Pautas para crear una agencia de organización de eventos

Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rápida evolución del sector y la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organización de eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos emprendedores que hayan tenido alguna relación con el mismo. Fernando Bello, asegura que “ este negocio puede ser muy rentable a muy corto plazo, si tienes una buena cartera de clientes y un gran conocimiento del sector que te permita responder a todas las demandas y adelantarte a los problemas. En definitiva, si demuestras tu profesionalidad en cada trabajo”. Para Berta Rebollo, responsable de organización de eventos de Talante, “la principal desventaja del sector es que no puedes entrar si no lo conoces previamente. Primero, porque la competencia es muy fuerte y para hacerte un hueco la experiencia es la mejor carta de presentación. Y segundo, porque es un negocio que funciona básicamente a través de contactos”.

José de la Pisa, también cree que una de las principales desventajas de la organización de eventos es el exceso de competencia: “El problema es más grave si sólo te dedicas a actos para empresas, porque éste es un mercado más consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que las antiguas agencias de imagen, comunicación y publicidad están diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes. Por el contrario, las personas físicas ofrecen todavía muchas posibilidades pues representan un mercado poco desarrollado en España”.

Para Fernando Bello, “la principal desventaja del negocio se deriva del intrusismo que lo acompaña. Es un sector rentable, no requiere mucha infraestructura y parece fácil de hacer”. Otro problema es que es un negocio muy esclavo, sin horarios. Explica Bello que “puedes estar varios meses sin hacer apenas algo más que labor comercial y de repente llegar una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo”.

Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización de los actos, etc. Además es importante que los clientes perciban que tu empresa es solvente y que se puedan fiar de tus posibilidades financieras para afrontar la organización de un evento antes de que ellos te paguen. 

Fernando Bello explica que “para montar una empresa de este tipo no basta con los 3.000 euros necesarios para crear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo de 9.000 euros para alquilar un palacio donde realizar una convención y otros tantos para pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto”.

Según José de la Pisa, “no hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento. Además los proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas características y necesidades distintas, por lo que no se fían y, dependiendo del grado de confianza que mantengas, pueden exigir el pago al contado con una antelación de 30, 60 o 90 días”.

Una empresa de organización de eventos no requiere contar con mucho personal. Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrarás tus resultados.

Fernando Bello asegura que “la empresa ideal que se inicia en este mercado sería la constituida por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento”. Y Rebollo asegura que el personal “debe tener formación en turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal, etc. También han de dominar varios idiomas”.

Antes de montar tu empresa, indaga si en el área de influencia del futuro negocio hay suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, así como infraestructuras para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes…). Lo ideal es establecerte en ciudades medianas donde aún hay hueco en el mercado (Valencia, Sevilla, Bilbao…) y prestar servicios a clientes de los alrededores. Para ubicar tu oficina, Bello asegura que “no hace falta un local muy grande pero sí situado en una zona que venda por sí sola al aparecer en tu tarjeta de visita”. La decoración importa en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas. 

Respecto a la inversión publicitaria, ésta no va a ser muy elevada porque la fórmula más rentable para una empresa de organización de eventos es la labor comercial y, sobre todo, el boca-oído. Según Rebollo, “es un negocio en el que cuentan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva”. En todo caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de publicidad que lleguen más directamente a tu público objetivo: mailings, páginas amarillas, asistencia a ferias, etc.».

La organización de eventos abarca muchas actividades. Esto hace que entren en juego muchas empresas y servicios. Si puedes aprovechar los puntos comunes que tiene este negocio con otros sectores, estarás en condiciones de ofrecer mejor servicio y redistribuir riesgos.

Esta ampliación de servicios está muy vinculada a la relación que se crea con los clientes. Diversificar sirve para captar nuevos clientes, pero también para ampliar la oferta a clientes que ya se tienen y demandan nuevos servicios. Ahora bien, si ofreces nuevos servicios tendrás que subcontratarlos. Organizar eventos implica mucho trabajo, por eso, para empezar es bueno centrarse en el negocio y crecer según se consigan los mejores proveedores de cada sector.

Hay varias posibilidades para ampliar el negocio:

Imagen y publicidad. No te limites a actos de lanzamiento de productos. Si te ganas la confianza del cliente y demuestras tu capacidad, podrás también participar en la campaña publicitaria de la presentación del producto.

Comunicación . Puedes aprovechar para ayudar a tus clientes en su relación con los medios y ofrecerles ser su gabinete de
 prensa.

Fuerza de ventas. Ofertar un apoyo a la fuerza de ventas de una empresa, no sólo para un evento sino de forma continuada, es una forma de diversificar que te permite, además, crear mejores vínculos con el cliente.

Productos propios. Tendrás que delegar gran parte de tus ser- vicios, pero puedes ofrecer productos de elaboración propia para incrementar el margen de beneficio: fotografías o vídeos de un acto, presentaciones en Power Point para empresas, diseño de páginas web y contratación de hoteles…