Piensa que tus e-mails van creando una imagen de tu imagen profesional y la de tu empresa. Para que tus correos electrónicos no te dejen en mal lugar, puedes seguir los siguientes consejos:
- Completos, claros y concisos. Procura que tus mensajes incorporen información completa sobre el asunto que tratan, esto evita que se generen respuestas innecesarias solicitando aclaraciones sobre ciertos puntos. Siempre se agradecen las comunicaciones que van directamente al grano.
- Agrupa los puntos más importantes. Los guiones o el sangrado constituyen un alivio para los ojos cansados y son la opción más fácil para agrupar los puntos más importantes del mensaje. Si hay más de cinco frases en la sección comprendida entre dos puntos y aparte, considera crear un título en negrita. En caso de describir una tarea o procesos secuenciales, se pueden utilizar números en lugar de guiones.
- La palabrería excesiva, si acaso, al final. Es correcto incluir un saludo breve pero amable al principio del e-mail. Sin embargo, puede ser una distracción en el caso de que varias frases de este tipo precedan a una solicitud de acción importante. Si este tipo de comentarios se incluyen al final del e-mail no interfieren en el tema central del mismo.
- Firma. Una buena firma aporta información contextual. Identifica a la persona que envía el mensaje y el trabajo que hace. Una firma fuerte proyecta una imagen más profesional y al mismo tiempo ofrece vías alternativas para fomentar el contacto a través del teléfono, SMS, fax o correo normal.
- Con buena letra. Revisa bien la ortografía y la gramática antes de enviar el mensaje. Algún programa de software permite hacerlo de forma automática. Si utilizas el Outlook, puedes hacerlo pulsando simplemente la tecla F7.
Lo que debes evitar en los ‘e-mails’ que envíes
- ¡Cuidado con los ficheros adjuntos! Por norma general, evítalos pero si no tienes más remedio que utilizarlos, define claramente el objetivo de ellos en el núcleo del mensaje. Según Pulgar, no se pueden adjuntar ficheros con tamaños, por ejemplo, de 50 mb: “Este error que puede dejar bloqueado tu servidor de correo electrónico o lo que es peor el de tu destinatario”.
- ¡No a demasiado texto! Los e-mails llamados estilo bloque de palabras son aquellos en los que no hay espacios ni puntos ni aparte y sólo palabras, palabras y palabras. Eso es lo que sólo pueden ver unos ojos cansados. Cinco de estos e-mails al día suman 1.200 experiencias confusas que hacen perder tiempo.
- ¡No a la confirmación de lectura! Según Pulgar, el uso prudente de “Confirmación de lectura” puede molestar al destinatario. Es mejor utilizar “con confirmación de entrega” si queremos asegurarnos que por lo menos el correo ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario.
