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10 requisitos que RRHH pide a un software de gestión de nóminas

Facilidad de uso, automatización de procesos, visualización rápida de los cambios… Estos son algunos de los requisitos que los responsables de recursos humanos demandan de un software de gestión de ...

19/07/2023  Redacción EmprendedoresGestión

Optimizar el tiempo dedicado a tramitar las nóminas y a administrar los recursos humanos es una prioridad para directivos, responsables de recursos humanos, managers e incluso para los empleados de empresas de todos los tamaños y sectores. Automatizar y simplificar estas tareas se traduce en poder dedicar su jornada laboral a asuntos de mayor valor añadido.

Muchos de estos profesionales realizan la gestión digital de nóminas con PayFit. Hemos querido saber por qué. ¿Qué piden a una plataforma online de recursos humanos y de qué manera este software da respuesta a sus necesidades? Estas son las diez características que han destacado.

1 Transición fácil

“Nosotros hemos venido trabajando siempre con gestorías tradicionales. Y es verdad que hay algunas que son muy buenas, pero los procesos no dejaban de ser muy manuales. Se perdía mucho tiempo en trabajos que entendíamos que se podían digitalizar”, cuenta Elena Peyró, cofundadora y CEO de Joinup, una compañía que ofrece servicios de movilidad sostenible para empresas a través de nuevas tecnologías. “La migración desde nuestra anterior gestoría fue súper cómoda y muy rápida. Yo esperaba que fuera más trabajosa”, añade la usuaria de PayFit. 

Yajaira Polanco, People Executive en Jungle 21, coincide con ella. “Llevamos utilizándo cuatro años. La verdad es que la migración fue muy sencilla, muy fácil. No tuvimos ningún problema”. 

2 Interfaz sencilla e intuitiva

Yajaira Polanco subraya otro requisito que considera imprescindible la hora de elegir un software de gestión de nóminas y es la usabilidad de la interfaz, que permita acceder a toda la información en un par de clics; una necesidad que, según cuenta, PayFit ha cubierto con creces. “Es muy intuitiva, muy sencilla, va directamente donde quieres ir. Te sale un mensajito cuando algo no está bien y te guía para solucionarlo. Hemos ahorrado un 30% de tiempo en gestión de nóminas y recursos humanos, que es muy importante para nosotros”. 

3 Visión 360º

Enlazando con el punto anterior, Jessica Lagarde, HR Manager de eComm360, empresa que acompaña a otras empresas en su proceso de digitalización, apunta algo: “La sencillez de la plataforma no significa que no sea completa. Ofrece una gestión digital 360º que cubre todas las necesidades”. 

Con esto, Jessica señala uno de los grandes retos de los recursos humanos: tener todo unificado en una misma plataforma, en vez de andar buscando datos en diferentes ordenadores y carpetas. “El problema de las nóminas y la gestión de recursos humanos era que siempre resultaba engorroso; muchos emails, muchas llamadas, muchos Excel. Era muy difícil tener una visión completa. Ahora lo tienes todo en un solo lugar”, añade 

4 Visualización inmediata de los cambios

La rapidez es lo que, por encima de todo, necesita en la gestión de nóminas Xavier Bermúdez, director financiero y del área económica de Grupo Flaix FM. 

Su empresa se dedica a la organización de todo tipo de eventos musicales, gestión de conciertos y radiodifusión. Hay mucho movimiento de números y de personas. Por eso agradece un software que ofrece la información de manera inmediata.

“Podemos ver el reflejo en nómina en el momento en que introducimos una nueva variable o hacemos algún cambio. No tienes que esperar a que nadie te conteste para poder ver la traslación de lo que tú le solicitabas. PayFit ya te ofrece directamente el cambio en la nómina, por ejemplo, o puedes ver la liquidación final del trabajador. Es muy rápida, muy veloz y muy inmediata”. 

5 Ahorro de tiempo

Sebastián Ibarra, responsable de RRHH en la consultoría de medios audiovisuales Kodify, cuenta que solo el proceso que le suponía cada mes introducir manualmente los datos sobre las nóminas y nuevos empleados le llevaba muchas horas, a las que había que sumar las que dedicaba a comunicar los cambios. “Todo se tenían que hacer vía mail y las respuestas se hacían esperar hasta tres días. Los asuntos urgentes eran casi imposibles de solucionar. Ahora tengo menos estrés a final de mes. Sé que cuando llega el día de cierre de nóminas, todo está hecho”.

6 En cualquier momento y lugar

La presencialidad de lunes a viernes en los puestos de trabajo hace tiempo que dejó de ser una obligación para los trabajadores de muchas empresas. Este es el caso de Kantox, una empresa que ayuda a otras empresas de todo el mundo a gestionar sus divisas y a minimizar el riesgo de cambio. “Ahora, desde que estamos en una política híbrida de teletrabajo, es un punto clave tanto para el empleado como para el departamento poder acceder a la plataforma desde cualquier lugar, sin importar donde estés”, destaca Tamara Lora, Head of People de la compañía.

De la misma opinión es Cyntia Benitez, a cargo del área Human Center de la fintech Nemuru. “Lo que más nos gustó es el empoderamiento al área de los recursos humanos para tener acceso a información en todo momento, en tiempo real, desde la nómina hasta todas las carpetas organizadas con información del empleado y con información para la empresa, como los seguros sociales. Y por otra parte también la funcionalidad del onboarding para tener un contacto con el candidato seleccionado desde el momento cero. Lo recomiendo”.

7 Tiempo para lo importante

Llega otro desafío de los recursos humanos: tener que lidiar con el papeleo de las administraciones públicas. Muchos profesionales del sector consideran que es una tarea de recursos humanos que no tiene nada de humano. Será porque más de la mitad dice que pasa más de 240 horas al año gestionando nóminas. 

Sobre este punto ha hablado Carlos de Juan, responsable de RRHH de Crowfarming, el primer market place F2C (Farmer to Consumer), sin intermediarios: “A mí me gusta mucho porque hace fácil lo que, a lo mejor, no es tan intuitivo o tan fácil con las administraciones públicas. Contar con PayFit me deja tiempo para poder hacer la otra parte, la que quizá me interesa más, la parte más estratégica o más de desarrollo de recursos humanos”.

8 Autonomía también para los empleados

Los empleados también quieren gestionar todo lo relacionado con sus nóminas, gastos, horarios o días libres de forma autónoma, rápida y sencilla. Por eso, Jessica Lagarde dice que a los suyos PayFit les ha encantado. “La autonomía que les ha aportado para pedir vacaciones, para pedir teletrabajo, apuntar sus horas médicas… Para ellos también ha sido ganar tiempo”. 

9 Seguridad de los datos

La confidencialidad de la información y los datos, además de una prioridad para los responsables de recursos humanos, es una obligación legal. En PayFit trabajan en su protección e integridad y están comprometidos con las mejores prácticas de seguridad; de hecho el software está certificado por la ISO 27001, una norma reconocida internacionalmente con más de 150 verificaciones de control.  

En Jobandtalent lo valoran, porque precisamente es una empresa de recursos humanos que apuesta por la digitalización. Quizás también por eso, Miguel Fernández-Carvajal, su chieff of staff, da importancia a que esta herramienta contribuye a la sostenibilidad, a poder decir adiós al papel y la acumulación de documentos en la oficina.

10 Con asesoría personalizada

Si hay algo que valoran los usuarios que trabajan en la gestión digital de nóminas es que detrás haya personas acompañándoles. En este sentido, dicen que PayFit es el equilibrio perfecto entre software y asesoría personalizada. 

Y es que, cada cliente cuenta con un asesor laboral experto en nóminas que le ofrece siempre que lo necesitan un seguimiento, un acompañamiento y un soporte que agradecen. 

“La relación con Ana, mi asesora laboral, es estupenda. No es es como un proveedor, es un partner más de la compañía. Nos ayuda en puntos que algunas veces decimos: ‘¿Tendrá solución? ¿Vamos a tener que tirar de abogados?’. Ella enseguida nos da una solución y súper rápido, que eso para nosotros es la base principal: la rapidez”, dice Yajaira Polanco.

“El valor añadido es su equipo experto en nóminas. Contestan rápidamente y, realmente, tienen un expertise destacable en recursos humanos”, añade Tim Ougeot, uno de los fundadores del servicio de movilidad compartida Yego.