Las facturas son parte principal de la contabilidad de un negocio. Además de desempeñar el papel de comprobante legal de una transacción comercial sirven también para acreditar la correcta gestión de una empresa y reclamar deducciones de impuestos. Sin embargo, su validez puede quedar anulada cuando se cometen algunos de los errores que se refieren a continuación.
1.-Mandarla sin revisar
Además de incluir todos los datos formales que exige la ley (número de la factura, fecha, datos fiscales del emisor, concepto, importe desglosado, porcentaje de IVA e IRPF…) conviene que repases el documento antes de enviarlo. A veces se realizan aprovechando la base de un documento previo similar y olvidamos cambiar datos tan básicos como la fecha de emisión o el concepto. Por eso es recomendable no tomarse este trabajo a la ligera y revisar varias veces el contenido de la nueva factura y todos los conceptos, aunque creas sabértelos de memoria y hayas estandarizado el proceso mediante plantillas.
2.-Facturar tarde
Aún sabiendo que del cobro de las facturas depende en gran medida la buena marcha de nuestro negocio, ocurre a veces que, bien por falta de tiempo, bien por pereza, vamos aplazando la emisión de las mismas. Sin embargo, cuanto antes de pongas con ello mejor. No sólo porque evitas posibles olvidos sino también porque cuanto antes la expidas, antes la cobras.
En cuanto al plazo que tienes para emitir una factura desde que realizas un servicio o entregas un producto, la Agencia Tributaria establece, con carácter general que, “si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición”.
3.-Omitir la fecha de vencimiento y la forma de pago
Conviene especificar en la factura cuáles son las condiciones de cobro y aclarar la fecha de vencimiento máximo de la misma. Es decir, fecha tope que indicas a tu cliente para que realice el pago. Incluir esta información no es obligatorio, pero servirá para evitar la morosidad o alertarte en caso de que se produzca.
En un post de blueindic recuerdan, por otro lado, que esta fecha “que en muchas ocasiones observamos en facturas se planifican incluso a 90, 120 días o más, por Ley (concretamente, la Ley de Morosidad Ley 15/2010), establece que debería fijarse en un máximo de 60 días. 60 días desde la recepción de las mercaderías o la prestación de servicios. Incluso, si no hubiera nada estipulado en factura, o bien, no existe ningún pacto entre las dos partes, el plazo de tiempo por defecto es de 30 días”.
4.-No conservar copia de la factura
Siempre es recomendable conservar todas las facturas y justificantes que se generan con tu actividad comercial o profesional. En cualquier caso, tampoco es una opción. La Agencia tributaria recuerda a empresarios y profesionales “la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.
En cuanto a los plazos establecidos para su conservación la Agencia aclara: “Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes”.
En caso de ser autónomos y aunque no tengas que declarar IVA, conviene guardarlas también durante el mismo periodo por si acaso Hacienda te somete a una inspección. Conservarlas servirá también a la hora de reclamar impagos o devoluciones.
5.-Enviar la factura a la persona o departamento equivocados
Este error nunca ha sido menor, pero ahora, con el endurecimiento de la ley de protección de datos, se agrava todavía más por lo que debes poner mucha atención en mandar la factura a la persona, departamento o cliente que corresponda. No obstante, si alguna vez te ocurre, no olvides pedir disculpas y tranquilizar al cliente sobre la privacidad de sus datos.
6.-Omitir el logo
Obviamente, este es un elemento opcional teniendo en cuenta que no todas las empresas, y menos los profesionales, disponen de un logo corporativo. Pero si lo tienes, conviene incluirlo en la factura dado que mejorará la imagen de profesionalidad y seriedad de la compañía. Aunque parezca un detalle insignificante, no lo es.
7.-Sumar cargos no negociados previamente
Si quieres sorprender a tu cliente con una factura, que sea para bien, como puede ser incluyendo algún descuento que no se esperaba. Pero sorprenderle con un importe mayor a lo esperado puede implicar no solo que sea la única oportunidad que tengas de facturar a ese cliente, sino que también te arriesgas a impagos o a asumir reclamaciones, al margen del daño reputacional. Para evitar malentendidos es importante que las condiciones de cada venta queden claras entre ambas partes antes de la emisión de la factura.
8.-No hacer un seguimiento de las facturas sin pagar
Sin insistir demasiado, al menos mientras no haya pasado el tiempo convenido, interesa estar pendientes de las facturas pendientes de cobro para que no se acumulen. Así que, si observas que el plazo de vencimiento se ha cumplido, no temas hacer un recordatorio de pago a tu cliente.
9.-Olvidar el apartado de observaciones
Según Blueindic “aunque no es obligatorio indicarlo en una factura, si es muy interesante plasmar por escrito aquellos conceptos que deben estar claros por las dos partes. Para ello, siempre es recomendable disponer de un apartado ‘Observaciones’ dentro del documento de la factura. Recuerda que la validez del documento genera obligaciones por ambas partes, así que es interesante que cualquier acuerdo que tengas con tu cliente, quede plasmado en el documento”.
10.-No agradecer el pago
Comunicar que has recibido el importe y agradecer al cliente el pago es un detalle que cuesta poco, pero que siempre se agradece.
