«A veces me critican porque no tengo abierta la tienda a las 18.00. Sin embargo, tengo clientes y proveedores que sólo pueden venir a las 20.30 o a las 21.00 y no les puedo fallar”. Lo comenta una emprendedora que tiene una panaderia y que ha ido cambiando el horario de su establecimiento hasta alcanzar el que tiene ahora: “Prácticamente, a medida del cliente. Al principio, era fijo, pero luego me di cuenta de que no podía cerrar antes de las 15.00 o 15.30, porque todavía tenía pan, y comprobé que a primera hora no había casi movimiento. Así que empecé a retrasar la apertura hasta las 11.00 o 11.30. Luego cierro cuando ya no queda nada de pan, que puede ser las a 15.30 o incluso las 16.00, y abro después de media tarde, hacia las 18.00 hasta las 21.00 horas”.
Tres condicionantes
1. Ni complejas fórmulas matemáticas ni rutinas preestablecidas. Experiencia pura y dura. Según los expertos, de eso se trata cuando de fijar horarios hablamos. Es necesario meter en una coctelera los tres elementos claves –actividad, clientes y empleados- y batir bien hasta encontrar la respuesta que mejor equilibre todos los aspectos. Veamos estos tres elementos. Es aconsejable analizar las costumbres de tu sector y de tu público. No es lo mismo vender artículos de consumo diario que productos de compras esporádicas, ni es lo mismo ofrecer servicios técnicos que requieren una presencia física en el despacho propio o del cliente, que servicios de consultoría que se pueden realizar a distancia o en horarios más extensivos.
2. El cliente. Es muy posible que no se comporte de la misma manera durante todos los días de la semana ni durante cada una de las jornadas. En función de cómo sea su demanda, se puede organizar el horario de nuestro negocio. Es un poco aplicar la fórmula de esta emprendedora: si a unas horas tengo el establecimiento vacío y, sin embargo, fuera de lo que puedo considerar el horario habitual se llena, nuestro consejo es que retrases el horario de apertura y el de cierre para así adaptarte mejor a tu público. O, al revés, a lo mejor te interesa abrir antes de las 9.00 para captar a toda esa clientela que entra a esa hora en la oficina. Cuantas más oportunidades des a tus clientes, más prosperidad le proporcionas a tu empresa y, por extensión, a todos los que trabajan en ella.
3. Piensa en los empleados. Si el trabajador no está a gusto con su horario, acaba sintiendo malestar y llega el absentismo. Está demostrado que un horario más racional reduce en un 30% el absentismo. En España tenemos una cultura de presencia más que de eficiencia y lo que tenemos es que ser eficientes en el tiempo que estemos en la empresa.
También es necesario tener en cuenta la responsabilidad de cada empleado dentro de la organización, porque no es lo mismo un alto directivo, que quizás tenga que ofrecer una mayor disponibilidad, que un administrativo.
Además, una vez elegida la ubicación de tu negocio trata de seleccionar al personal dentro de unos límites geográficos razonables para que resulte menos problemática cualquier modificación horaria. La proximidad geográfica del lugar de trabajo al domicilio es una buena práctica empresarial y conciliadora.
Elige bien al equipo
La clave es un buen equipo y que sea polivalente. En una pyme no es bueno compartimentar excesivamente las funciones. Partiendo de la premisa de que es necesario cubrir las necesidades del cliente, elige a aquellas personas que mejor entiendan la filosofía de la compañía, de manera que siempre se puedan solapar unos a otros con la vista puesta en cubrir el máximo posible de horas con la mayor flexibilidad individual posible. Un consultor afirma: “En nuestra consultora el horario de atención al cliente es de 8 de la mañana a 8 de la tarde, pero no está cubierto por la misma persona, sino que el equipo se organiza para que siempre haya alguien durante todas las horas. Entre ellos deciden quién llega primero y quién sale el último y todos están preparados para atender al cliente y cubrir sus necesidades”. Dirige por objetivos. Si estableces unas metas e identificas claramente al cliente, no necesitas estar indefinidamente abierto.
Fomentar la responsabilidad individual
Debes aprender a fomentar la responsabilidad individual en tu gente para que sepan organizar sus horarios sin que quede el puesto vacío y sin que se resienta el negocio. No está de más que tengas en cuenta algunas conclusiones del Estudio sobre las implicaciones de la jornada laboral comprimida y flexible en las empresas de la Comunidad de Madrid, que fija en un 51% el porcentaje de los trabajadores que achaca al exceso de horas de trabajo una menor productividad y en un 86% los que consideran que son más productivos por la mañana. Modernízate. Las nuevas tecnologías permiten estar en contacto las 24 horas del día sin tener que estar físicamente en un lugar. Aprovecha pues todas las opciones. La productividad puede mejorar entre un 40% y un 50% con un buen equipamiento.
Los diferentes tipos de horarios
1. JORNADA PARTIDA Las jornadas partidas con dos horas para comer son poco productivas, sobre todo en ciudades grandes en las que sólo el 17% de los trabajadores va a casa a comer. Es una reminiscencia machista, fruto de una época en la que trabajaban mayoritariamente los hombres y cuando llegaban a casa estaba todo hecho. Lo cierto es que el compromiso con la empresa se sigue valorando en términos de dedicación física a la compañía. Desventajas – La larga jornada que el trabajador tiene por delante ralentiza sus esfuerzos, se multiplican los minidescansos para un café, para un pitillo, para una charla… – Por regla general, las horas de la tarde son mucho menos productivas. Ventajas – La parada para comer actúa como un descanso que nos permita reponer fuerzas, pero los expertos recomiendan que nunca se prolongue más allá de los 45 o 60 minutos. – Garantizas una mayor cobertura de atención al cliente.
2. JORNADA INTENSIVA Durante tres o cuatro meses al año, casi el 80% de las empresas españolas trabaja de 8.00 a 15.00 o de 8.00 a 16.00 horas y el país no se detiene. Entonces, ¿por qué no se extiende esta jornada a otras épocas? Desventajas – Con este tipo de jornadas vas contra el mercado. Está socialmente aceptado que durante una época del año es posible, pero no se admite para todo el ejercicio. – Hay sectores, como el del comercio, en el que es prácticamente imposible de aplicar. Ventajas – La gente suele ser más puntual. – Trabaja de forma más eficiente, porque la percepción de una jornada más corta le anima a aprovechar el tiempo. – Desarrolla su jornada laboral en las horas que, según los estudios, son más productivas. – Según algunas estimaciones puede conseguirse un ahorro energético del 10%. – Permite a los trabajadores tener más vida fuera del trabajo.
3. HORARIO FLEXIBLE Es la panacea de los horarios. Consiste fundamentalmente en establecer una flexibilidad de entrada y de salida dentro de unos límites absolutos. Cabe la posibilidad de que el trabajador lo establezca libremente cada día o que se fije a modo de turnos entre los miembros del equipo. Hay algunos casos extremos, como el del museo Guggenheim de Bilbao en el que hay hasta 16 horarios diferentes aprobados. En cualquier caso, una sociedad del siglo XXI debe tener múltiples horarios para adaptarse a la realidad y a las diferentes circunstancias. Hoy por hoy, el 83% de la población podría empezar entre las 7.30 y las 9.00 y finalizar entre las 16.30 y las 18.00. Y sin embargo todavía el 47% de la población no tiene ninguna flexibilidad para decidir el horario. Desventajas. – Si no se organiza bien puede resultar caótico, porque te puedes encontrar con que todos tus trabajadores lleguen o se vayan a la misma hora, dejándote momentos sin cubrir. Lo mejor es que dejes que se organicen ellos, pero que lo hagan de forma consensuada, en turnos y que te lo hagan llegar por escrito. Ventajas – Permite conciliar vida familiar y laboral, lo que se traduce en un mejor clima laboral y una mayor productividad porque están más motivados. – Las empresas con horarios flexibles suelen tener un menor índice de rotación, menor absentismo y es más fácil retener el talento. – Es una fórmula que se puede aplicar prácticamente a todos los sectores.
4. JORNADA A TIEMPO PARCIAL En esta situación se encuentra el 18,4% de los asalariados del conjunto de la Unión Europea de los 25 y el tiempo medio de trabajo es de 19,9 horas, reduciéndose en nuestro país a 19,5 horas. También entraría dentro de esta categoría la reducción de jornada. Desventajas – El trabajador se encuentra con que muchas veces hace más de la mitad y cobra sólo la mitad. – La principal crítica de los empresarios a este tipo de fórmula es la falta de implicación por parte de los trabajadores. – Si no cubres el resto de las horas con otros trabajadores, queda servicio sin prestar. Ventajas – Permite dar una mayor flexibilidad a tu actividad de negocio. – Da cabida en el mundo laboral a muchas personas que, por circunstancias personales, no pueden trabajar a jornada completa. – Una opción muy válida es la de los puestos compartidos: dos personas hacen el mismo trabajo pero cada uno en sus turnos.
5. SEMANA COMPRIMIDA Consiste en trabajar más tiempo de lunes a jueves para tener un día o medio día libre extras. En la planta de Louis Vuitton de Barberá del Vallés lo pusieron en marcha hace unos años y se han redujeron considerablemente las peticiones de permisos. En la práctica es algo que se realiza en muchas empresas: trabajar de lunes a jueves hasta un horario y el viernes por la tarde lo tienen libre. Desventajas – Desde el punto de vista del empresario es poco útil porque es posible que el tiempo de más que se trabaja de lunes a jueves no implique una mayor disponibilidad hacia el cliente y sin embargo la media jornada o la jornada completa que queda sin trabajar sí repercute en las opciones de negocio. – Llevado a extremos puede ser poco productivo va contra natura que durante 4,5 días seamos máquinas de trabajo y 2,5 días seamos máquinas de diversión. Ventajas – Cada vez está más extendido entre las empresas de servicios, por lo que también los clientes lo aceptan más. – Suele mejorar el clima laboral y la productividad.
6. HORARIOS POR TURNOS En España esta práctica está menos extendida que en otros países y casi limitada al sector industrial. Sólo uno de cada siete asalariados trabaja en esta modalidad (el 15,7%). Desventajas – Supone contratar personal. – Exige una capacidad de organización muy elevada para coordinar correctamente los turnos rotativos de este sistema. Ventajas – Cubre amplias franjas horarias, lo que contribuye a mejorar las posibilidades empresariales. – Es especialmente indicado para sectores como la industria, el comercio, la restauración y algunas empresas de servicios.
6. BOLSAS DE HORAS. Se entiende de dos maneras: como organizar individualmente las horas que tienes hacer al año o al mes, o como compensar las horas de más trabajadas con horas o días libres. Desventajas – Si se trata de gestionar individualmente el total de horas, sólo es aplicable en algunos sectores, como el de la industria. – Implica necesariamente una dirección por objetivos. Ventajas – Puede ser una buena práctica para motivar en los picos de trabajos, ya que cada vez más las personas valoran el tiempo libre.
