Es necesario establecer previsiones para poder encaminar el trabajo en la dirección correcta”. Así de tajante se muestra Guillermo Ballenato Prieto, en su libro Gestión del Tiempo, en busca de la eficacia (Ed. Pirámide). En él incluye algunas propuestas para realizar una programación equilibrada y eficaz, tales como:
1. Determina con claridad las metas, las tareas, las prioridades, los plazos, el tiempo.
2. Define claramente los objetivos y parte de ellos para programar las actividades.
3. Programa desde el largo plazo hasta llegar al corto plazo: planificación anual, mensual, semanal, diaria.
4. Elabora la lista con las actividades que hay que realizar. Valora y determina la importancia relativa de las diferentes actividades.
5. Pondéralas a partir de diversos criterios: importancia, urgencia, dificultad, extensión, interés, repercusión. Asigna más tiempo en función de la relevancia, y acorta los plazos teniendo en cuenta la premura.
6. Dedica también parte del tiempo a atender asuntos rutinarios que facilitan que todo marche.
7. Programa y reserva tiempos para las actividades de mayor duración, que son más difíciles de programar que las tareas cortas.
8. Dedica una atención especial a las tareas difíciles, menos conocidas, poco interesantes y menos agradables. Son las que habitualmente se retrasan o se desatienden.
9. Estima la duración de las actividades a partir de previsiones realistas, pero ambiciosas. Intenta ceñirte al máximo a lo programado.
10. Y siempre, deja un cierto margen de tiempo libre para posibles imprevistos o imponderables.
