Organiza tu tiempo
Gestionar la agenda resulta fundamental para un emprendedor porque uno de los peligros más graves es verse desbordado. “Cuando trabajas por cuenta propia tiendes a no ponerte horarios y más si trabajas desde tu propia casa. Esto al final conlleva un estrés y un agotamiento que inciden en la calidad de la labor que desarrollas”, insiste la profesora Rachida Justo. Algunos consejos:
Ponte un horario. Si trabajas desde un despacho fuera de tu domicilio, esta premisa es más fácil. Pero si lo haces desde tu propia casa, es necesario que establezcas un horario rígido y procurar no saltártelo, porque uno tiende a estar disponible las 24 horas del día. Y eso es imposible.
Deja tiempo en tu agenda para ti. En el caso de un emprendedor solitario, la agenda es a la vez personal y profesional. Es necesario llevar a rajatabla una agenda de hitos, en la que dejes constancia de todos los actos a los que tienes que hacer frente en la semana, pero cuida de reservar en esa misma agenda las cuestiones personales y preferiblemente reserva un tiempo obligatorio para desarrollar algún hobby o alguna tarea que te resulte gratificante y estimulante. “El bienestar de las personas es fundamental, por eso, igual que te planteas una reunión de trabajo, debes organizar en tu agenda reuniones personales o incluso reuniones contigo mismo para reencontrarte y meditar sobre tus asuntos”, insiste el experto Enrique Carvajal.
Hazte con un cuaderno de tareas. Además de la agenda, donde indicarás los aspectos más relevantes de la semana, confecciónate un cuaderno de tareas, en el que consignar diariamente las acciones que debes realizar a lo largo de la jornada: las llamadas, el proyecto que debes diseñar, el correo electrónico que debes mandar, etc. Al finalizar la jornada, revísalo para ver si has cumplido con todo y redacta uno nuevo para el día siguiente. Puede consistir en una lista en un papel o anotártelo en cualquier dispositivo. Lo importante es acostumbrarse a hacer este repaso diario que, cuando lo cumples, resulta de lo más estimulante.
Y un cuaderno de control. Carvajal recomienda además un cuaderno de control de todas tus reuniones. “Apunta en él, fecha y hora, asistentes, lugar, conclusiones, especificaciones… En definitiva, todo lo relacionado con el encuentro con el fin de evitar posteriores malos entendidos, porque normalmente estás metido en tantos charcos que es muy fácil equivocarte”, señala.
Prioriza actividades. Haz un cuadrante donde aparezca lo urgente, lo no urgente, lo importante y lo no importante. Y aprende a priorizar, destinando tus primeros esfuerzos a las cosas que son importantes para que no se conviertan en urgentes: la preparación, las relaciones personales, la planificación… Todo ello para prevenir que las circunstancias deriven en crisis.
Concentra tus desplazamientos y reuniones. Una buena manera de aprovechar el tiempo es tratando de concentrar todos los desplazamientos o las reuniones que tengas que hacer en un mismo día, de manera que puedas aprovechar las sinergias y los tiempos muertos para dedicarlos a otras tareas.
Poca infraestructura
Tener oficina ¿en casa, en un coworking o en un centro de negocios? Todas son buenas. Tú eliges.
Si puedes, sal fuera. La mayoría de los emprendedores trabajan desde casa y eso es una ventaja si eres lo suficientemente disciplinado para tener, por un lado, una zona habilitada como despacho, y, por otro, para ser capaz de desconectar de tu negocio llegada una hora. Si no es tu caso, nuestro consejo es que recurras a alquilar un espacio en un coworking o un centro de negocios. Hay también juntas municipales que ofrecen estos servicios a los autónomos de la localidad en los centros habilitados para ello y a veces lo hacen por un precio que resulta irrisorio. Eso sí, si optas por esta opción no podrás desgravarte los gastos de tu casa como lugar habitual de trabajo (agua, luz, gas, seguros e, incluso, la asistenta).
No descuides la tecnología. Las nuevas tecnologías te permiten conectarte desde cualquier punto. Por eso, es importante que cuentes con una auténtica oficina ambulante y, si necesitas celebrar una reunión, siempre te queda la opción de alquilar una sala.
Extrema la precaución en la gestión de costes. Como insiste Justo, “para empezar haz tú siempre los papeleos. Dedícale un poco de tiempo, porque aunque consideres que es una pérdida de horas, en realidad te interesa conocer cuál es el proceso y en qué consiste esta labor a la hora de poder discernir el valor añadido que te puede proporcionar una gestoría”. Es cierto, la primera tentación del emprendedor solitario es delegar el papeleo y las facturas en una empresa externa, pero en muchos casos es un desembolso innecesario porque en el fondo, y sobre todo al principio, no tendrás mucho papeleo que hacer y sin embargo te va a suponer un gasto fijo todos los meses. “Nosotros, al principio, nos volvíamos locos con las facturas y eso nos supuso un plus de formación para poder entender de qué iban toda aquella gestión administrativa. Ahora, al ser la actividad más compleja, hemos decidido externalizarlo”, afirma Sergio Olazábal, fundador de 2 arquitectos .
Y si quieres contratar, haz contratos mercantiles. Si necesitas contar con alguien, los expertos recomiendan la fórmula de colaboración con otros emprendedores y firma con ellos contratos mercantiles. Como resume Carvajal, “te puedes llegar a ahorrar el 33% de los costes de una persona con contrato laboral”. Ésa es la fórmula por la que optó Ricardo Castellanos, en algunos de los proyectos de asesoría financiera: “Prefiero contar con gente preparada y cualificada a mi cargo, pero ellos son también autónomos. Me facturan a mí, pero como freelances. Lo que hago es controlar su trabajo. No me puedo permitir tener una estructura de costes fijos”, decía.
Cuida a tus clientes
Como emprendedor solitario, tú eres tu propio director comercial con lo cual resulta fundamental que cuides tanto tu imagen personal como tu labor de relaciones públicas. Para atraer a los clientes, debes generar en ellos confianza y eso no se consigue de la noche a la mañana. Para ello…
Busca prescriptores. “Debes buscar referencias entre tus allegados o entre tus colegas. Has de encontrar personas que puedan prescribirte o recomendarte”, insiste Carvajal. A menudo los primeros clientes proceden de familiares o de personas cercanas que te conocen. Busca en tu entorno a posibles prescriptores y haz que ellos te recomienden. Una vez que has captado a un cliente, preocúpate por buscar qué valor le puedes aportar. El win-win (ganar-ganar) resulta fundamental a la hora de generar confianza en él. Para eso es fundamental que te molestes en empatizar con él y en descubrir qué expectativas tiene contigo y cómo satisfacerlas. Si consigues darle lo que espera de ti se convertirá en tu mejor prescriptor y de esta manera funcionará el boca a oído. Emprendedores hay muchos en el mercado, por eso debes saber cómo aportarle ese valor que nadie más puede darle.
Establece un número mínimo de contactos. En tu agenda debes plantearte un mínimo de contactos a la semana. A veces se tratará simplemente de recordar a tus clientes que sigues ahí, pero en otras ocasiones te interesará crearte una base de datos con tu posible público objetivo y esforzarte en realizar todas las semanas un número de llamadas o de contactos.
Sé cuidadoso al elegirlos. Mejor calidad que cantidad. Te descubrimos algunos que no te interesan:
1) El monopolizador. Empieza siendo un buen cliente y se convierte en nuestro principal usuario. Depender de él puede llevarnos a la ruina. Dosifica los pedidos y compatibilízalos con los de otros clientes.
2) El larguero. Nunca concreta el plazo de entrega ni las condiciones. Puede suponer un serio problema al obligarte a darle muchas vueltas al encargo hasta que le guste.
3) El aconsejado. Aquel que contrata algo porque le han dicho que le viene bien, pero desconoce las ventajas. Sé muy prolijo en los detalles y en las partidas que incluirás y dale un presupuesto detallado. Si es posible, que lo firme para evitar problema.
Relaciones públicas
Para un autónomo que trabaja por su cuenta el marketing y la marca personal resultan importantísimos. Te damos algunas claves.
El ánimo siempre arriba. Debes tener siempre una actitud positiva. Cuesta mucho adaptarse a trabajar en solitario y es necesario darse un tiempo y no dejarse llevar por los posibles vaivenes del día a día. Al cliente le agrada más contratar a alguien que disfruta con lo que hace, y que lo refleja, que a alguien taciturno.
Hazte visible. Si no te conocen no existes, pero, cuidado, esta visibilidad debe ser moderada y acorde con tus proyectos. No se trata de darse a conocer porque sí, sino de buscar los foros donde más puede interesarte estar: asociaciones, colegios profesionales, foros de expertos…
Internet, bendito tesoro. Aprovecha la Red para ir creándote una imagen como experto de opinión: puedes hacerlo a través de tu blog o web personal y también puedes introducirte en redes sociales profesionales.
Congresos, conferencias… Oblígate a asistir a congresos y conferencias que estén relacionados con tu actividad. Es una buena manera de darte a conocer, pero además te puede permitir dar el paso de ser tú el próximo que dé la conferencia.
Aparenta ser grande
Quién dijo que por estar solo tendrías que ser pequeño? Lo eres en infraestructura y recursos, pero eso no quiere decir que no puedas acometer grandes proyectos. Y ¿cómo? Pues si solo no puedes, alíate a otros como tú. Esto te permitirá compartir riesgos y costes, podrás conseguir nuevos clientes y llegar a mercados a los que antes no hubieras accedido.
Si es necesario, asóciate. “El gran error de la persona que decide emprender en solitario es creer que puede con todo lo que se le venga encima. A veces el miedo a perder el cliente no le deja ver la realidad y es necesario ser muy cauto a la hora de embarcarse en proyectos que le superen”, señala Ceferí Soler, profesor de la escuela ESADE . En este punto, los expertos se muestran unánimes y rotundos: no tengas miedo de pedir ayuda cuando un proyecto es demasiado grande e importante. Y en ese sentido, más vale compartir ingresos que no poder abarcar algo porque te sobrepasa. Cuando trabajas en equipo con profesionales que te complementan se abren unas posibilidades extraordinarias.
Solicita feedback. Cuando trabajas en una oficina tienes a tu alcance a otras personas con las que poder compartir tus dudas o tus miedos o a los que pedirles su opinión sobre algún aspecto concreto del proyecto. Esta ventaja desaparece cuando trabajas por tu cuenta.
En ese sentido, debes procurar seguir manteniendo contacto con otros colegas o con expertos a los que puedas solicitar feedback que te permita enriquecerte y enriquecer las propuestas de negocio que ofrezcas a tus clientes. Debes buscar a alguien en quien confíes que pueda hacer en un momento dado de supervisor tuyo.
Prepárate de forma continua. El emprendedor solitario no puede descuidar su formación y a menudo es uno de los errores en los que suele caer por la falta de tiempo. De ahí que sea importante que encuentres huecos para leer el último libro sobre tu especialidad, asistir a esa conferencia que te puede aportar otros puntos de vista, asistir a cursos, clases de perfeccionamiento, etc.
Focalízate. En un mercado competitivo, lo mejor es buscar aquello en lo que puedas diferenciarte y dar un servicio único. Busca ese hueco donde haya poca especialización y profundiza en él. Tras nueve años como auditor externo, controller financiero y director financiero para otras empresas, Ricardo Castellanos decidió trabajar por su cuenta. Empezó a tiempo parcial con un empresario llevándole su patrimonio y el tiempo que le quedaba lo dedicaba a buscar financiación o a colocar valores bursátiles, pero poco a poco al cambiar la situación fue especializándose más en la asesoría y la consultoría financiera para acabar como director financiero freelance para varias compañías: “Se trata de aprovechar tu know how y adaptarse a las circunstancias”.
Diversifica. Aunque pueda parecer lo contrario que lo anterior, se trata de buscar las oportunidades que te ofrece la crisis y tu formación. Por un lado, te puede permitir dar más valor añadido al cliente, al ampliar la cartera de productos que le ofreces o aprovechar tus conocimientos o contactos para indagar nuevas líneas de negocio.
Precauciones si te asocias
Una de las mejores estrategias de ahorro para los emprendedores solitarios es buscar apoyos, pero no a cualquier precio.
-Antes de buscar socios, analiza si realmente es necesaria su ayuda o si puedes suplir esa labor con un profesional externo.
-Cuando establezcas alianzas deja muy claro por escrito quién hace qué, cuánto aporta cada uno al proyecto y cómo se reparten los beneficios de la colaboración. Evitarás llevarte sorpresas.
-Es importante también pactar las responsabilidades que asumirá cada parte frente a posibles imprevistos.
-Tampoco olvides dejar claro cómo será la salida o el fin del acuerdo. En ese sentido, debes negociar previamente qué uso harán las partes de los resultados del proyecto común. Por ejemplo, si es un nuevo producto y/o servicio, cómo lo utilizará cada uno de forma independiente.
-En el caso de que tu nuevo socio sea extranjero estudia con detenimiento qué legislación mediará entre las partes, así como en los mercados –distintos al tuyo– en los que operarás.
Inversiones moderadas
En principio, conviene emprender ideas que requieran inversiones moderadas. Si es posible planifica tu negocio sólo con recursos propios, evitando endeudarte con inversores externos. Calcula lo que necesitas y reserva un colchón financiero.
Las claves son la liquidez y las fórmulas para financiarte, así que toma nota de los siguientes consejos sobre la financiación:
-Generalmente, las personas que han decidido lanzarse a crear su propia empresa suelen dedicar bastante atención al cálculo de la financiación que necesitan. Y es cierto que es un tema importante, pero no lo es menos decidir las fórmulas bajo las que se va a financiar.
-Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta para decidirse es la rentabilidad que nos va a proporcionar. Para ello, habrá que calcular qué importe total nos costará financiar el bien objeto de ello y deducir la desgravación fiscal a la que nos da derecho la fórmula elegida (amortización, deducción de intereses, etc.).
-Por otro lado, también es importante calcular el importe de las cuotas, y confirmar que éstas puedan ser pagadas sin problemas por los flujos de dinero que generará el negocio. Para ello, es interesante valorar plazos de amortización, carencias de intereses, entre otros.
-Analizar esa liquidez, la tesorería, es otra de las claves para que la nueva empresa sobreviva. Las fórmulas de financiación del circulante (pólizas, líneas o cuentas de crédito…), son difíciles de negociar y caras.
-Es interesante valorar si el capital propio con el que contamos podemos reservarlo a este objetivo. Las inversiones pueden financiarse con fórmulas alternativas que son, además, más rentables y la empresa estará mejor capitalizada.
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