dado que, como dice Arrola, “No es solo un tema de ganar tiempo para otras cosas sino de ser más eficaz en la gestión de tareas y en priorizar lo importante y no olvidar asuntos clave”.
Y así lo corrobora Sean Just en su práctica diaria dentro de su startup quien afirma: “Gmail es una plataforma ya globalizada y crearte una cuenta no sólo te otorga un servicio de mailing, tambien accedes a un calendario, a un servicio de almacenamiento en la nube, además de un servicio de chat incorporado en Gmail. Sin duda es la mejor elección frente a otros servicios como Outlook”.
En cualquier caso, investigar e indagar en la propia configuración de gmail y usar google chrome como explorador facilitará una gran ayuda en el aprendizaje.
Por si no pudiste asistir al taller de Iñaki Arrola te dejamos en enlace que él mismo ha colgado en su blog
http://inakiarrola.com/2015/07/30/gestionar-el-correo-electronico-con-menores-ineficiencias/
