UN BUEN PLAN DE COMUNICACIÓN
Una de las claves para coordinar y cohesionar un equipo de teletrabajadores es garantizar una comunicación fluida con los integrantes del equipo. El teletrabajador debe contar con la tecnología adecuada, que como mínimo es correo electrónico y teléfono móvil. Si no es posible atenderle en el momento, intenta hacerlo lo antes posible. Y procura confirmar siempre la recepción de e-mails. El feedback debe ser continuo: al no haber presencia física, es importante que transmitamos periódicamente a nuestro trabajador si nos gusta la línea en la que ha enfocado un proyecto.
Nuestros expertos se muestran tajantes. En todos los casos han creado programas específicos para garantizar la interrelación: El contacto diario se puede desarrollar de diversas maneras. En el caso de RVP, se realiza vía teléfono o por listas de correo: “Tenemos sistemas de comunicación a todos en bloque. De esta manera se crear una comunidad donde se exponen los principios de la empresa y donde todo el mundo puede participar; es como un chat empresarial”, explica Fuentes Merino. Pando va más allá: “En Telefónica se hacen multiconferencias todos los días durante cinco minutos a primera hora de la mañana, para hacer una puesta en común de todos los miembros del equipo”.
Reuniones periódicas presenciales. Además del contacto diario, debe haber una reunión periódica presencial. “Al menos una vez a la semana los juntamos a todos en Madrid y, si son de fuera, se les reúne en las oficinas donde las hay o en una cafetería a tomar un café. Es importante que se sientan acompañados y que puedan poner cara y ojos a las personas con las que hablan periódicamente por teléfono o por e-mail”, añade Merino. Pando también apuesta por las reuniones semanales presenciales.
MARCA BIEN LOS OBJETIVOS
El teletrabajo no se puede medir por tiempos sino por objetivos y, sobre todo, por resultados. Es importante ser realista a la hora de plantear esos objetivos y tener muy claro el no sobrecargar al empleado, pero tampoco dejarlo vacío de contenido.
De mutuo acuerdo. En IBM, por ejemplo, los objetivos los establecen de común acuerdo el empleado y el director del departamento y quedan reflejados en una herramienta que facilita Recursos Humanos y que puede ser comprobada o revisada por cualquiera de los dos agentes implicados. Los objetivos se fijan anualmente, pero se revisan periódicamente. Es un sistema que permite al empleado repasar físicamente por dónde va y al director comprobar el correcto desarrollo del proyecto. Si es necesario, se modifican. Normalmente es el empleado el que solicita los cambios, los nuevos planes de acción y las ideas de mejora. Es decir, el director deja margen al teletrabajador para que sea él quien establezca sus límites y sus posibilidades. Eso sí, los objetivos que finalmente se marquen, deben cumplirse. Y en caso de no hacerse, no tienen ningún reparo en solicitar al trabajador que vuelva a desarrollar su labor en la oficina. “Se puede dar el caso de que las circunstancias cambien y que el empleado, por las razones que sea, no esté preparado para teletrabajar. En IBM el teletrabajo es una opción, no un incentivo ni un derecho”, puntualiza Barbadillo.
Con hoja de ruta. En RVP, los objetivos se fijan por volumen de ventas y por calidad en las mismas. Hay un refuerzo individual y por grupo. No se puede pedir un mínimo de resultados ni un mínimo de horas. Se establecen unas rutas que deben cumplirse: “Vendas o no vendas tienes, que hacer esas visitas de fidelización y esas rutas preestablecidas. Procuramos que con este diseño se aproximen a la 40 horas de una jornada normal”. Para conocer cómo desarrollan su actividad tienen un sistema de trazabilidad de Vodafone.
