Los estudios no se ponen de acuerdo, pero si en WorkMeter, especialistas en medir la productividad, calculaban hace unos años en un 14% del total del tiempo productivo destinado a gestionar el correo electrónico, estudios actuales elevan hasta un 28% el porcentaje del tiempo que dedicamos cada día a leer y contestar mensajes.
El problema es que no podemos desentendernos del uso del correo, menos ahora, en tiempos de conectividad total. Lo que si podemos es intentar aprender a gestionarlo mejor y de forma más eficaz para que no nos robe tanta energía. Helena Sempere, Project Manager, especializada en profesionales autónomos y emprendedores, e Isra Bravo, copywriter y experto en email marketing ofrecen algunos consejos que nos ayudarán a ser más eficaces en el manejo del correo electrónico y a optimizar su uso.
“Para procesar la información que va llegando a la bandeja de entrada lo principal es hacer un buen filtro inicial”, apunta Helena Sempere quien facilita, también, el procedimiento a seguir:
“Al recibir un correo nuevo, dependiendo del asunto, se etiquetará en la carpeta correspondiente y abrirá para hacer una lectura rápida. Si el correo es para otro miembro del equipo, se reenviará al momento. Y si es para gestionarlo uno mismo, y se puede hacer en menos de 2 minutos, se responde. Si requiere más tiempo, se clasifica y se deja sin leer, agendando un espacio en la agenda para responderlo”.
Conforme a este criterio los pasos serían:
-Leer
-Gestionar (reenviar o responder en menos de 2′)
-Clasificar y Agendar (si lleva más de 2′)
-Recuperar cuando toque según tareas y organización y responder
Recursos para gestionar Gmail
En cuanto a los recursos disponibles para gestionar el correo electrónico desde una herramienta como Gmail tenemos:
Tener la bandeja de entrada configurada de tal forma que de un golpe nos permita visualizar solo los mensajes importantes y urgentes, o no leídos, en vez de tenerlo todo en bandeja de entrada, promociones, social, etc.
Configurar plantillas escritas con las respuestas más habituales, la información de los servicios e incluso emails masivos cuando se quiere lanzar algo. Tan fácil como dejarla en borradores como plantilla y añadirla en un correo nuevo para que se adjunte el texto y los adjuntos correspondientes en menos de 3 segundos.
Clasificar los correos por carpetas y colores. De esta forma, se clasifica la información que nos llega y almacenarla según categorías, clientes, colores por orden de importancia, etc. “Tener la información organizada nos ahorrará tiempo cuando queramos recuperarla y evitaremos buscar en la bandeja de entrada o por remitente”, explica Helena Sempere, experta en gestión de proyectos.
Crear filtros automáticos, para que cuando se reciba un email con un remitente en concreto, de forma automática lo clasifique en la bandeja o carpeta que nosotros queramos.
La gestión de la lista de suscriptores también puede ser más simple
Si además de correo electrónico, contamos también conlistas de suscriptores a los que enviamos mails de forma regular, la gestión del correo electrónico cobra mayor importancia debido al tiempo que requiere.
En este caso, Isra Bravo, copywriter señala: “Si tenemos un único tipo de cliente, no tiene sentido tener más de una lista, ni segmentar, ni poner etiquetas. Simplifica. Una única lista y un único mail para todos nos simplificará la vida a nosotros y a nuestros lectores”.
Isra Bravo es precursor en España del viejo sistema de ventas que se desarrolla en EEUU desde principios del siglo XXI, tan simple como efectivo del mandar un email diario utilizando las historias y el poder de persuasión para incitar a la compra, genera miles de euros en ventas cada día mandando textos de apenas 300 palabras.
